Wie is verantwoordelijk voor de rittenregistratie?

Als er iets mis gaat met de rittenregistratie, wie is er dan verantwoordelijk: de werkgever of de werknemer? En wat zijn de gevolgen als de registratie niet klopt? Dit is een vraag die zowel bij werkgevers als werknemers regelmatig leeft. In dit artikel lees je wie welke verantwoordelijkheid draagt en hoe je problemen voorkomt.

De werknemer: primaire verantwoordelijkheid

De werknemer die de auto gebruikt is primair verantwoordelijk voor het bijhouden van de rittenregistratie. Het is de werknemer die ritten maakt, en dus ook de werknemer die moet kunnen aantonen dat hij of zij niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt.

De werknemer is ook degene die de Verklaring geen privégebruik auto ondertekent en indient bij de Belastingdienst. Klopt de registratie niet, dan riskeert de werknemer een naheffing van de bijtelling en een boete. Lees meer over boetes bij een onvolledige kilometerregistratie.

De werkgever: controleplicht en medeverantwoordelijkheid

De werkgever heeft een wettelijke controleplicht. Dit betekent dat de werkgever verplicht is regelmatig te controleren of de rittenregistratie van de werknemer compleet en correct is. Laat de werkgever dit na, dan kan ook de werkgever aansprakelijk worden gesteld voor fouten in de registratie.

Specifiek geldt: als de werkgever weet of had moeten weten dat de registratie niet klopt, en toch geen actie onderneemt, dan kan de Belastingdienst een naheffing opleggen aan de werkgever. Dit geldt ook voor loonheffing.

Wat wordt er van de werkgever verwacht?

De werkgever moet:

Medewerkers informeren over de registratieplicht
Een systeem of werkwijze aanbieden waarmee registratie mogelijk is
Periodiek controleren of de registraties compleet zijn
Bij twijfel of fouten actie ondernemen en de medewerker aanspreken
De registraties 7 jaar bewaren

Wat wordt er van de werknemer verwacht?

De werknemer moet:

Elke rit registreren, ook privéritten
Ritten correct markeren als zakelijk, privé of woon-werk
De Verklaring geen privégebruik auto tijdig indienen en actueel houden
Wijzigingen, zoals een nieuwe auto of het overschrijden van de 500 km-grens, direct melden

Lees meer over hoe je ritten correct markeert.

Wat als er iets misgaat?

De Belastingdienst kan bij een controle zowel de werknemer als de werkgever aanspreken. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de fout:

Verzuimboete bij een onvolledige of onjuiste registratie
Vergrijpboete bij opzettelijke fraude

Lees meer over hoe de Belastingdienst rittenregistraties controleert.

Hoe verminder je risico’s voor werkgever én werknemer?

De beste manier om risico’s te elimineren is het gebruik van een automatisch GPS-systeem met keurmerk. Met TrackJack worden alle ritten automatisch vastgelegd, heeft de werkgever altijd inzicht in de registraties van alle medewerkers en is de controleplicht eenvoudig te vervullen. De werknemer hoeft zelf alleen privéritten te markeren.

Veelgestelde vragen rittenregistratie verantwoordelijkheid

Wat als een werknemer bewust ritten niet registreert?

Dit valt onder opzettelijke fraude. De Belastingdienst kan een vergrijpboete opleggen van 100% van de nageheven belasting. De werkgever kan aansprakelijk zijn als hij dit had kunnen weten.

Kan de werkgever verplichten dat medewerkers een bepaald systeem gebruiken?

Ja. De werkgever mag een systeem voorschrijven, mits dit voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Een systeem met Keurmerk RitRegistratieSystemen geeft de meeste zekerheid.

Wat als de werkgever geen systeem aanbiedt?

Dan blijft de werknemer zelf verantwoordelijk voor een sluitende registratie. De werknemer kan zelf een systeem aanschaffen of een vergoeding vragen aan de werkgever.

Werkgever of werknemer: altijd zekerheid met TrackJack?
TrackJack geeft zowel werkgevers als werknemers inzicht en zekerheid. Automatisch, fiscaal correct en met keurmerk.

Vraag een offerte aan
Bekijk onze GPS systemen

Gerelateerde kennisbank artikelen

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →