Kilometerregistratie bijhouden

Wil je een kilometerregistratie bijhouden? In dit artikel lees je alles wat je moet weten, van algemene vragen tot specifieke fiscale regelingen. Omdat het veel informatie is, hebben we een inhoudsopgave toegevoegd zodat je snel naar de juiste paragraaf kunt springen.

Inhoudsopgave

1. Wat is kilometerregistratie?

In een kilometerregistratie staan alle gereden ritten en kilometers die met een auto worden gereden. Afhankelijk van het doel kan een uitgebreide of vereenvoudigde registratie worden vereist. In dit artikel lees je hoe een sluitende kilometerregistratie eruit ziet en welke onderdelen die bevat.

2. Wanneer een kilometerregistratie bijhouden?

Een kilometerregistratie bijhouden kan om verschillende redenen zijn. Enerzijds kan dit de wens zijn van een werkgever om inzicht te krijgen in het dagelijks aantal zakelijke kilometers. Anderzijds omdat je gebruik maakt van een bepaalde regeling, bijvoorbeeld om bijtelling te voorkomen, of omdat je een privéauto zakelijk gebruikt. We behandelen hieronder de meest voorkomende regelingen:

Verklaring geen privégebruik auto
Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto
Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs
Kilometerregistratie voor BTW voordeel privégebruik auto van de zaak
Kilometervergoeding zakelijke kilometers in privéauto
Afkoopregeling kilometerregistratie

2.1 Verklaring geen privégebruik auto

Als een medewerker een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt, mag hier per jaar maximaal 500 kilometer privé mee worden gereden. Is dit meer, dan geldt bijtelling. In 2026 bedraagt het bijtellingspercentage 22% van de cataloguswaarde voor alle auto’s, ongeacht brandstoftype. Rijdt de bestuurder niet meer dan 500 kilometer per jaar privé, dan tekent hij de Verklaring geen privégebruik auto bij de Belastingdienst.

Om aan te tonen dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden, is een kilometerregistratie verplicht. Lees meer over de auto van de zaak en alle bijbehorende regels.

2.2 Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Als er in een bestelauto helemaal niet privé wordt gereden, teken je het formulier “Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto”. Let op: deze regeling geldt alleen voor bestelauto’s. Omdat je hebt getekend dat er helemaal niet privé wordt gereden, is een kilometerregistratie formeel niet verplicht.

Toch adviseren wij altijd een registratie bij te houden. De Belastingdienst kan namelijk vragen wat het zakelijke karakter van een bepaalde rit was, bijvoorbeeld als de auto gespot is door een camera op een ongebruikelijk tijdstip of locatie. Zonder administratie heb je dan niets om je te verweren. Bekijk ook onze informatie over de bestelauto en kilometerregistratie.

2.3 Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto

Rijdt een medewerker door de aard van zijn werkzaamheden veel ritten per dag met de bestelauto? Dan kan een volledige handmatige registratie een grote last zijn. Hiervoor bestaat de “vereenvoudigde kilometerregistratie bestelauto”. In dit geval mag de werknemer:

Een vereenvoudigde kilometerregistratie bijhouden
In combinatie met zakelijke adressen in de administratie van de werkgever

Voorwaarde is dat werkgever en werknemer dit schriftelijk afspreken, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en dat de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie bewaart.

Hieronder een voorbeeld van de Belastingdienst hoe een vereenvoudigde kilometerregistratie eruit ziet:

Voorbeeld vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto Belastingdienst

2.4 Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs

Een rijinstructeur hoeft per dag alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller te vermelden. Er hoeft niet bijgehouden te worden welke lesplaatsen er zijn bezocht. Een volledige kilometerregistratie is dus niet nodig.

2.5 Kilometerregistratie voor BTW voordeel privégebruik auto van de zaak

Als een personenauto of bestelauto tot het bedrijfsvermogen behoort, kun je de BTW aftrekken op aanschaf, onderhoud en gebruik, mits de auto wordt gebruikt voor belaste omzet. Dit geldt ook voor leaseauto’s.

Gebruik je de auto ook privé? Dan moet je over het privégebruik BTW betalen. Dit is standaard 2,7% van de cataloguswaarde, tenzij je kunt aantonen hoeveel de auto privé is gebruikt. Belangrijk om te weten: ook woon-werkverkeer valt voor de BTW onder privégebruik, terwijl het voor de bijtelling juist als zakelijk wordt gezien. Dat is een relevant verschil waar veel rijders zich niet van bewust zijn. Om te bepalen wat het aandeel van het privégebruik is, is een kilometerregistratie bijhouden noodzakelijk. Lees meer over bijtelling en de auto van de zaak in 2026.

2.6 Kilometervergoeding zakelijke kilometers in privéauto

Gebruik je je privéauto voor zakelijke doeleinden? Dat komt veel voor bij zzp’ers. In 2026 bedraagt de belastingvrije kilometervergoeding €0,23 per kilometer, hetzelfde als in 2025. In dat geval is een kilometerregistratie bijhouden verstandig, zodat je de kilometers kunt doorbelasten aan je opdrachtgever of onderneming. Lees meer in ons uitgebreide artikel over de kilometerregistratie voor zzp’ers.

2.7 Afkoopregeling kilometerregistratie

Het is mogelijk om de kilometerregistratie “af te kopen”, maar dit kan alleen bij bestelauto’s. Wordt een bestelauto door twee of meer werknemers gebruikt en rechtvaardigt de aard van het werk dit afwisselende gebruik, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van €300 per auto per jaar. De werknemer heeft dan geen bijtelling en hoeft geen kilometerregistratie bij te houden.

Let op: de afkoopregeling geldt niet als medewerkers onderling incidenteel ruilen. Maak hierover vooraf afspraken met de Belastingdienst om problemen te voorkomen. Ook hier geldt: een kilometerregistratiesysteem waarbij elke bestuurder met een eigen sleutel inlogt, maakt de administratie een stuk eenvoudiger.

3. Waar moet een sluitende kilometerregistratie aan voldoen?

Nu je weet wanneer een kilometerregistratie nodig is, lees je hier waaruit die moet bestaan. Let op: dit geldt voor een volledige registratie, niet de vereenvoudigde variant voor bestelauto’s. Lees ook ons artikel over hoe een sluitende kilometerregistratie eruit ziet.

Een sluitende kilometerregistratie bevat altijd de volgende voertuiggegevens:

Het merk van de auto
Het type auto
Het kenteken van de auto
De periode waarin je de auto hebt gebruikt

Per rit wordt vermeld:

De datum
De begin- en eindstand van de kilometerteller
Het vertrek- en aankomstadres (had je een afspraak en reed je er heen én terug, dan zijn dat 2 aparte ritten)
De route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
Of het een privérit of zakelijke rit betreft
De privé-omrijkilometers als je tijdens één rit zowel zakelijk als privé hebt gereden

4. Hoe een kilometerregistratie bijhouden?

Er zijn meerdere manieren. Hoe je het ook doet, zorg dat het klopt. Een naheffing en boete van de Belastingdienst wil je niet krijgen. De meest gebruikte methoden zijn:

4.1 GPS kilometerregistratiesystemen (aanbevolen)

De meest betrouwbare methode is een GPS kilometerregistratiesysteem. Dit systeem wordt in de auto gemonteerd en houdt automatisch alle ritten en kilometers bij, zonder dat je iets hoeft te doen. Het systeem start vanzelf als je gaat rijden, verstuurt de gegevens naar een beveiligde online omgeving en je downloadt alles naar Excel of PDF wanneer je dat nodig hebt.

Voordelen op een rij:

Volledig automatisch, geen handmatig werk
Altijd sluitend en fiscaal correct
Direct inzichtelijk via de TrackJack app en het online portaal
Exporteerbaar als PDF of Excel voor de Belastingdienst of boekhouder
Gecertificeerd met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, 100% geaccepteerd door de Belastingdienst

Bekijk onze GPS kilometerregistratie oplossingen, al vanaf €6,65 per maand.

