Rittenregistratie en privacy. Twee woorden die onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn omdat er in een rittenregistratie veel privacy gevoelige informatie staat. Er staat o.a. in vermeld welke adressen u heeft bezocht en op welke tijden en daarom is het belangrijk hier zeer secuur mee om te gaan.
Sinds de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dienen ondernemingen zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens en het voorkomen van het schenden van de privacy. Bij het gebruik van een rittenregistratiesysteem in de auto van de zaak, heeft u hier ook mee te maken.
Privacy werknemer
Wanneer een werknemer beschikt over een auto van de zaak en geen bijtelling betaalt, is het noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden voor de Belastingdienst. In deze rittenregistratie staan allerlei persoonlijke gegevens, zoals de start- en stopadressen van het voertuig, op welke datum en tijdstip dit is geweest en wie er in de auto heeft gereden. Voor een werknemer is het van belang dat de werkgever zeer secuur omgaat met deze privacygevoelige informatie. En dat privéritten van de werknemer bijvoorbeeld niet inzichtelijk zijn voor de werkgever. Dit soort afspraken kunnen vastgelegd worden in een privacyregeling.
Rittenregistratie en de AVG
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming actief.
Alle 28 verschillende privacywetten uit de Europese Unie zijn vervangen door de AVG. Hierin staan de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens uitgewerkt. Sinds de komst van de AVG zijn privacyrechten versterkt en uitgebreid. Denk hier bijvoorbeeld aan het inzien van opgeslagen data en het beschermen van deze gegevens.
Privacyregeling rittenregistratiesystemen
Het is belangrijk om afspraken omtrent de rittenregistratie privacy tussen werkgever en werknemer vast te leggen. Rittenregistratiesystemen met een keurmerk voldoen aan de eisen van de AVG, waardoor de berijder toestemming moet geven en op de hoogte moet zijn van de rittenregistratie privacy. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden in een privacyregeling, die is vastgelegd op basis van de gedragscode Ritregistratiesysteem. Het moet voor een berijder duidelijk zijn welke data er uit de auto gehaald worden, wie die kan inzien en voor welke doeleinden het gebruikt wordt.
Afscherming privéritten
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het rittenregistratiesysteem van TrackJack, is het mogelijk om het systeem in het account van de werkgever te delen met de werknemer.
Zo bepaalt de werknemer zelf of de werkgever inzicht mag hebben in privéritten, wat standaard niet mogelijk is. Met behulp van het instellen van kantooruren, een fysieke privéknop in het voertuig of via de TrackJack app kan het karakter van een rit op privé worden gezet. De rittenregistratie privacy is hier volledig mee gewaarborgd.
Privacy rittenregistratie hoog in het vaandel
Bij TrackJack wordt veel waarde gehecht aan de bescherming van data en de rittenregistratie privacy. Op onze pagina Privacy & Gegevensbescherming vindt u meer informatie over het privacy statement, privacy beleid, de verwerkersovereenkomst en de privacy regeling werkgever – werknemer.
Of luister mee met de experts uit het veld
Wilt u meer weten over privacy en de veiligheid van uw gegeven? Luister dan mee naar de TrackJack Podcast met Frank Melis.
Hij deelt alle details en tips hoe u als werkgever of werknemer om moet gaan met een track en trace systeem in uw voertuig.
