Onbelaste kilometervergoeding privéauto – dit moet u weten

Gebruikt een werknemer zijn privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag de werkgever een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer. Deze regeling geldt ook voor woon-werkverkeer. In dit artikel leest u alles over de onbelaste kilometervergoeding privéauto, inclusief voorwaarden, uitzonderingen en berekeningen.

Salderingsregeling binnen de onbelaste kilometervergoeding privéauto

Soms krijgt een werknemer voor bepaalde ritten minder dan € 0,19 per kilometer vergoed (zoals bij woon-werk).
Voor andere ritten kan een hogere vergoeding gelden.

Toch blijft de totale vergoeding onbelast, zolang het gemiddelde niet hoger is dan € 0,19 per kilometer.
Voorwaarde: u moet schriftelijk vastleggen dat u de salderingsregeling toepast.
Deze regeling mag ook worden gebruikt binnen de werkkostenregeling.

Declaratie of vaste vergoeding?

In principe is een onbelaste kilometervergoeding alleen op declaratiebasis toegestaan.
Werknemers moeten dus bijhouden wanneer zij zakelijk hebben gereisd.

Let op: geen declaratie op vrije of ziektedagen.

Vaste onbelaste kilometervergoeding voor privéauto: wanneer toegestaan?

Uit praktische overwegingen mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden gegeven, als:

De werknemer naar vaste arbeidsplaatsen reis
Hij dit vermoedelijk minstens 36 weken per jaar doet
Of: hij reist minstens 128 dagen per jaar naar dezelfde locatie

Berekening vaste vergoeding:

214 werkdagen x € 0,19 x het aantal kilometers per dag
Deel dit bedrag door 12 (maand) of 52 (week)

Voor parttimers geldt een evenredig deel van die 214 dagen.

Nacalculatie bij onbelaste kilometervergoeding privéauto

In de volgende situaties moet u een nacalculatie uitvoeren:

Verwachte langdurige afwezigheid (zoals ziekte)
Woon-werkafstand groter dan 75 km enkele reis

U mag de vaste vergoeding in dat geval nog uitbetalen in:

De maand van afwezigheid én
De eerstvolgende maand

Daarna alleen weer vanaf de maand waarin de werknemer terug is.

Let op: geen vergoeding = geen aftrek

Krijgt de werknemer géén vergoeding?
Dan mag hij géén reiskosten meer aftrekken bij zijn belastingaangifte.
Dit geldt sinds de afschaffing van de aftrek voor werk gerelateerde autokosten.

Of luister mee met de expert

TrackJack ging voor u het gesprek aan met de leiders in de markt. Heleen Elbert, fiscaal jurist en dé kenner op het gebied van autobelastingen, geeft u het antwoord op deze vraag.