Het is niet langer noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden als een bestelauto niet privé gebruikt wordt. In zo’n geval kan sinds 2012 gebruik gemaakt worden van een zogenaamde “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto“. Deze moet via de werkgever bij de Belastingdienst worden aangevraagd. Na toekenning hoeft de werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden.
De bestelauto wordt toch privé gebruikt
Naheffing voor werknemer of werkgever
Als de inspecteur bijvoorbeeld door camerabeelden het vermoeden heeft dat de bestelauto voor privédoeleinden wordt gebruik, wordt contact gezocht met de werknemer en werkgever. Zij krijgen de mogelijkheid het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag. Als de werkgever bij de aanvraag een onjuiste verklaring heeft afgelegd, als hij de werknemer toestemming voor het privégebruik heeft gegeven of als hij weet dat de werknemer de auto voor privédoeleinden gebruikt, dan wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd. Als de werkgever niets te verwijten is, wordt nageheven bij de werknemer.
Verklaring intrekken
Als de werknemer de auto niet langer meer uitsluitend zakelijk gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Het niet intrekken is een beboetbare overtreding, nog los van de naheffing van de bijtelling zelf. In de fiscale wetgeving is ook een nieuwe meldingsregeling ingevoerd voor de werkgever: De werkgever moet aan de fiscus melden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken als de werkgever weet of vermoedt dat de werknemer de auto ook voor privédoeleinden gebruikt. Zo’n vermoeden kan bijvoorbeeld ontstaan door verkeersboetes buiten werktijd. Het niet melden wordt in gevallen waarin dat wel had moeten, bij de werkgever beboet met een vergrijpboete van maximaal 100% van het bedrag dat aan loonbelasting nageheven wordt.
Hoewel een rittenregistratie dus niet nodig is, is het in verband met BTW-heffing over het woon-werkverkeer, wel belangrijk om de stand van de kilometerteller vast te leggen per 1 januari en 31 december van elk kalenderjaar.
Intrekken “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto”
Als de “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” door de werknemer wordt ingetrokken voordat hij de bestelauto voor privédoeleinden heeft gebruikt, wordt er vanuit gegaan dat hij dat jaar tot de datum van intrekking 0 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto. Dat geeft de werknemer de mogelijkheid om op die datum een “Verklaring geen privégebruik” bij de inspecteur aan te vragen en vanaf die datum alsnog een rittenregistratie bij te houden waaruit blijkt dat de werknemer de auto voor niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt.
Vereenvoudigde rittenregistratie
Naast deze “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” bestaat er ook nog steeds de mogelijkheid om gebruik te maken van een vereenvoudigde rittenregistratie. Dat kan een administratieve lastenverlichting opleveren voor situaties waarin een bestelauto wel privé wordt gebruikt. Als een werknemer door de aard van de werkzaamheden veel ritten op een dag heeft, mag de werknemer om praktische redenen het bewijs leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever.
Hierbij geldt als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie bewaart.
Hoe ziet een vereenvoudigde rittenregistratie er uit?
In de vereenvoudigde rittenregistratie hoeft een werknemer de zakelijke ritten dan niet te vermelden omdat die aanwezig zijn in de administratie van de werkgever. De vereenvoudigde rittenregistratie moet per dag de volgende gegevens vermelden:
- De datum
- De werktijd
- De begin- en eindkilometerstand (aan het begin en einde van de werktijd)
- Een verwijzing naar de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adresse heeft bezicht, in die administratie ontbreekt.
Wil je deze rittenregistratie niet met de hand bijhouden? Dan kan dit ook heel makkelijk en automatisch met een rittenregistratiesysteem.
Maakt de werknemer een privérit (binnen de 500-kilometergrens), dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden:
- De datum
- De begin- en eindkilometerstand van de privérit
- Het vertrek- en aankomstadres.
Een soortgelijke regeling geldt overigens ook voor de (personen) auto’s van rij-instructeurs: zij kunnen volstaan met het bijhouden van de begin- en eindstand per dag.
