Bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak (personen- of bestelauto) kan worden voorkomen door het aanleveren van een kilometerregistratie als tegenbewijs dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto. Dit kan worden aangetoond door middel van een sluitende kilometerregistratie, wat met TrackJack zeer gemakkelijk gaat.
Voor bestelauto’s gelden daarnaast ook nog andere mogelijkheden
1. Als de bestelauto aan het einde van de werkdag op het terrein van de werkgever wordt geplaatst, is er sprake van een bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden. Dit soort bestelauto’s zijn volgens de wet uitgezonderd van de forfaitaire bijtelling.
2. Als tussen de werkgever en werknemer schriftelijk wordt overeengekomen dat het voor de werknemer verboden is een bestelauto privé te rijden, dan krijgt de werknemer geen bijtelling voor de bestelauto. De werkgever moet de verklaring bij de loonadministratie bewaren. Tevens is vereist dat de werkgever toezicht houdt op het naleven van het verbod én bij overtreding een passende sanctie oplegt aan de werknemer. Als passende sancties zijn door de fiscus genoemd:
- Een geldboete die in verhouding staat met de te betalen belasting over de bijtelling.
- Het verhalen door de werkgever op de werknemer van de nageheven loonbelasting .
- Of zelfs ontslag uit de dienstbetrekking.
Hoe kan de werkgever toezicht houden op het privégebruik?
De werkgever kan toezicht houden op het naleven van het verbod door bijvoorbeeld het controleren van de kilometerstanden, door na te gaan wanneer verkeersovertredingen zijn gemaakt, de hoeveelheid van de verbruikte brandstof te controleren en te controleren of buiten werktijd brandstof is getankt. Ook in dit geval is het gebruik van een kilometerregistratiesysteem van TrackJack een oplossing. Hierin kan je instellen een melding te ontvangen als de auto buiten kantooruren wordt gebruikt.
De werkgever dient zich te realiseren dat het risico op naheffing en boetes in geval van zo’n schriftelijk overeengekomen verbod op privégebruik geheel bij hem ligt. Bij een kilometeradministratie samen met een “Verklaring geen privégebruik” of bij een “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” voorkomt hij in principe dit risico.
Bestelauto
Wordt een bestelauto in verband met de aard van de werkzaamheden doorlopend en afwisselend door twee of meer werknemers gebruikt, dan kan worden volstaan met een eindheffing van € 300,00 per auto. De werkgever betaalt deze eindheffing aan de Belastingdienst. Op het loon van de werknemers vindt geen inhouding plaats.
Deze situatie zou zich kunnen voordoen bij een installatiebedrijf waarbij in een bepaalde week werknemer A op maandag en dinsdag een bepaalde bestelauto meeneemt, op woensdag en donderdag werknemer B en op vrijdag werknemer C, terwijl op de andere dagen in andere weken een totaal ander gebruik van de bedrijfsauto’s door de diverse medewerkers plaatsvindt. Als iemand ‘s avonds steeds dezelfde auto mee naar huis neemt, is er geen sprake van doorlopend wisselend gebruik. Van doorlopend afwisselend gebruik is ook geen sprake als er bij een bedrijf bijvoorbeeld twee werknemers en twee bestelauto’s zijn die dagelijks worden afgewisseld.