4.2 Handmatige kilometerregistratie bijhouden

Je kunt een kilometerregistratie ook handmatig bijhouden in een schriftje of spreadsheet. In de praktijk betekent dit: uitstappen om een straatbordje te lezen, weer instappen, bijschrijven en dan pas wegrijden. Het is tijdrovend, foutgevoelig en een vergeten rit is zo gemaakt, met alle fiscale gevolgen van dien. Vrijwel gratis, maar ook het minst betrouwbaar.

4.3 Apps voor kilometerregistratie

Er zijn ook smartphone-apps voor kilometerregistratie. Je opent de app voor je rit, vult je startlocatie in en beëindigt de rit na aankomst. Een semi-handmatige oplossing die nog steeds aandacht vraagt. Nadelen: de app kost batterij, als je telefoon leeg is klopt de registratie niet meer en vergeten starten is een veelgemaakte fout. Minder betrouwbaar dan een automatisch GPS-systeem.

5. Bewaartermijn kilometerregistratie

De Belastingdienst kan bij controle tot 7 jaar terug je kilometerregistratie opvragen, dus zorg dat je de registratie gedurende deze hele periode beschikbaar hebt. Met de TrackJack PRO Fiscaal worden ritten automatisch 7 jaar bewaard. Lees meer over de bewaartermijn voor je administratie.

6. Hoe controleert de Belastingdienst de kilometerregistratie?

De Belastingdienst controleert het gebruik van de auto van de zaak op verschillende manieren:

Mobiele controleteams scannen kentekens bij privébestemmingen zoals pretparken of de Ikea
Politiegegevens, denk aan snelheidsovertredingen of andere verkeersboetes buiten werktijd. Lees ook: kan de werkgever een verkeersboete onbelast vergoeden?
Garagegegevens, bij onderhoud wordt de kilometerstand genoteerd en kan worden vergeleken met je registratie
ANPR-camera’s, kentekens, locatie, datum en tijdstip worden verzameld en vergeleken met referentiebestanden. Opvallende gegevens worden zeven werkdagen bewaard

7. Boetes bij een foutieve kilometerregistratie

De boetes van de fiscus zijn niet mals. Klopt de kilometerregistratie niet of blijft bijtelling ten onrechte achterwege? Dan riskeer je:

Een verzuimboete van €4.222 (80% van de maximale boete van €5.278) als er onterecht geen bijtelling is berekend
Bij een onjuiste kilometerregistratie kan de boete oplopen tot €5.278
Bij grove schuld bedraagt de vergrijpboete 40% van het nageheven bedrag
Bij opzet of een aantoonbaar valse registratie kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het verschuldigde bedrag

Lees meer over boetes bij een onvolledige kilometerregistratie en hoe je die voorkomt.

8. Auto van de zaak met meerdere bestuurders

Als meerdere medewerkers in dezelfde auto rijden, is het belangrijk om bij te houden wie welke rit heeft gereden. Komen er vragen over een rit op een bepaald tijdstip, dan moet je kunnen aantonen wie er reed.

Met een GPS kilometerregistratiesysteem van TrackJack registreert elke bestuurder zich met een eigen ID key. Zo is per rit direct de juiste bestuurder vastgelegd, ook handig bij verkeersboetes.

9. Hoe onderscheid maken tussen privé en zakelijke kilometers?

Ritten zonder zakelijk karakter zijn privé. Ritten naar zakelijke adressen zijn zakelijk. Maar hoe zit het met woon-werkkilometers? Voor de bijtelling hebben ook woon-werkkilometers een zakelijk karakter. Voor de BTW-correctie op privégebruik van de auto vallen ze echter onder privé, dat is een belangrijk verschil. Lees meer over woon-werkverkeer: privé of zakelijk?

Heb je een gemengde rit, bijvoorbeeld naar een hockeyvereniging waar je kind speelt én waar je een zakelijke lunch hebt? Dan maak je zelf een eerlijke verdeling tussen het zakelijke en privédeel van die rit, bijvoorbeeld 50/50 als je de verhouding zo inschat.

Klaar om je kilometerregistratie te automatiseren?
Met TrackJack houd je automatisch een sluitende kilometerregistratie bij, fiscaal correct, altijd exporteerbaar en goedgekeurd door de Belastingdienst.

Bekijk onze kilometerregistratie oplossingen
Wil je dat we je bellen?