Wilt u een kilometerregistratie bijhouden? In dit artikel vertellen we u er alles over. Gebaseerd op algemene vragen over een kilometerregistratie bijhouden tot aan specifieke vragen over fiscale regelingen in combinatie met kilometerregistratie.
Omdat het veel informatie is, hebben we een inhoudsopgave toegevoegd zodat u snel door kan lezen bij een specifieke vraag. Gaat u zich inlezen in het onderwerp, pak er gerust een kop koffie bij en ga er even goed voor zitten.
Inhoudsopgave
- Wat is kilometerregistratie?
- Wanneer een kilometerregistratie bijhouden?
2.1. Verklaring geen privégebruik auto
2.2. Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
2.3. Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto
2.4. Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs
2.5. Kilometerregistratie voor BTW voordeel privégebruik auto van de zaak
2.6. Kilometervergoeding zakelijke kilometers in privéauto
2.7. Afkoopregeling kilometerregistratie - Waar moet een sluitende kilometerregistratie aan voldoen?
- Hoe een kilometerregistratie bijhouden?
4.1. Kilometerregistratiesystemen
4.2. Handmatige kilometerregistratie
4.3. Apps voor kilometerregistratie - Bewaartermijn kilometerregistratie
- Hoe controleert de Belastingdienst de kilometerregistratie
- Boetes Belastingdienst bij foutieve kilometerregistratie
- Auto van de zaak heeft meerdere bestuurders
- Hoe onderscheid maken tussen privé en zakelijke kilometers?
- Tankpas en kilometerregistratie geeft inzicht in verbruik
1. Wat is kilometerregistratie?
Laten we eenvoudig beginnen, wat is een kilometerregistratie nu eigenlijk? In een kilometerregistratie staan alle gereden ritten en kilometers die met een auto worden gereden. Afhankelijk van het doel waarvoor u een kilometerregistratie bijhoudt, kan een uitgebreide kilometerregistratie worden vereist of kan dit een vereenvoudigde versie zijn. Als u onderstaand doorleest vertellen we hoe een sluitende kilometerregistratie / rittenregistratie eruit ziet en welke onderdelen het bevat.
2. Wanneer een kilometerregistratie bijhouden?
Een kilometerregistratie bijhouden kan om verschillende redenen zijn. Enerzijds kan dit de wens zijn van een werkgever om inzicht te krijgen in het dagelijks aantal zakelijke kilometers die worden gereden. Anderzijds wanneer u gebruik maakt van een bepaalde regeling (u wilt geen bijtelling) of een privéauto heeft waar u zakelijke kilometers voor wil registreren. We behandelen onderstaand diverse regelingen waarbij een kilometerregistratie bijhouden nodig is of nodig kan zijn:
- Verklaring geen privégebruik auto
- Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
- Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto
- Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs
- Kilometerregistratie voor BTW voordeel privégebruik auto van de zaak
- Kilometervergoeding zakelijke kilometers in privéauto
- Afkoopregeling kilometerregistratie
2.1. Verklaring geen privégebruik auto
Als een medewerker een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt, mag hier per jaar maximaal 500 kilometer privé mee worden gereden door de bestuurder. Is dit meer, dan geldt bijtelling. Als de bestuurder dus niet meer dan 500 kilometer per jaar privé in de auto van de zaak rijdt, tekent hij de Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. Hierbij voor het gemak de link voor het aanvragen.
Om aan te tonen dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden, is een kilometerregistratie bijhouden noodzakelijk. In dit artikel gaan we verder in op de verklaring geen privégebruik auto.
2.2. Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Als er in een bestelauto helemaal niet privé wordt gereden, tekent de ondernemer het formulier “Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto”. Let op dat deze regeling alleen mogelijk is bij bestelauto’s. Omdat er is getekend dat er helemaal niet privé wordt gereden, is een kilometerregistratie bijhouden niet nodig.
Echter….. kan de Belastingdienst vragen wat het zakelijke karakter van een bepaalde rit was op een ongebruikelijk tijdstip of bijzondere locatie. De auto kan bijvoorbeeld gespot zijn door een toezicht camera. Dan moet u alsnog een administratie hebben waaruit u het zakelijke karakter van de rit kunt aantonen. Daarom adviseren wij toch ook bij deze regeling een kilometerregistratie bij te houden.
2.3. Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto
Als een medewerker door de aard van zijn werkzaamheden veel ritten op een dag rijdt met de bestelauto, kan een handmatige kilometerregistratie bijhouden een grote last zijn voor zowel de werkgever als de werknemer. Daarom is hier een speciale regeling voor “de vereenvoudigde kilometerregistratie bestelauto”. In dit geval mag de werknemer:
- Een vereenvoudigde kilometerregistratie bijhouden
- In combinatie met zakelijke adressen in de administratie van de werkgever.
Voorwaarde is dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat hij een vereenvoudigde kilometerregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en dat dat werkgever zakelijke adressen in zijn administratie heeft.
Een voorbeeld van de Belastingdienst hoe een vereenvoudigde kilometerregistratie er uit ziet:
Hierbij een link naar een voorbeeldafspraak van de Belastingdienst.
2.4. Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs
Een rijinstructeur hoeft per dag alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller te vermelden. Er hoeft niet bijgehouden te worden welke lesplaatsen er zijn bezocht. Een volledige kilometerregistratie bijhouden is dan ook niet nodig.
2.5. Kilometerregistratie bijhouden voor BTW voordeel privégebruik auto van de zaak
Als een personenauto- of bestelauto tot het bedrijfsvermogen hoort, kan de BTW worden afgetrokken op aanschaf, onderhoud en gebruik. Mits de auto wordt gebruikt voor belaste omzet, dit geldt ook voor leaseauto’s.
Indien een auto ook privé wordt gebruik, moet er voor het privégebruik BTW worden betaald. Dit is standaard 2,7 procent van de cataloguswaarde, tenzij u kunt aantonen hoeveel de auto privé is gebruikt. Belangrijk om te weten, ook woon-werkverkeer valt voor de BTW onder privégebruik. Deze regeling kan zeer interessant zijn wanneer er veel zakelijk wordt gereden en weinig privé.
Voor de BTW privégebruik regeling geldt dat er naar rato over het privégebruik betaald moet worden. Om te kunnen bepalen wat het aandeel van het privégebruik is, is een kilometerregistratie bijhouden noodzakelijk. Lees hier meer over dit BTW voordeel.
2.6. Kilometervergoeding bijhouden zakelijke kilometers in privéauto
Het kan ook dat een privéauto voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, wat veel voorkomt bij ZZP-ers. In dit geval is een kilometerregistratie bijhouden verstandig , zodat deze kilometers aan de onderneming kunnen worden doorbelast. We staan in dit artikel uitgebreid stil bij de kilometervergoeding voor ZZP-ers.
2.7. Afkoopregeling kilometerregistratie
Wellicht dat u dit wel eens voorbij heeft horen komen, het afkopen van de kilometerregistratie. Dit is namelijk mogelijk, alleen bij bestelauto’s. Wordt een bestelauto door twee of meerdere werknemer gebruikt en rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat doorlopend wisselend personeel gebruik maakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van 300 euro per auto per jaar bijtelling.
De werknemer heeft dus geen bijtelling en er hoeft ook geen kilometerregistratie bij te houden. Let wel op dat de afkoopregeling niet geldt wanneer medewerkers bijvoorbeeld onderling een keertje ruilen. In dit geval wordt het afwisselend gebruik niet opgeroepen door de aard van het werk. Als u gebruik wil maken van deze afkoopregeling is het advies hier vooraf met de Belastingdienst afspraken over te maken, om later problemen te voorkomen.
Echter, ook hier geldt, dat wel aangetoond moet kunnen worden dat de bestelauto inderdaad door twee of meerdere medewerkers afwisselend wordt gebruikt. Dit kan door middel van een projectadministratie, maar als u dit niet heeft kan een kilometerregistratie bijhouden toch verstandig zijn.
