De bewaartermijn administratie Belastingdienst is een belangrijk aandachtspunt voor elke ondernemer. Of je nu een eenmanszaak hebt of een MKB-bedrijf runt, je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle basisgegevens die de Belastingdienst nodig heeft om je belastingpositie te kunnen controleren.
In dit artikel lees je welke gegevens onder deze bewaarplicht vallen, welke uitzonderingen er zijn en hoe de regels zich verhouden tot de privacywetgeving (AVG). De bewaartermijn administratie Belastingdienst is iets waar elke ondernemer rekening mee moet houden
Wat is de wettelijke bewaartermijn voor administratie?
De standaard bewaartermijn voor administraties is 7 jaar. Dit betreft onder andere:
- Het grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Inkoop- en verkoopadministratie
- Loonadministratie
Let op: de 7 jaar gaat in na afloop van het boekjaar waarin de gegevens betrekking hebben, dus niet vanaf de transactiedatum.
Uitzonderingen op de bewaarplicht
Sommige gegevens kennen een langere bewaartermijn. Bijvoorbeeld:
- Gegevens over onroerend goed: 10 jaar
- Levering van elektronische diensten of telecomdiensten binnen de EU: 10 jaar
Voor overige gegevens buiten de basisadministratie kan soms met de Belastingdienst worden afgesproken dat ze korter bewaard mogen blijven.
Meer info: Belastingdienst: administratie bewaren
Bewaartermijn kilometerregistratie
Gebruik je een auto van de zaak en wil je bijtelling voorkomen? Dan mag je niet meer dan 500 kilometer privé rijden per jaar. In dat geval moet je een sluitende kilometerregistratie bijhouden en 7 jaar bewaren.
Met een TrackJack systeem worden deze ritgegevens automatisch vastgelegd en opgeslagen. Controleer wel regelmatig of je de gegevens tijdig downloadt, want leveranciers zijn niet verplicht om ze langer dan 7 jaar te bewaren.
Bewaarplicht vs. AVG: hoe zit dat?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte regels aan het bewaren van persoonsgegevens. Leveranciers van rittenregistratiesystemen mogen gegevens van ritten slechts 7 jaar bewaren vanaf de datum van de rit. Daarna moeten ze automatisch verwijderd worden.
Voor jou als ondernemer geldt de fiscale bewaarplicht, dus je moet deze gegevens wel lokaal opslaan om aan de eisen van de Belastingdienst te blijven voldoen.
Meer info: Autoriteit Persoonsgegevens: bewaartermijn persoonsgegevens
Wat als je de bewaartermijn niet naleeft?
Als je geen gegevens kunt aanleveren binnen de bewaartermijn administratie van de Belastingdienst, riskeer je boetes. Bij fouten in bijvoorbeeld kilometerregistratie kunnen deze oplopen tot € 5.278, met mogelijk extra vergrijpboetes in het geval van opzet of grove nalatigheid. Leer hier meer over: vergrijpboete
Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten, fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →
Lees ook
- Kilometerregistratie bijhouden: de complete gids
- Rittenregistratie eisen Belastingdienst
- Boete onvolledige kilometerregistratie voorkomen
- Controle rittenregistratie door de Belastingdienst
- Keurmerk RitRegistratieSystemen
