Rittenregistratie en privacy

Een GPS-tracker in je auto registreert waar je rijdt. Maar mag je werkgever dat zomaar inzien? En hoe zit het met de privéknop? Veel werknemers hebben vragen over hun privacy bij rittenregistratie. In dit artikel lees je wat de AVG-regels zeggen over rittenregistratie en GPS-tracking op de werkvloer, en hoe TrackJack dit aanpakt.

Rittenregistratie en de AVG

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) beschermt persoonsgegevens, ook locatiedata van medewerkers. GPS-tracking van werknemers is toegestaan, maar alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan:

Er is een legitiem doel: fiscale rittenregistratie is een erkend doel
De werknemer is vooraf geïnformeerd over de tracking
Er worden niet meer gegevens verzameld dan noodzakelijk
Privéritten worden niet gevolgd of worden anoniem opgeslagen

Wat mag de werkgever wel en niet zien?

De werkgever heeft recht op inzage in de zakelijke ritten van de medewerker. Dit is nodig voor de controleplicht en voor de loonheffing. Maar privéritten zijn een ander verhaal.

Wat de werkgever mag zien:

Zakelijke ritten: datum, route, kilometer en doel
Het totaalaantal privékilometers per jaar (om te toetsen aan de 500 km-grens)
Woon-werkverkeer

Wat de werkgever niet mag zien:

De exacte locatiedata van privéritten
Ritten buiten werktijd als die als privé zijn gemarkeerd

De privéknop: hoe werkt het?

TrackJack beschikt over een privéknop. Standaard krijgen ritten een zakelijk karakter. Wil je privé rijden, houd je de privéknop ingedrukt en is alleen de volgende rit privé. De rit daarna is automatisch weer zakelijk.

Zo voldoe je aan de AVG-verplichting dat privéritten niet worden gevolgd, terwijl de kilometerteller wel kloppend blijft voor de Belastingdienst. Lees meer over rittenregistratie en privacy op de productpagina.

Informatieplicht voor werkgevers

Voordat een werkgever GPS-tracking instelt, moet hij de medewerkers hierover informeren. Dit kan via een privacybeleid, het arbeidscontract of een apart document. De medewerker moet weten:

Welke gegevens worden verzameld
Met welk doel
Wie toegang heeft tot de gegevens
Hoe lang de gegevens worden bewaard

TrackJack helpt werkgevers bij het opzetten van een AVG-conforme werkwijze.

Gegevens bewaren: hoe lang?

Voor de Belastingdienst geldt een bewaartermijn van 7 jaar. TrackJack bewaart ritgegevens automatisch 7 jaar in een beveiligde omgeving. Privéritgegevens worden niet bewaard. Lees meer over de bewaartermijn van je administratie.

Veelgestelde vragen rittenregistratie privacy

Mag een werkgever mijn auto 24/7 volgen, ook in het weekend?

Nee, niet zonder jouw toestemming en een duidelijk doel. Tracking buiten werktijd is alleen toegestaan als er een legitieme reden voor is én je hierover bent geïnformeerd. Met de privéknop heb jij zelf de controle.

Moet ik toestemming geven voor GPS-tracking door mijn werkgever?

Niet per se. De AVG staat tracking toe op basis van een gerechtvaardigd belang, mits de werknemer is geïnformeerd. Expliciete toestemming is niet altijd nodig als het doel legitiem en proportioneel is.

Wat als ik het niet eens ben met de tracking?

Je kunt bezwaar maken bij je werkgever of de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar als de tracking noodzakelijk is voor de fiscale registratie en AVG-conform is ingericht, is verzet juridisch lastig.

Rittenregistratie die privacy respecteert?
TrackJack is volledig AVG-conform. Met de privéknop bewaar jij de controle over je privéritten, terwijl zakelijke ritten automatisch worden vastgelegd.

Vraag een offerte aan
Bekijk onze GPS systemen

Gerelateerde kennisbank artikelen

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →