Kilometerregistratie bijhouden – waarom het belangrijk is

Gebruik je een auto van de zaak of rijd je zakelijk met je privéauto? Dan is het essentieel om een kilometerregistratie bij te houden. Hiermee voorkom je bijtelling, kun je zakelijke kilometers declareren én voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.

Waarom een kilometerregistratie bijhouden?

Wanneer je in een auto van de zaak rijdt en minder dan 500 kilometer privé per jaar aflegt, hoef je géén bijtelling te betalen. In 2026 bedraagt het bijtellingspercentage 22% van de cataloguswaarde voor alle auto’s. Maar bijtelling voorkomen kan alleen als je een sluitende kilometerregistratie kunt overleggen aan de Belastingdienst.

Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto? Dan is een kilometerregistratie eveneens van belang. In 2026 bedraagt de belastingvrije kilometervergoeding €0,23 per kilometer. Lees meer over hoe een sluitende kilometerregistratie eruit ziet.

Hoe kun je een kilometerregistratie bijhouden?

Er zijn twee manieren om je kilometerregistratie bij te houden:

Handmatig met Excel

Je kunt je ritten handmatig bijhouden in een Excel-bestand of schriftje. Dit is geschikt als je weinig zakelijke ritten maakt en overzicht wilt houden. Nadeel: het is foutgevoelig en een vergeten rit kan je duur komen te staan. Lees meer over alle manieren om een kilometerregistratie bij te houden.

Automatisch met een GPS-systeem (aanbevolen)

Met een kilometerregistratiesysteem met keurmerk, zoals de TrackJack PRO Fiscaal of de TrackJack GO!, worden al je ritten automatisch vastgelegd via GPS. Geen handmatig werk, geen vergeten ritten en altijd fiscaal correct. Kies altijd een systeem dat voldoet aan het Keurmerk RitRegistratieSystemen, want alleen dan accepteert de Belastingdienst je registratie zonder discussie.

Wat zijn de eisen van de Belastingdienst?

Een kilometerregistratie moet per rit de volgende gegevens bevatten:

Datum van de rit
Begin- en eindstand van de kilometerteller
Vertrek- en bestemmingsadres
Het karakter van de rit: zakelijk of privé
Afwijkingen van de gebruikelijke route

De registratie moet sluitend en controleerbaar zijn. Ontbreekt er één gegeven, dan kan de Belastingdienst je registratie afkeuren.

Lees meer over de verplichte gegevens per rit en veelgemaakte fouten.

Keurmerk Ritregistratiesystemen erkend door de Belastingdienst.

Een betrouwbaar ritregistratiesysteem met keurmerk voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Extra voordelen van kilometerregistratie bijhouden

Naast het voldoen aan fiscale verplichtingen biedt een goede registratie ook:

Inzicht in gereden kilometers per klant of project
Efficiëntie in routeplanning
Betere verantwoording naar klanten of opdrachtgevers
Tijdbesparing bij de administratie
Betrouwbaar bewijs bij een controle van de Belastingdienst

Bovendien helpt het voorkomen van fouten bij declaraties of belastingaangifte. Hoe eerder je automatiseert, hoe minder risico je loopt op een naheffing of boete. Lees ook: wat zijn de boetes bij een onvolledige kilometerregistratie?

Klaar om je kilometerregistratie te automatiseren?
Met TrackJack houd je automatisch een sluitende kilometerregistratie bij, fiscaal correct, altijd exporteerbaar en goedgekeurd door de Belastingdienst.

Bekijk onze kilometerregistratie oplossingen
Wil je dat we je bellen?