Medewerkers van autodealerbedrijven rijden vaak in demoauto’s. Daardoor wisselen zij regelmatig van auto. Ook medewerkers van merkonafhankelijke autobedrijven met een auto van de zaak zullen in de praktijk regelmatig wisselen van auto. Om het bedrag van de bijtelling te kunnen berekenen, is een praktische regeling getroffen.
Deze regeling ziet er als volgt uit:
- De bijtelling wordt per dag bepaald;
- Als de werknemer aan het eind van de werkdag een auto meeneemt, geldt voor die dag de catalogusprijs van die betreffende auto;
- Werkt de werknemer op een bepaalde dag niet (verlof/ziekte/weekend) en heeft hij een auto meegenomen, dan geldt de catalogusprijs van de auto die voor het laatst meegenomen is en nog niet naar de zaak is teruggebracht;
- Als de werknemer geen auto meeneemt, dan geldt de catalogusprijs van de auto waarover de afgelopen twee maanden de meeste keren bijtelling is berekend.
Toezicht op juistheid en de volledigheid van de administratie
Volgens de ‘Handreiking toezicht’ van de belastingdienst moet de werkgever toezicht houden op de juistheid en de volledigheid van de administratie. In dat kader moet de werkgever minimaal eens per loontijdvak (meestal dus eens per maand) controleren welke auto’s afwezig zijn, moet hij die afwezigheid kunnen verklaren en moet hij controleren of er werknemers zijn die op die dag geen auto hebben meegenomen. Informatie van buiten, zoals verkeersboetes of schademeldingen, moeten worden gecontroleerd met de bijtellingsadministratie.
Ter beperking van de administratieve lasten heeft BOVAG Autodealers met de belastingdienst een convenant afgesloten over de wijze van administreren en controleren van de bijtelling van medewerkers van autobedrijven.
Bijtelling op vaste auto
Binnen de autobranche kan de bijtelling ook gebaseerd worden op een vaste auto, mits de werknemer niet te vaak van auto wisselt. Werkgever en werknemer moeten hiervoor een schriftelijke overeenkomst opstellen. De bijtelling wordt dan berekend over de in die overeenkomst opgenomen vaste auto. Dit wordt eenmalig in de administratie geregistreerd en vervolgens bij wijziging van de vaste auto.
Op dagen dat de werknemer de vaste auto niet kan gebruiken en een vervangende auto heeft, kan de grondslag voor de bijtelling toch op de vaste auto gebaseerd worden.
Wel moet dan aan vier voorwaarden worden voldaan:
- De werknemer kan de vaste auto om zakelijke redenen niet gebruiken. De vaste auto heeft bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt of is door een klant meegenomen voor een proefrit;
- De werknemer gebruikt maximaal 15 dagen per kalenderjaar een vervangende auto;
- De werknemer gebruikt een vervangende auto maximaal 5 aaneengesloten dagen;
- De gegevens van de vervangende auto worden vastgelegd en bewaard in de loonadministratie.
Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, moet bijtelling tijdsevenredig berekend worden over de vervangende auto.
