Rittenregistratie exporteren

Je hebt keurig alle ritten bijgehouden. Maar dan komt de belastingaangifte, de accountant vraagt om een overzicht, of de Belastingdienst vraagt je administratie op. Dan wil je je rittenregistratie exporteren naar een overzichtelijk bestand. In dit artikel lees je hoe dat werkt, welke formats je nodig hebt en hoe TrackJack dit automatisch voor je regelt.

Waarom je rittenregistratie exporteren belangrijk is

Een digitale rittenregistratie die alleen in een app of online systeem staat, is niet altijd voldoende. De Belastingdienst, je accountant of leasemaatschappij wil vaak een exporteerbaar bestand dat je kunt aanleveren, printen of archiveren. Exporteren is ook belangrijk voor:

Je jaarlijkse belastingaangifte
Controle door de Belastingdienst
Declaraties bij je werkgever
Kilometeroverzichten voor je leasemaatschappij
Archivering conform de 7-jaar bewaartermijn

Welke exportformats heb je nodig?

PDF exporteren

Een PDF-export is ideaal voor het aanleveren aan de Belastingdienst of accountant. Het bestand is niet bewerkbaar, ziet er professioneel uit en bevat alle verplichte gegevens per rit overzichtelijk op een rij. TrackJack genereert automatisch een fiscaal overzicht als PDF, klaar om in te leveren.

Excel exporteren

Een Excel-export is handig als je zelf wilt rekenen, filteren of de gegevens wilt verwerken in een ander systeem. Je boekhouder kan er direct mee werken. TrackJack exporteert alle ritgegevens als een overzichtelijk Excel-bestand met alle kolommen die de Belastingdienst vereist.

Wat moet er in de export staan?

De Belastingdienst stelt eisen aan de inhoud van je rittenregistratie. Een correcte export bevat minimaal:

Merk, type en kenteken van de auto
De periode waarover de registratie loopt
Per rit: datum, begin- en eindkilometerstand
Vertrek- en aankomstadres per rit
Karakter van de rit: zakelijk, privé of woon-werk
Eventuele omrijkilometers met toelichting

Lees meer over welke gegevens verplicht zijn per rit.

Handmatig exporteren vs. automatisch

Houd je je ritten bij in een schriftje of eigen Excel-bestand? Dan moet je zelf een export samenstellen die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dat is tijdrovend en foutgevoelig. Eén ontbrekende rit of verkeerde kilometerstand kan je registratie ongeldig maken.

Met TrackJack exporteer je met één klik een volledig en fiscaal correct overzicht. Het systeem heeft alle gegevens al automatisch vastgelegd, zodat je export altijd compleet en kloppend is. Lees meer over hoe de Belastingdienst je registratie controleert.

Hoe vaak moet je exporteren?

Er is geen wettelijke verplichting om op een vaste frequentie te exporteren. Wel is het verstandig om:

Jaarlijks een volledige export te maken na afloop van het kalenderjaar
Tussentijds te exporteren als je werkgever of accountant erom vraagt
Direct te exporteren als de Belastingdienst je administratie opvraagt
Elk jaar een archief op te slaan conform de 7-jaar bewaartermijn

Rittenregistratie exporteren met TrackJack

In het TrackJack portaal en de app kun je op elk moment je rittenregistratie exporteren. Je kiest zelf de periode, het voertuig en het gewenste format: PDF of Excel. Het systeem genereert het bestand automatisch met alle fiscaal verplichte gegevens. Ritten die je als privé hebt gemarkeerd worden apart weergegeven, zodat het onderscheid zakelijk en privé direct duidelijk is.

TrackJack werkt met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, wat betekent dat de Belastingdienst de export zonder discussie accepteert als bewijs.

Veelgestelde vragen rittenregistratie exporteren

Kan ik mijn rittenregistratie als PDF aanleveren bij de Belastingdienst?

Ja. Een PDF-export van een gecertificeerd systeem met Keurmerk RitRegistratieSystemen wordt door de Belastingdienst geaccepteerd als sluitend bewijs.

Moet ik de export zelf bewaren of doet TrackJack dat?

TrackJack bewaart je ritgegevens automatisch 7 jaar in de beveiligde online omgeving. Je kunt op elk moment een nieuwe export maken. Het is wel verstandig jaarlijks zelf een kopie op te slaan.

Wat als ik vergeten ben ritten te markeren als privé?

In het TrackJack portaal kun je ritten achteraf aanpassen en als privé markeren, voordat je exporteert. Lees meer over ritten correct markeren als privé of zakelijk.

Rittenregistratie met één klik exporteren?
Met TrackJack exporteer je altijd een fiscaal correcte PDF of Excel, klaar voor de Belastingdienst of je accountant.

Vraag een offerte aan
Bekijk onze GPS systemen

Gerelateerde kennisbank artikelen

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →