Rittenregistratie meerdere bestuurders

Wordt een bedrijfsauto door meerdere medewerkers gebruikt? Dan stelt de Belastingdienst aanvullende eisen aan de rittenregistratie. Het is niet alleen belangrijk dat alle ritten worden geregistreerd, maar ook wie er in de auto zat. In dit artikel lees je hoe rittenregistratie met meerdere bestuurders werkt en hoe je dit slim organiseert.

Waarom is bestuurderregistratie verplicht?

Bij een auto die door meerdere personen wordt gebruikt, moet de Belastingdienst kunnen bepalen wie verantwoordelijk is voor welke ritten. Elke bestuurder heeft immers zijn eigen bijtellingsplicht en zijn eigen grens van 500 privékilometers per jaar. Zonder duidelijke koppeling tussen rit en bestuurder is de registratie niet sluitend.

Lees meer over wie verantwoordelijk is voor de rittenregistratie.

Wat moet er per bestuurder worden vastgelegd?

Per rit moet duidelijk zijn:

Naam van de bestuurder
Datum en tijdstip van de rit
Vertrek- en aankomstadres
Begin- en eindstand kilometerteller
Karakter van de rit: zakelijk, privé of woon-werk

Dit geldt voor elke bestuurder afzonderlijk. Lees meer over alle verplichte gegevens per rit.

Hoe organiseer je dit praktisch?

Handmatig bijhouden bij meerdere bestuurders is complex. Elke medewerker moet zelf ritten invoeren, en fouten of vergeten ritten zijn snel gemaakt. Zeker in een drukke werkomgeving leidt dit al snel tot een onvolledige registratie.

Met een automatisch GPS-systeem van TrackJack krijgt elke bestuurder een eigen ID key om in te scannen als hij in de auto stapt. Zo worden ritten automatisch aan de juiste persoon gekoppeld. Elke bestuurder heeft zijn eigen overzicht en kan privéritten zelf markeren.

Wat als een auto door een pool van medewerkers wordt gedeeld?

Bij een poolauto die wisselend wordt gebruikt door verschillende medewerkers, is goede registratie extra belangrijk. Elke medewerker moet individueel kunnen aantonen dat hij of zij minder dan 500 kilometer per jaar privé heeft gereden. Zonder persoonsgebonden registratie is dit onmogelijk te bewijzen.

TrackJack ondersteunt poolauto’s door per rit automatisch de bestuurder vast te leggen. Het systeem is schaalbaar voor wagenparken van elke omvang.

Privérit of zakelijke rit: wie bepaalt dat?

Elke bestuurder is zelf verantwoordelijk voor het correct markeren van zijn of haar ritten. Een privérit moet als privé worden geregistreerd, ook als de auto zakelijk is. Laat je dit na, dan riskeert de medewerker een naheffing bij controle door de Belastingdienst.

Lees meer over hoe je ritten correct markeert als privé of zakelijk.

Veelgestelde vragen rittenregistratie meerdere bestuurders

Moet elke bestuurder een eigen registratie bijhouden?

Ja. De Belastingdienst beoordeelt de bijtelling per persoon. Elke bestuurder moet afzonderlijk kunnen aantonen dat hij of zij onder de 500 privékilometergrens blijft.

Kan één GPS-tracker voor meerdere bestuurders worden gebruikt?

Ja, met TrackJack is dat mogelijk. Met bestuurdersidentificatie wordt elke rit automatisch aan de juiste persoon gekoppeld. Zo heeft elke medewerker een eigen sluitende registratie.

Wie is verantwoordelijk als de registratie niet klopt?

Zowel de werkgever als de werknemer kunnen aansprakelijk zijn. Lees meer in ons artikel over de verantwoordelijkheid voor de rittenregistratie.

Meerdere bestuurders, één sluitende registratie?
Met TrackJack koppel je elke rit automatisch aan de juiste bestuurder. Fiscaal correct, per persoon inzichtelijk en altijd klaar voor de Belastingdienst.

Vraag een offerte aan
Bekijk onze GPS systemen

Gerelateerde kennisbank artikelen

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →