Rittenregistratie en privacy
Privacy en rittenregistratie: wat moet je weten?
Een rittenregistratie bevat persoonsgegevens: adressen, tijden en soms wie er reed. Sinds de AVG moet je daar zorgvuldig mee omgaan, ook als werkgever. Dit zijn de regels, en zo regelt TrackJack het.
- Werknemers hebben recht op inzage, correctie en informatie.
- Privéritten zijn standaard afgeschermd voor de werkgever.
- Privéknop, TrackJack app of kantooruren: de werknemer bepaalt.
- Gegevens op Nederlandse servers, versleuteld.
- 60.000+ klanten
- Nederlands bedrijf sinds 2009
- Geen abonnement, termijn naar keuze
Waarom privacy hier telt
Een rittenregistratie is een verwerking van persoonsgegevens.
Rijdt een werknemer een auto van de zaak zonder bijtelling, dan is een sluitende rittenregistratie verplicht voor de Belastingdienst. In die registratie staan start- en stoplocaties, datum en tijd en het karakter van de rit. Sinds mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): organisaties moeten verantwoord met zulke gegevens omgaan, ook bij een rittenregistratiesysteem in een zakelijke auto. Leg de afspraken vast in een privacyregeling, zodat voor iedereen duidelijk is wie wat mag zien. Meer over de AVG vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Inzage De werknemer mag zien welke ritgegevens er zijn opgeslagen.
- Correctie en verwijdering Onjuiste gegevens moeten worden aangepast of verwijderd.
- Informatie De werkgever informeert vooraf waarvoor de gegevens worden gebruikt.
- Privacyregeling Afspraken over inzien en gebruik horen op papier.
Zo regelt TrackJack het
Privéritten blijven privé
Bij TrackJack bepaalt de werknemer of privéritten zichtbaar zijn voor de werkgever. Standaard staat dat uit. Drie manieren om het te regelen:
-
De privéknop
Een fysieke knop in het voertuig. Eén druk en de rit wordt als privé geregistreerd; de route blijft afgeschermd.
-
De TrackJack app
Markeer een rit in de TrackJack app als privé, vooraf of achteraf. De werkgever ziet wel dát er een privérit was, niet waarheen.
-
Kantooruren
Stel werktijden in: ritten binnen kantooruren zijn zakelijk, alles erbuiten automatisch privé.
Privacy hoog in het vaandel
-
Nederlandse servers
Je gegevens staan versleuteld op servers in Nederland en zijn alleen toegankelijk met jouw account.
-
Rollen en rechten
Bepaal per gebruiker wie welke voertuigen en ritten mag zien.
-
Alleen wat nodig is
Voor de Belastingdienst tellen kilometers en het karakter van de rit, niet de route van een privérit.
-
Zeven jaar bewaard
Precies zolang als de fiscale bewaarplicht duurt, daarna niet langer dan nodig.
Veelgestelde vragen over privacy
Mag mijn werkgever mijn privéritten zien?
Niet zonder afspraak. Bij TrackJack zijn privéritten standaard afgeschermd: de werkgever ziet dat er een privérit was en hoeveel kilometer, maar niet de route of de adressen.
Moet ik mijn medewerkers informeren over het systeem?
Ja. De AVG verplicht je om vooraf te vertellen welke gegevens je verwerkt en waarvoor. Leg dat vast in een privacyregeling en laat medewerkers die tekenen.
Wie is eigenaar van de ritgegevens?
De gegevens staan in het account van de klant. Rijd je in je eigen auto met je eigen TrackJack, dan zijn ze van jou en bepaal jij wat je deelt.
Waar staan de gegevens en hoe lang?
Versleuteld op Nederlandse servers, zeven jaar, net zo lang als de fiscale bewaarplicht.
Vragen over privacy bij rittenregistratie? Onze adviseurs helpen je met de inrichting van rollen, privéritten en een privacyregeling voor je medewerkers. Bel mij terug
Nieuws van TrackJack
Al het nieuws-
-
-
