U heeft het waarschijnlijk al vaker gehoord “De Belastingdienst controleert op een sluitende rittenregistratie“. Maar wat wordt er precies met een controle bedoelt, waar moet u zich op voorbereiden en hoe komt u goed door een controle heen? We geven u onderstaand antwoord op deze vragen. Want weet wel… de boetes van de Belastingdienst kunnen hoog oplopen.
Daarom controleert de Belastingdienst
Voor de Belastingdienst is een rittenregistratie een controlemiddel voor het privégebruik in een auto van de zaak. Als een zakelijke auto ook privé wordt gebruikt geldt de bijtelling en hoeft er geen rittenregistratie te worden bijgehouden. Als er niet privé wordt gereden met de auto van de zaak, tekent de berijder de “Verklaring geen privégebruik auto”. Vervolgens moet door middel van een sluitende rittenregistratie aangetoond worden dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé op jaarbasis wordt gereden. En hier controleert de Belastingdienst grondig op.
Zo controleert de Belastingdienst
Er wordt op verschillende manieren controle uitgevoerd door de Belastingdienst, we sommen ze voor u op:
- Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend. Stel dat de auto op zaterdag bij de Efteling wordt gescand, kan dit vragen oproepen waarna de Belastingdienst een controle kan doen op de rittenregistratie. - Willekeurige steekproeven
Ook kan de Belastingdienst steekproeven doen en vraagt hiermee de rittenregistratie op zonder dat hier aanleiding voor hoeft te zijn. Zo wordt gecontroleerd of de rittenregistratie kloppend is, er niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden en of het karakter van ritten juist is. Om dit laatste te kunnen onderbouwen kan de Belastingdienst ook vragen naar agenda’s, tankbonnen of garagebonnen. Zorg er daarom voor dat ook deze gegevens aanwezig zijn bij een controle van de Belastingdienst.
- Overige controles
En daarnaast kan het natuurlijk voorkomen dat de Belastingdienst een algemene controle doet bij het bedrijf en hiermee ook direct de administratie van de voertuigen controleert.
Zo voorkomt u problemen
Als uw medewerkers of u zelf een rittenregistratie moeten bijhouden, doe dit dan met een GPS rittenregistratiesysteem. Dit is een klein kastje dat in de auto wordt gemonteerd en alle ritten en kilometers vanzelf bijhoudt. Dit scheelt enerzijds heel wat administratieve uurtjes, maar verzekert u daarnaast van een volledig sluitende rittenregistratie. Let er wel op dat u een rittenregistratiesysteem uitkiest met keurmerk voor de Belastingdienst. Dan weet u zeker dat het 100% sluitend is en proof.
Boetes bij foutieve rittenregistratie
Als uit een controle blijkt dat de rittenregistratie niet klopt, zijn de boetes niet mals. Dit kan oplopen tot in de duizenden euro’s. Hierbij hangt het ervan af of het een verzuimboete is of dat er ook nog een vergrijpboete aan wordt toegevoegd. Lees hier meer over de boetes van de Belastingdienst bij een foutieve rittenregistratie.
