Wat is een sluitende kilometerregistratie?
Een sluitende kilometerregistratie is een overzicht waarin alle ritten volledig, juist en controleerbaar zijn vastgelegd. Dat betekent: géén ontbrekende gegevens, een doorlopende kilometerstand en een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privéritten.
Een sluitende registratie is verplicht als je:
- In een auto van de zaak rijdt en bijtelling wilt voorkomen
- Je privéauto zakelijk gebruikt en kilometervergoeding wilt ontvangen
- Aanspraak wilt maken op fiscale aftrek of vrijstellingen
Meer over deze regels vind je op de website van de Belastingdienst.
Welke gegevens zijn verplicht per rit?
De Belastingdienst stelt de volgende gegevens verplicht per rit. Ontbreekt er één gegeven, dan kan de fiscus je registratie afkeuren ook als de rest wél klopt.
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres (straat + plaats)
- Aantal gereden kilometers
- Ritcategorie: zakelijk of privé
- Doel van de rit (bij zakelijke ritten verplicht)
- Vermelding van afwijkende routes (indien van toepassing)
Een sluitende kilometerregistratie bevat al deze gegevens per rit. Lees ook: wat doe je als je kilometerregistratie niet klopt?
Veelgemaakte fouten bij de kilometerregistratie
Een registratie is niet sluitend als:
- Er ritten ontbreken
- Alleen zakelijke ritten worden genoteerd ook privéritten moeten erin
- Kilometerstanden niet logisch doorlopen
- Ritdoelen of adressen ontbreken
- Ritten achteraf worden ingevuld en fouten bevatten
- De registratie niet aansluit op de werkelijke kilometerstand van het voertuig
De tip van trackJack: gebruik altijd een systeem dat alles automatisch en realtime registreert.
Sluitende kilometerregistratie voor een leaseauto
Rijd je in een leaseauto? Dan gelden dezelfde eisen. Je moet kunnen aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, anders volgt automatisch bijtelling. Lees alles over een sluitende kilometerregistratie voor je leaseauto.
Hoe lang moet je de registratie bewaren?
De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controleren. Je bent verplicht je kilometerregistratie minimaal zeven jaar te bewaren. Met de TrackJack PRO Fiscaal worden ritten automatisch zeven jaar bewaard – volledig conform de fiscale bewaarplicht. Lees meer over de bewaartermijn voor je administratie.
Hoe controleert de Belastingdienst je kilometerregistratie?
De Belastingdienst vergelijkt je registratie met andere bronnen: tankbonnen, parkeertickets, verkeersboetes en camerabeelden. Is er een tegenstrijdigheid? Dan verschuift de bewijslast naar jou. Zonder sluitend systeem is dat bijna onmogelijk aan te tonen. Lees ook: waarom het bijhouden van een kilometerregistratie zo belangrijk is.
Automatisch een sluitende kilometerregistratie bijhouden
De eenvoudigste manier om altijd een sluitende registratie te hebben? Een automatisch GPS-systeem dat elke rit realtime vastlegt inclusief alle verplichte gegevens. Je hoeft zelf niets in te vullen en exporteert met één klik een rapport naar PDF of Excel.
Trackjack biedt hiervoor twee oplossingen:
- TrackJack PRO Fiscaal gecertificeerd met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, 100% fiscaal correct, professioneel ingebouwd
- TrackJack GO! plug-and-play via de OBD2-poort, direct zelf te installeren
Weet je niet welke oplossing bij jou past? Gebruik de chat of lees onze 8 tips voor een sluitende kilometerregistratie.
Veelgestelde vragen over de sluitende kilometerregistratie
Wat is een sluitende kilometerregistratie?
Een sluitende kilometerregistratie is een volledig en controleerbaar overzicht van alle gereden ritten, inclusief datum, kilometerstanden, adressen, ritcategorie en ritdoel. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de registratie afkeuren.
Welke gegevens zijn verplicht in een kilometerregistratie?
Verplicht per rit: datum, begin- en eindkilometerstand, vertrek- en aankomstadres, aantal kilometers, ritcategorie (zakelijk of privé) en het doel van de rit bij zakelijke ritten. Bij afwijkende routes moet je die ook vermelden.
Moet ik ook privéritten registreren?
Ja. Een sluitende registratie bevat álle ritten ook privéritten. Registreer je alleen zakelijke ritten, dan is de registratie per definitie niet sluitend en kan de fiscus bijtelling opleggen.
Hoe lang moet ik mijn kilometerregistratie bewaren?
Minimaal zeven jaar. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controleren. TrackJack bewaart ritten automatisch zeven jaar.
Wat als mijn kilometerregistratie niet sluitend is/
Dan riskeert de Belastingdienst alsnog bijtelling op te leggen over het hele jaar, plus een boete. Lees wat je kunt doen als je kilometerregistratie niet klopt.
Gerelateerde kennisbank artikelen
- 8 tips voor een sluitende kilometerregistratie
- Kilometerregistratie bijhouden – zo doe je dat
- Kilometerregistratie vergeten – wat nu?
- Sluitende kilometerregistratie voor je leaseauto
- Bijtelling voorkomen – hoe werkt dat?
- Bewaartermijn administratie Belastingdienst
- Kan de werkgever een verkeersboete onbelast vergoeden?
Nooit meer zorgen over je kilometerregistratie?
Met Trackjack wordt elke rit automatisch vastgelegd – fiscaal correct, compleet en altijd exporteerbaar. Geen handmatig werk, geen fouten, geen boetes.