Kilometerregistratie, waar moet dat aan voldoen? Hoe werkt het precies, waar moet op worden gelet en wat als de kilometerregistratie niet klopt? We geven u acht tips voor een sluitende kilometerregistratie.
Tip 1: Weet wat de eisen van de Belastingdienst zijn
De Belastingdienst accepteert de kilometerregistratie wanneer deze sluitend is en onderbouwd kan worden met een agenda en garagenota’s. Er mogen absoluut geen hiaten in de administratie zitten. Een sluitende kilometerregistratie bestaat uit:
- Het merk van de auto
- Het type auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin de auto tot uw beschikking is gesteld
- Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die u hebt gereden, aard van de rit (privé of zakelijk), de privé omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit ook zakelijke kilometer rijdt.
Tip 2: Bijtelling of kilometerregistratie interessanter?
Als er in een auto van de zaak meer dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden, moet de werkgever een bedrag optellen bij het loon van de werknemer omdat de auto wordt gezien als extra inkomsten. Het bedrag dat hieruit komt is de bijtelling. Binnen welk percentage bijtelling het voertuig valt is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto.
Belangrijk: Wanneer de auto op kenteken wordt gezet, geldt de bijtelling voor de auto zoals de bijtellingscategorieën er op dat moment uitzien. Bekijk hier de bijtellingscategorieën.
De bijtelling wordt als volgt berekend: percentage bijtelling x cataloguswaarde – eigen bijdrage. Onderstaand een praktijkvoorbeeld.
Voorbeeld:
De leaseauto heeft een cataloguswaarde van € 25.000, een bijtelling van 25% en een eigen bijdrage van € 1.200 per jaar. De bijtelling is dan: 25% van 25.000 – € 1.200 = € 5.050 per jaar. Voor de netto bijtelling wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het tarief inkomstenbelasting dat van toepassing is. Als het tarief voor de inkomstenbelasting bijvoorbeeld 42% is, dan is bij bovengenoemd voorbeeld de netto bijtelling 42% van € 5.050, dus € 2.151,- per jaar. (Bron: Belastingdienst)
Tip 3: Teken de Verklaring geen privégebruik auto
Als een werknemer op jaarbasis minder dan 500 kilometer rijdt met de auto van de zaak, kan hij een verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. De werkgever hoeft hierbij geen bijtelling meer toe te passen en dus ook geen loonheffingen in te houden. Als een werknemer in een jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijdt is hij/zij hier zelf verantwoordelijk voor. Alleen wanneer de Belastingdienst kan bewijzen dat de werkgever wist dat een verklaring onterecht is afgegeven, kan zij ook bij de werkgever aankloppen.
De werknemer moet wel kunnen aantonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. De beste manier is hiervoor een kilometerregistratie bij te houden, waarbij dit met een GPS kilometerregistratiesysteem heel gemakkelijk is.
Download hier het aanvraagformulier Verklaring geen privégebruik auto
Tip 4: Weet wat de boetes zijn bij een foutieve kilometerregistratie
Als er onterecht gebruik wordt gemaakt van de Verklaring geen privégebruik auto, moet alsnog de bijtelling worden voldaan en krijgt u te maken met hoge boetes.
Verzuimboete
Blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, legt de inspecteur een verzuimboete op van 80 procent van het wettelijk maximum van € 5.278. In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd naar 100%. Dit is standaard zo wanneer een onvolledige kilometerregistratie wordt overlegd. Deze boet is voor de werknemer, tenzij de werkgever ook op de hoogte was dat de verklaring onterecht is afgegeven.
Voorbeeld:
De leaseauto heeft een cataloguswaarde van € 25.000, een bijtelling van 25% en een eigen bijdrage van € 1.200 per jaar. De bijtelling is dan: 25% van 25.000 – € 1.200 = € 5.050 per jaar. Voor de netto bijtelling wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het tarief inkomstenbelasting dat van toepassing is. Als het tarief voor de inkomstenbelasting bijvoorbeeld 42% is, dan is bij bovengenoemd voorbeeld de netto bijtelling 42% van € 5.050, dus € 2.151,- per jaar. (Bron: Belastingdienst)
Vergrijpboete
In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80%. Heeft de werknemer een onvolledige kilometerregistratie, dan kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het bedrag van de naheffing. Weet u al dat u meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt en heeft u een verklaring geen privé auto? Vul dan snel het wijzigingsformulier is en trek de Verklaring in. Hierbij krijgt u wel een naheffing, maar kan het u een boete besparen.
Download hier het formulier om de Verklaring geen privégebruik auto in te trekken.
Tip 5: Houd de kilometerregistratie niet met de hand bij
Als er een sluitende kilometerregistratie bijgehouden dient te worden, kan dit op diverse manieren. Op de handmatige manier dient elke rit die is gereden met de hand te worden opgeschreven in bijvoorbeeld een boekje of schriftje. Deze manier is tijdrovend en verhoogt de kans op fouten.
Een efficiëntere en meer betrouwbare manier is de kilometerregistratie te laten bijhouden door een GPS kilometerregistratiesysteem. Dit systeem wordt ingebouwd in de auto en registreert door middel van GPS alle ritten automatisch zodat hier geen extra handelingen voor uitgevoerd hoeven te worden. Deze ritten worden verstuurd naar een persoonlijk online account, waar de bestuurder de ritten na het inloggen gemakkelijk kan inzien en terugkijken. Ook kunnen er opmerkingen bij een rit geplaatst worden of kan het karakter van een rit worden gewijzigd. Deze kilometerregistratie kan in enkele muisklikken worden gedownload naar PDF, Excel of Auditfile voor de Belastingdienst.
Tip 6: Let op het Fiscale Keurmerk voor de kilometerregistratie
Sinds eind 2013 bestaat het “Keurmerk voor Ritregistratiesystemen” waarmee u bij TrackJack verzekerd bent van een kilometerregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit keurmerk is tot stand gekomen tussen Vereniging Auto Van De Zaak (VAVDZ) en de RAI Verenging, diverse branchepartijen en de Belastingdienst. Welke voordelen geeft een keurmerk?:
- U bent gegarandeerd van een kwalitatieve kilometerregistratie.
- De kilometerregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
- U bent ervan verzekerd dat de privacy en continuïteit van de leverancier gewaarborgd is.
- Bij controle van de Belastingdienst komt u in aanmerking voor controleverlichting.
Lees hier meer over het Keurmerk voor Ritregistratiesystemen
Tip 7: Voor rijschoolhouders is er een vereenvoudigde kilometerregistratie voor rijschoolhouders
Rijschoolhouders die bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak willen voorkomen, kunnen volstaan met een vereenvoudigde kilometerregistratie. Hierbij hoeft alleen de begin- en eindkilometerstand per werkdag genoteerd te worden. Samen met de al bestaande leerling administratie moet dit voor de Belastingdienst voldoende beeld geven van de zakelijk gereden kilometers.
Tip 8: Ook voor bestelauto’s een vereenvoudigde kilometerregistratie
Als een werknemer door de aard van zijn werkzaamheden veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak moet maken, kan het bijhouden van een kilometerregistratie voor hem en zijn werkgever een grote last betekenen. De werknemer mag daarom om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van:
- een vereenvoudigde kilometerregistratie.
- de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever.
- Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft
afgesproken dat:
– de werknemer een vereenvoudigde kilometerregistratie bijhoudt.
– privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan.
– de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.
