Rittenregistratie zoals de Belastingdienst het wil

Een rittenregistratie houdt in dat alle ritten die worden gereden in een voertuig worden geregistreerd. Hiermee kunt u bijvoorbeeld aantonen bij de Belastingdienst dat er niet meer dan 500 kilometer privé per jaar in een zakelijk voertuig wordt gereden. Hierdoor hoeft er geen bijtelling te worden betaald voor het privégebruik in de zakelijke auto. Een rittenregistratie kan handmatig worden bijgehouden of door middel van een rittenregistratie kastje in de auto.

Ja, dit is bijvoorbeeld het geval als er op jaarbasis minder dan 500 kilometer in een zakelijk voertuig wordt gereden. U moet dan voor de Belastingdienst een ritregistratie bijhouden. Het alternatief is het betalen van bijtelling. Daarnaast kan een ritregistratie ook nodig zijn voor andere toepassingen zoals het bijhouden van zakelijke ritten in een privéauto.

Er is een aantal gevallen waarin u geen ritregistratie hoeft bij te houden. Bijvoorbeeld als u meer dan 500 kilometer privé rijdt in een zakelijk voertuig en wordt aangeslagen voor bijtelling. Ook hoeft u geen ritregistratie bij te houden als u of uw werknemer een bestelauto heeft die niet buiten kantooruren gebruikt wordt. Het is dan wel belangrijk dat u echt kunt aantonen dat de bestelauto niet wordt gebruikt. Vaak wordt hierdoor alsnog een ritregistratie bijgehouden om het zekere voor het onzekere te nemen.

Het bijhouden van een rittenregistratie houdt in dat alle kilometers en ritten die worden gereden in een voertuig worden bijgehouden. Dit kan op verschillende manieren:

• Handmatig met een rittenregistratieboekje
• Handmatig/digitaal met behulp van een Excelbestand
• Handmatig/digitaal met behulp van een rittenregistratie app
• Volledig digitaal met behulp van een ingebouwd GPS rittenregistratiesysteem

De laatste optie neemt het minste tijd in beslag. Met het GPS ritregistratiesysteem van TrackJack worden alle ritten inclusief verplichte fiscale eisen automatisch bijgehouden.

Met ons GPS rittenregistratie kastje is het bijhouden van een rittenregistratie heel eenvoudig. Het systeem wordt in de auto geplaatst en vervolgens houdt het alle alle kilometers, ritten, adressen en andere gegevens bij, die nodig zijn voor de fiscus. Alle gegevens zijn direct inzichtelijk via de online software omgeving, waarin u de gegevens eventueel nog kunt bewerken en vervolgens kan downloaden. Alles werkt digitaal, u heeft dus geen gedoe meer met het handmatig bijhouden van uw ritten.

Als u een ritregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst is de wettelijke bewaartermijn 7 jaar. Bij een eventuele controle kan de Belastingdienst dus gegevens tot 7 jaar terugvragen. Zie ook: Hoe controleert de belastingdienst mijn rittenregistratie?

Een rittenregistratie voor de Belastingdienst moet de volgende onderdelen bevatten:

• Het merk van de auto
• Het type van de auto
• Het kenteken van de auto
• De periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt

Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die u hebt gereden, aard van de rit (privé of zakelijk), de privé-omrijkilometers (wanneer u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt). Een rittenregistratie kastje houdt deze gegevens volledig automatisch bij.

In tegenstelling tot wat er vaak gedacht wordt, is het niet nodig de ritregistratie elk jaar naar de Belastingdienst toe te sturen. Als de Belastingdienst aanleiding ziet om de ritregistratie op te vragen, wordt u hiervan per post op de hoogte gebracht.

Het is belangrijk om te weten dat de Belastingdienst regelmatig controles uitvoert onder zakelijke voertuigen. Bijvoorbeeld in de weekenden bij Ikea en typische privé aangelegenheden. Dit doen zij door middel van een scanner of scanauto. Stel dat uw zakelijke voertuig bijvoorbeeld op zondagochtend gezien is op het parkeerterrein van de Efteling of Ikea, wordt er bekeken of er bijtelling wordt betaald over het voertuig. Als dit niet het geval is, kan de belastingdienst aanleiding zien om uw rittenregistratie op te vragen om te zien of u niet meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt. En of daarnaast deze betreffende rit is opgenomen in de ritregistratie met welk karakter. Stel dat deze rit is opgenomen in de ritregistratie met een zakelijk karakter, moet worden aangetoond waarom dit een zakelijke rit is geweest.

Als ZZP’er bent u waarschijnlijk al druk genoeg met ondernemen en heeft u geen zin in allerlei administratieve rompslomp. Als u echter geen bijtelling wil betalen, dan moet u kunnen aantonen dat u minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Met ons ritregistratiesysteem bespaart u veel tijd en voldoet u aan alle fiscale eisen. Daarnaast is het systeem ook geschikt als u wilt aantonen dat u zakelijke kilometers met uw privéauto heeft gemaakt. Op deze pagina kunt u alle informatie voor zzp’ers vinden.

In een aantal gevallen kan u gevraagd worden om de rittenregistratie aan te leveren. Dit geldt als:

• De belastingdienst hierom vraagt. (Zie ook: Hoe controleert de belastingdienst mijn rittenregistratie?)
• U bij uw werkgever moet kunnen aantonen hoeveel privé kilometers u in uw zakelijke auto gereden hebt.
• Als u kilometers wilt declareren bij een klant en de klant vraagt om een bewijs.

Met het rittenregistratiesysteem van TrackJack bent u altijd in staat om de juiste gegevens aan te leveren. Ons systeem voldoet aan alle fiscale eisen en werkt zeer accuraat.

Het ritregistratiesysteem van TrackJack registreert alle ritten door middel van een GPS kastje. Vergelijk het met een kleine GPS tracker. Alle gereden ritten zijn vervolgens direct zichtbaar in de online omgeving. Zo kunt u altijd bij de ritgegevens, ook op uw smartphone en tablet. Heeft u een uitdraai van de gegevens nodig? Dat is zo gebeurd! Ons systeem voldoet bovendien aan alle eisen van de belastingdienst.

TrackJack heeft een eigen app ontwikkeld voor Android en iOs. Bijna alle functionaliteiten in uw online account zijn ook beschikbaar in de app:

• Inzicht in actuele locaties
• Gereden snelheden
• Rittenoverzichten
• Privéknop
• Ritanimaties & grafieken
• Urenoverzichten
• Kilometeroverzichten
• Accountinstellingen
• Systeeminstellingen
• Alarmmeldingen

Als u een rittenregistratie had moeten hebben, maar niet heeft bijgehouden loopt u kans op hoge boetes van de Belastingdienst. Hierbij een aantal tips om de schade te beperken:

1. Start direct met een digitale kilometerregistratie waarmee alle kilometers en ritten automatisch worden geregistreerd door middel van GPS. Met een GPS rittenregistratie systeem weet u zeker dat de rittenregistratie compleet is en alle onderdelen bevat die de Belastingdienst als eis heeft opgesteld.

2. Pak uw agenda erbij en maak van alle afspraken die u heeft bezocht handmatig een ritregistratie. Denk ook aan vaste routes die u rijdt, maar niet in de agenda zet. Zoals woon-werk ritten, de rit naar de school van uw kinderen, sportvereniging enzovoort. Een handmatige ritregistratie kunt u bijvoorbeeld in Excel maken. Download hier een gratis Excel template voor uw ritregistratie.

Klein tipje tussendoor; woon-werk kilometers zijn zakelijk. Noteer deze dus niet als privé.

3. Ga facturen na, offertes en andere administratie waarmee u kunt herleiden wanneer u ritten heeft gereden waarmee u de ritregistratie kunt aanvullen. Denk ook aan snelheidsboetes.

4. Heeft u tankbonnen in de administratie? Pak deze er bij en ga na wat de kilometerstand toen was en welke ritten u hiervoor en hierna hebt gereden.

5. Kijk goed of alle onderdelen in de ritregistratie zijn opgenomen. Hierbij een lijstje met eisen vanuit de Belastingdienst voor een sluitende rittenregistratie.

6. Kijk nog eens kritisch naar het aantal afgelegde kilometers die u hebt genoteerd bij een rit en bereken via bijvoorbeeld Google Maps of die afstand daadwerkelijk klopt. Niets is zo vervelend dan een rit die wel is opgeschreven, maar met een afstand die niet klopt waar u op afgerekend wordt.

7. Weet wat u riskeert met een niet kloppende ritregistratie, bekijk hier de boetes van de Belastingdienst.