TrackJack is wederom het gesprek aangegaan met Heleen Elbert, de expert in Nederland op het gebied van alles dat met autobelastingen te maken heeft. Vandaag spreken we over de Belastingdienst, boetes, bijtelling en de ritregistratie.
De overheidsorganisatie achter aangiften, toeslagen en aftrekkosten. Maar ook de bijtelling, mogelijke boetes die erbij komen, youngtimer regeling en veel meer auto gerelateerde zaken. De Belastingdienst. We hebben er allemaal wel een eigen gevoel bij, en vandaag duiken we wederom de diepte met Heleen Elbert, fiscaal jurist en de expert in Nederland op het gebied van alles dat met autobelastingen te maken heeft.
MICHA: Tegenover me in de studio zit Heleen Elbert. Heleen, welkom terug.
HELEEN: Dank je wel.
MICHA: Leuk dat je er wederom bent. We weten inmiddels naar aanleiding van de vorige aflevering al de voorkeuren die je hebt qua auto, wat je hebt gereden en wat er mogelijk in de toekomst aan zit te komen. Er zijn volgens mij nog geen aanbiedingen geweest. Ik wilde eigenlijk deze tijd gebruiken om dan kort te horen wat jouw ervaringen zijn bij de Belastingdienst. Want dat is waar we het deze aflevering over gaan hebben.
HELEEN: Ja, natuurlijk. Leuk. Ik heb jaren met heel veel plezier bij de Belastingdienst gewerkt. Ik ging onder meer over de bijtelling die toen nog in de inkomstenbelasting zat, zelfs voor werknemers. Mijn ervaringen zijn wat dat betreft aan de andere kant van het bureau zeg maar. Als adviseur heb je natuurlijk wat andere ervaringen dan als inspecteur. Als inspecteur is het grote voordeel dat je en veel, veel, veel meer informatie hebt, dat voor jou maakt het natuurlijk geen hout uit of er een rechtszaak van komt of niet. Je werkt niet op provisiebasis en ja, zo’n rechtszaak, normaal als adviseur denk je van ja hè, voor duizend euro moet je procederen, maar als inspecteur maakt het helemaal niks uit.
En je hebt natuurlijk een ultieme machtspositie. En je zegt gewoon, dit aanbod geldt tot twaalf uur en ik hoor het wel. Nou ja, honderd procent belt dan oké, akkoord. Het heeft mij wel geleerd dat je ook als inspecteur moet je uiteraard redelijk met dingen omgaan, vanzelfsprekend. Alleen wat is het nadeel als je inspecteur bent? Dan zie je heel veel narigheid. Je ziet heel veel zaken waar dat misgaat. Dus je krijgt ondanks alles een beetje een vertekend beeld van de werkelijkheid. Je denkt eigenlijk dat de meeste mensen er zitten om jou te flessen. En ik zeg het nou heel zwartwit hè, maar dat is ook niet zo. Maar weet dat je als inspecteur een wat ander beeld van de mensheid hebt dan in het werkelijke leven reëel zou zijn.
MICHA: Want de gevallen waarop alles goed is geregeld en netjes wordt aangeleverd…
HELEEN: Die zie je niet.
MICHA: Nee.
HELEEN: Dus ja, het komt pas bij jou terecht als er al rotzooi is. Dus je hebt op een gegeven moment het idee dat er alleen maar rotzooi is. En ik zet het een beetje extra zwaar aan, maar weet dat het als inspecteur maakt het niks uit of ik iemand gelijk geef of niet, ik moet gewoon het gevoel hebben dat het klopt. Hè een deel is zwartwit, maar het grootste deel is grijs.
En als ik eenmaal iemand niet vertrouw is het ook heel moeilijk om dat vertrouwen terug te winnen, terwijl als je denkt van nou ja weet je wat, die mensen hebben een foutje gemaakt. Ach, het zal wel. Dat je dan veel eerder geneigd bent om tegemoet te komen. Het is gewoon een groot deel menselijk contact. En weet ook dat als inspecteur dat je uiteraard ook de rechter nog hebt en dat die er soms heel wat anders over denkt dan je als inspecteur denkt.
MICHA: Ja. En dat kan aan de goede of slechte kant op vallen?
HELEEN: Ja, zeker. Alleen als inspecteur heb je gewoon veel meer middelen. En veel meer tijd. En macht. En dat mis ik weleens. Maar nee, als adviseur zit je natuurlijk aan de andere kant van het spectrum. En ik merk weleens dat heel veel adviseurs en ook heel veel berijders van auto’s dat ze zeggen ja, maar dit kan toch niet? Dit gaan ze toch niet doen? En dat ze echt heel erg met de hakken in het zand gaan zitten en zeggen van nou ja, ga maar boeven vangen. Maar daar win je de oorlog niet meer hè.
Mijn praktische tip is altijd: bedenk eens wat voor die inspecteur van belang is. Voor die inspecteur is van belang dat als ik iemand gelijk geef en mijn collega of mijn teamleider kijkt in het dossier dat ze niet zeggen van nou Heleen, dat jij daarin bent getrapt. Hè, dus het doel van een gesprek met de fiscus is niet het tegenover elkaar staan. Het doel van een gesprek met de fiscus is die inspecteur informatie aanleveren waarop die inspecteur met een gerust hart tegen zijn collega kan zeggen van ja zie je wel, ik heb hem terecht gelijk gegeven. Je zorgt gewoon voor de informatievoorziening van de inspecteur, dat is jouw rol. Je moet hem gewoon argumenten geven om jou gelijk te geven. Dus niet tegenin, gewoon ernaast gaan staan.
MICHA: Dat is een hele mooie, vind ik.
HELEEN: Ja. Voor mijn gevoel werkt dat het beste in de praktijk. Want het maakt de inspecteur echt niet uit of je die bijtelling krijgt of niet. Ik bedoel, het is niet dat er een eindejaarsbonus tegenover staat van nou, ik heb twintig keer een bijtelling toegepast.
MICHA: Oké, nou ik denk dat dat wel een hele goede gedachtegang is. En misschien ook wel een mooie brug naar dat gesprek dat je noemt. Want wanneer kom je als zakelijke rijder dan eigenlijk in aanraking met de Belastingdienst of met een inspecteur? Hoe komt dat tot stand?
HELEEN: Nou je hebt als inspecteur uiteraard de belastingcontroles. Die gaan bijvoorbeeld bij bedrijven en dan wordt er om de zoveel jaar wordt een bedrijf eruit geplukt zeg maar. Dat kan vanwege een branche zijn, dat kan vanwege een verhaal zijn, dat kan vanwege een actie zijn hè, daar valt niks over te zeggen. Dan komt er bijvoorbeeld een controleur op bezoek. En de controleur die legt je hele boekhouding door en die kijkt uiteraard ook naar de auto. En die stelt er ook vragen over en ja, als die denkt dat daar gecorrigeerd moet worden, dan legt die een correctie op.
Ja, je kunt ook als inspecteur zelf denken van nou, dat bedrijf wil ik toch wel iets nader bekijken. Dus het is ja, een deel afhankelijk van de persoonlijke indruk die je hebt en een groot deel is het gewoon toeval. Want ja, het grootste deel van de aangifte kijkt niemand naar en dat kan überhaupt niet. Ik denk dat meer dan 95 procent er zo door gaat en het is meer steekproefsgewijs. Maar als je ooit een keer in het verleden iets hebt gehad op bijtellingsgebied, dan is die kans groter dat je nu daar wat van krijgt. En als je een verklaring hebt aangevraagd zoals die verklaring geen privégebruik auto, of die verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, dan is mijn gevoel dat je ook wat meer kans hebt op vragen. Dat is puur mijn gevoel, omdat die verklaringen nog niet bestonden toen ik bij de Belastingdienst werken.
MICHA: Duidelijk oké. Maar ook wel redelijk logisch als je natuurlijk aangeeft, ik gebruik hem enkel zakelijk, en jij staat op zaterdag toch bij de IKEA. En want is dat misschien ook wel weer een logische vervolgstap. Is het zo dat dan de IKEA of een Efteling of een bouwmarkt een plek is waarbij er wordt gescand, er wordt gekeken hé dat is ook gek eigenlijk, dat hier nu een voertuig van dit bedrijf staat?
HELEEN: Dat kan. Ik weet wel dat je gevraagd werd als je op vakantie ging, om die busjes in de gaten gehouden. Als bij jou op de camping of bij het hotel een busje stond, dat je daar aantekening van maakte. Maar ik weet ook dat heel veel belastinginspecteurs zeiden van ‘ja dag’…
MICHA: Ik wil ook vakantie.
HELEEN: … het is wel goed. Dus logisch dat heel veel mensen dat weigeren. Maar nee, zeker. Als ik iemand zie waar ik een controle heb ingesteld en die zie ik op zaterdag bij de IKEA staan. Ja, ik bedoel het kan best wel zakelijk zijn, maar dan zou ik daar wel een vraag over stellen. Zeker.