Bij gebruik van een kilometerregistratiesysteem kan elke bestuurder door middel van een eigen sleutel in de auto aangeven wie er wanneer heeft gereden zodat dit geen grote administratieve klus wordt.
3. Waar moet een sluitende kilometerregistratie aan voldoen?
Nu we weten wat een kilometerregistratie is en waarom een kilometerregistratie bijhouden nodig is, vertellen we waaruit een kilometerregistratie moet bestaan. Let op, dit is een volledige kilometerregistratie, we behandelen hier niet de vereenvoudigde kilometerregistratie voor de bestelauto. Een sluitende kilometerregistratie bevat:
- het merk van de auto
- het type auto
- het kenteken van de auto
- de periode waarin u de auto hebt gebruikt
- de ritgegevens
Per rit wordt vermeld:
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt.
- de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
- of het een privérit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
4. Hoe een kilometerregistratie bijhouden?
Dit kan op verschillende manieren. Hoe u het ook doet, zorg ervoor dat het klopt. Een naheffing en boete van de Belastingdienst wilt u niet krijgen. Daar vertellen we later in dit artikel meer over. De meeste gebruikelijke manieren om een kilometerregistratie bij te houden zijn:
4.1. GPS Kilometerregistratiesystemen (tip)
Laten we beginnen met de manier waarop een kilometerregistratie automatisch gaat; een GPS kilometerregistratiesysteem. Zo’n systeem wordt in de auto gemonteerd en houdt helemaal automatisch alle ritten en kilometers bij. Niks activeren of uitlezen. Het systeem start vanzelf met de kilometerregistratie als er wordt gereden, verstuurt de gegevens naar een online omgeving, u logt hierop in, bekijkt de gegevens of bewerkt deze eventueel nog en download alles naar Excel of PDF. Voila! Een fluitje van een cent. Voor € 5,95 per maand heeft u al een GPS kilometerregistratie.
Een praktische video van hoe de GPS kilometerregistratie van TrackJack werkt:
4.2. Handmatige kilometerregistratie bijhouden
U kan natuurlijk ook een schriftje kopen, hier kolommen in aanmaken en vervolgens elke rit die u rijdt met de hand opschrijven. In de praktijk: als u het straatbordje niet kan vinden, betekent dat even uitstappen en opzoeken, weer in de auto stappen, bijschrijven in het schriftje en vervolgens de auto starten en wegrijden. Zoals u merkt is een handmatige kilometerregistratie bijhouden veel werk, gaat veelal gepaard met veel ergernis en het vergeten van een rit is zeer aannemelijk, wat een foutieve kilometerregistratie als gevolg kan hebben. Uiteraard is deze optie bijna gratis, op de pen en het schriftje na.
4.3. Apps voor kilometerregistratie
Ook zijn er apps voor op de smartphone waarmee een kilometerregistratie wordt bijgehouden. Dit werkt als volgt. U installeert de app, en als u gaat rijden, opent u de app, vult in waar u staat – of sommige apps vullen dit in als u de locatie van de telefoon ophaalt – en start hiermee een rit. Als u de rit eindigt, opent u de app, beëindigd de rit en de rit is afgerond. Dit een semi handmatige oplossing die nog steeds wat tijd vraagt. Maar niet alleen tijd, het vraagt ook energie van de batterij van uw smartphone. Positiebepaling op een smartphone kost namelijk veel batterij. En stel dat de telefoon uit is gevallen of u heeft hem niet bij de hand, klopt de kilometerregistratie al niet meer. En daarnaast moet u niet vergeten om de app te openen als u gaat rijden.
5. Bewaartermijn kilometerregistratie
De Belastingdienst kan bij controle tot 7 jaar terug de kilometerregistratie opvragen. Het is daarom van belang dat u gedurende deze periode de kilometerregistratie ter beschikking heeft.
6. Hoe controleert de Belastingdienst de kilometerregistratie?
De Belastingdienst controleert met toenemende mate het gebruik van de auto van de zaak. Dit doet de Belastingdienst op verschillende manieren:
- Mobiele controleteams scannen kentekens bij privébestemmingen zoals pretparken of de Ikea
- Gegevens van de politie: denk hierbij aan snelheidsovertredingen of andere boetes
- Gegevens van de garage: bij onderhoud wordt de kilometerstand van de auto genoteerd
- ANPR camera’s: hier is veel discussie over geweest of de Belastingdienst deze gegevens wel of niet mocht gebruiken. Uiteindelijk is eind 2018 besloten dat de Belastingdienst deze gegevens vanaf 2019 weer mag gebruiken. Hierbij worden kentekens, locatie, datum en tijdstip verzameld en vergeleken met een referentiebestand. Als er geen aanleiding is voor verder onderzoek, worden de gegevens binnen 24 uur verwijderd. Opvallende gegevens worden zeven werkdagen bewaard.
7. Boetes Belastingdienst bij een foutief bijgehouden kilometerregistratie
De boetes van de fiscus zijn niet mals en kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s. Blijft de bijtelling voor het privégebruik onterecht achterwege of klopt de kilometerregistratie niet, dan kan de berijder te maken krijgen met een verzuim- of vergrijpboete. De verzuimboete is € 4.222 (80% van de maximale boete van € 5.278) als er onterecht geen rekening is gehouden met bijtelling. Bij een onjuiste kilometerregistratie / rittenregistratie kan die boete oplopen tot € 5.278. Daarnaast is het zelfs mogelijk een vergrijpboete te krijgen bij opzet of grove schuld. We vertellen u in dit artikel meer over de boetes van de Belastingdienst.
8. Auto van de zaak heeft meerdere bestuurders
In dit geval is het belangrijk om een administratie te hebben van welke bestuurder welke rit heeft gereden. Mochten er namelijk vragen zijn over een rit met een bepaald tijdstip, moet u wel kunnen vermelden wie deze rit heeft gereden in de auto van de zaak. Als u de kilometerregistratie bijhoudt door middel van een GPS kilometerregistratiesysteem kunt u de bestuurder per rit heel makkelijk registreren. Elke bestuurder krijgt een eigen sleutel en scant deze in de auto bij het rijden. In de kilometerregistratie is dan direct de juiste bestuurder bij de rit opgenomen. Ook handig in geval van boetes als u wil weten wie er toen heeft gereden.
9. Hoe onderscheid maken tussen privé en zakelijke kilometers?
Laten we eerst duidelijk maken wat wordt verstaan onder privé en zakelijke kilometers. Ritten die niets te maken hebben met zakelijke adressen en puur privé zijn, zijn vanzelfsprekend privé. Net zoals ritten naar een zakelijk adres, zakelijk zijn en dus niks te maken hebben met privé. Tot zover denk ik heel helder.
Maar hoe zit het met woon-werk kilometers? Ook deze kilometers hebben een zakelijk karakter bij de kilometerregistratie ter voorkoming van de bijtelling. Bij “BTW voordeel privégebruik auto van de zaak” ligt dit anders. Lees hier meer over.
En stel dat u naar de Hockeyvereniging rijdt waar uw kind speelt, maar u hier ook een zakelijke lunch heeft. Is deze rit dan zakelijk of privé? Het antwoord is “gemengd”. Stel dat de rit totaal 20 kilometer was, dan is het aan u hier een eerlijke verdeling in te maken voor het deel zakelijk en het deel privégebruik. Bijvoorbeeld 10 kilometer zakelijk en 10 privé als u de verhouding zelf 50/50 vindt.
10. Tankpas en kilometerregistratie geeft inzicht in verbruik
Veel berijders met een auto van de zaak hebben een mobiliteits- of tankpas. Wanneer de kilometerregistratie d.m.v. een GPS kilometerregistratiessyteem wordt geregistreerd, is het ook mogelijk deze te koppelen met de tankpas.
Zo worden tankbeurten direct opgenomen in de kilometerregistratie en heeft u deze administratie op één plek. En doordat deze gegevens inzichtelijk zijn, geeft dit ook inzicht in het verbruik van de auto, zie onderstaand een voorbeeld van TrackJack:
