Rittenregistratie en de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt strikte eisen aan je rittenregistratie. Een onvolledige of onbetrouwbare registratie kan leiden tot naheffingen en boetes. Maar wat zijn de exacte eisen? En hoe weet je zeker dat jouw registratie voldoet? In dit artikel lees je alles over de eisen van de Belastingdienst voor rittenregistratie.

Waarom stelt de Belastingdienst eisen aan rittenregistratie?

De Belastingdienst gebruikt rittenregistratie om te controleren of een zakelijke auto ook privé wordt gebruikt. Wie minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, hoeft geen bijtelling te betalen. Maar dit moet aantoonbaar zijn. De rittenregistratie is het wettelijk erkende bewijsmiddel.

De verplichte gegevens per rit

Volgens de Belastingdienst moet een sluitende rittenregistratie per rit minimaal bevatten:

De datum van de rit
Het vertrek- en aankomstadres
De begin- en eindstand van de kilometerteller
Het karakter van de rit: zakelijk, privé of woon-werk
Bij omrijden: de gereden route met toelichting

Daarnaast moet de registratie als geheel bevatten:

Merk, type en kenteken van de auto
De periode waarover de registratie loopt
Een aaneengesloten reeks zonder gaten

Lees meer over hoe een sluitende kilometerregistratie eruit ziet.

Wat maakt een registratie sluitend?

De Belastingdienst eist dat de gegevens logisch op elkaar aansluiten en dat er geen onverklaarbare gaten zijn. Concreet betekent dit:

De beginstand van een rit moet overeenkomen met de eindstand van de vorige rit
Er mogen geen onverklaarde kilometers zijn tussen ritten
De registratie moet het hele jaar afdekken, ook periodes zonder ritten
Adressen moeten controleerbaar zijn en overeenkomen met de werkelijkheid

Welke systemen accepteert de Belastingdienst?

Je mag je rittenregistratie handmatig bijhouden in een schriftje of spreadsheet, maar de Belastingdienst accepteert ook elektronische systemen. Voor GPS-systemen geldt: alleen systemen met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) worden automatisch als betrouwbaar beschouwd.

Systemen zónder keurmerk worden niet automatisch geaccepteerd. De Belastingdienst kan aanvullend bewijs vragen of de registratie afwijzen. Lees meer over het Keurmerk RitRegistratieSystemen.

Hoe controleert de Belastingdienst je rittenregistratie?

De Belastingdienst controleert rittenregistraties op verschillende manieren:

Kentekenscans op parkeerplaatsen, bij pretparken, grensovergangen en andere niet-zakelijke locaties
Steekproefsgewijze controles waarbij de volledige administratie wordt opgevraagd
Vergelijking met agenda’s, tankpassen en garagefacturen
Patroonherkenning: rijdt een auto steevast langs een sportschool of kinderdagverblijf op zakelijke riitten?

Lees meer over hoe de Belastingdienst riittenregistraties controleert.

Hoe lang moet je de registratie bewaren?

De Belastingdienst verplicht je de rittenregistratie 7 jaar te bewaren, als onderdeel van de wettelijke bewaarplicht voor de administratie. Lees meer over de bewaartermijn van je administratie.

Veelgestelde vragen rittenregistratie Belastingdienst

Mag ik een rittenregistratie app gebruiken die de Belastingdienst accepteert?

Ja, maar alleen als de app het Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft. Zonder dit keurmerk is er geen garantie dat de Belastingdienst de registratie accepteert.

Wat als ik geen rittenregistratie heb bijgehouden?

Dan betaal je automatisch bijtelling over het hele jaar. Je kunt ook proberen de registratie te reconstrueren, maar de Belastingdienst accepteert dit zelden als sluitend bewijs. Lees meer over waarom achteraf bijhouden niet verstandig is.

Kan ik de Verklaring geen privégebruik auto aanvragen zonder rittenregistratie?

Nee. De verklaring aanvragen is mogelijk zonder registratie, maar zodra de Belastingdienst controleert moet je alsnog een sluitende registratie kunnen overleggen.

Zeker weten dat je rittenregistratie voldoet aan de Belastingdienst?
TrackJack is gecertificeerd met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Elke riit automatisch vastgelegd, altijd geaccepteerd door de Belastingdienst.

Vraag een offerte aan
Bekijk onze GPS systemen

Gerelateerde kennisbank artikelen

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop ↲