MICHA: Want je moest een bureau ophalen voor het kantoor, of je moest daar wat leveren…
HELEEN: Dat kan best. Het kan hartstikke zakelijk zijn. Zelfs een bezoek aan de Efteling kan heel zakelijk zijn.
MICHA: Ja, dat is waar. Genoeg leveranciers die de Efteling moeten voorzien, van beveiliging tot horeca natuurlijk.
HELEEN: Ja, dat kan best. Of personeelsdag, of nou ja, verzin maar wat. Hè maar het is wel verdachter dan een kantoor in het centrum. Zeker.
MICHA: Ja, duidelijk. Om die rit er dan erbij te halen, dus richting de IKEA of gewoon richting een klant. Kan de Belastingdienst die ritten dan zomaar zien?
HELEEN: Nou op zich niet. Wat je hebt, je hebt natuurlijk al die camera’s, die camera-auto’s, je hebt die ANPR-camera’s, die automatic number-plate recognition die boven de A2 hangen, enzovoort. Er is in het verleden door de Belastingdienst gebruik van gemaakt om je bijtelling, in ieder geval je rittenregistratie te controleren. Toen heeft de rechter gezegd van joh, dat massaal ophalen, verzamelen en bewerken van die informatie, dat mag niet, want daar is geen wet voor. Dus je mag het niet massaal doen als Belastingdienst, maar je zou best wel ja, individueel kunnen doen.
Ik weet wel dat voor de motorrijtuigenbelasting, dat het weer wel mag, want daar zit wel een wet voor. Maar waar doe je het als inspecteur vaak mee? Dat zijn de gegevens van autobedrijven hè, de facturen die kun je opvragen. En welke gegevens heb je als inspecteur nog meer? Ja, met die gegevens van autobedrijven bedoel ik eigenlijk de kilometerstand hè, want die staat in de Nationale Auto Pas. En je hebt bijvoorbeeld snelheidsovertreding. Dus ja, als je iets wilt rommelen met je rittenregistratie, rij keurig binnen de marges, want anders heb je een probleem.
MICHA: Nou dat is wel een goede. Sowieso misschien handig voor de boetes, maar ook voor mocht je daar iets mee willen doen, dan ook handig om te weten. Oké dus je kan niet zomaar die ritten inzien, maar die moet je dus aanleveren als erom wordt gevraagd.
HELEEN: Ja.
MICHA: Wat is hetgeen wat die dan moet aantonen? Aan onze kant hebben we een auditfile die je aantrekkelijk zou kunnen aanleveren. Maar je hebt natuurlijk ook nog gewoon het klassieke schriftje. Mag dat?
HELEEN: Je hebt wel vaak dat een Belastingdienst zegt van ja, maar je moet een sluitende rittenregistratie hebben. En als je die inlevert moet het nog exact volgens onze specificaties zijn. Dat is niet zo, want in de wet staat, een rittenregistratie of ander bewijs. Dus je mag op welke manier dan ook bewijs aanleveren dat jij per jaar niet boven die vijfhonderd kilometer komt hè. Nou is het wel het makkelijkst als je die rittenregistratie hebt, en vooral als je geautomatiseerde hebt hè. Bijvoorbeeld met die stichting hè, het keurmerk rittenregistratie. Maar dat wil niet zeggen dat als je dat niet hebt, dat het niet klopt. Zeker niet.
MICHA: Alleen dat het tijdrovend is omdat jij elk ritje dat je maakt moet gaan zitten kliederen in je boekje?
HELEEN: Ja, je moet gaan zitten kliederen in je boekje. En stel dat dat niet klopt en de Belastingdienst zegt, wij willen het anders. Je mag hem ook twintig keer opnieuw maken. En dan zeggen ze ja, maar dat kan niet. Jawel, natuurlijk wel. Dat mag, je mag hem best wel opnieuw maken, geen enkel probleem. Het is wel zo dat als je hem opnieuw maakt, dat misschien de bewijskracht iets minder wordt, maar dat wil niet zeggen dat die niet klopt. Geen enkel probleem.
MICHA: Op het moment dat ik dan zo’n ritregistratie aanlever, waar let dan de Belastingdienst, of waar let je dan als adviseur op?
HELEEN: Nou dat is eigenlijk best wel simpel. Als inspecteur en als adviseur, tenminste wat ik doe ter voorbereiding op het feit dat het naar de fiscus gaat, is gewoon kijken met de routeplanner. Als inspecteur leg je hem naast de routeplanner, en als die afwijkt van de routeplanner zeg je ja, dat klopt niet, want hij wijkt af van de routeplanner. Als die gelijk is aan de routeplanner denk je van ja, die klopt niet, want niemand rijdt exact volgens de routeplanner. Dus de een of ander, het is allemaal… Ja, dus dat… Daar zitten altijd verschillen in hè.
Dat is net zoals als je een GPS-systeem gebruikt, daar zit ook altijd een afwijking in. Dus dat is geen enkel probleem. Je vergelijkt hem met de gegevens die je krijgt via de Nationale Auto Pas, dus de kilometerstand. En dat is die stand die op de factuur van het autobedrijf staat. Als dat afwijkt heb je daar ook vragen bij. Hoewel, ja ik denk dat je in de praktijk erbij aan kunt tekenen dat er bij een autobedrijf natuurlijk geen notaris zit die dan exact die kilometerstand opneemt. Maar weet wel ja, een tip eigenlijk vooraf, check dat even.
Je kijkt naar verkeersovertredingen hè. Als iemand dan ergens niet rijdt en er geflitst wordt aan de andere kant van het land, ja dan heb je toch wat uit te leggen. En benzinebonnen hè, dus brandstofbonnen. Ik zei altijd van ja, als iemand de ene keer 1 op 2 rijdt, de andere keer 1 op 24. Dan is het of met die rittenregistratie klopt iets niet, of ja de hele familie tankt met de tankpas van de zaak. Dat mag dan ook niet zakelijk gezien. Tenzij de hele familie voor dat bedrijf werkt uiteraard. Ik was daar heel stellig in, tot ik een keer een klant had bij wie dat echt speelde. En die zegt van ja, maar de ene keer heb ik een kraantje achterop, en die bedoelde gewoon echt een hijskraan, niet een gewone badkamerkraan of zo. En de andere keer niet. En hij zegt, daar zit mijn verbruiksverschil in. Ik denk ja, dat is ook wel, zit ook wel wat in hè. Dat vond ik ook een leermoment.
Het is niet zwartwit, het is echt niet zwartwit. En als inspecteur ook, als er afwijkingen in zitten… Ik ben weleens een keer naar de rechter gegaan ik zeg van nou, er zit zoveel honderd kilometer verschil in, dat kan niet kloppen. En die man zei ja, ik ben omgereden, ik heb file ontweken en weet ik veel wat. En ja, dat kan. Er zit altijd een afwijking in.
MICHA: Oké. Maar dus de uitspringers kunnen dus eenvoudige dingen zijn als je tankpas of gebruik, boetes en dergelijke.
HELEEN: Ja. En je mag zelfs de agenda opvragen, kom maar op die agenda. Zegt ze, ja maar het staat in mijn telefoon. Nou, kom maar op met die telefoon dan. En dan kijken mensen wel een beetje vreemd, maar dat mag.
MICHA: Nou ja, als je goed daarmee kunt aantonen dat jij op die plek moet zijn op een bepaald tijdstip was, dan is dat natuurlijk okay. Kan je ook iets vertellen over de gevolgen als je het niet op orde hebt? Want je noemt nu al de rechter een paar keer, boetes. Maar ook het volledig terugbetalen van die bijtelling heb ik over gehoord. Wat is de waarheid?
HELEEN: Nou ja, alles. Nee, want als iemand dan toch meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé heeft gereden, dan krijg je een bijtelling. En wat doe je dan meestal? Je gaat vier, vijf jaar terug. Dan kun je als inspecteur kiezen, leg je die naheffingsaanslag, leg je die op aan de werknemer zelf? Of leg je die op aan de werkgever? Dat mag je kiezen. Nou ik zou dan zelf eerder kiezen voor de werkgever. Die werkgever moet het maar weer zien terug te halen bij de werknemer. Dus je bent een jaar of vijf bijtelling kwijt. En bovendien kun je daar als inspecteur nog een boete bovenop zetten.
Dat doe je eigenlijk standaard hè, je begint standaard met een boete en standaard vijftig procent en dat mag volgens de wet. En volgens het besluit van de Belastingdienst zelf mogen ze beginnen met tachtig procent. Ja, dat is de vraag of dat überhaupt mag, maar je begint zo hoog mogelijk. En het heeft een praktische reden, omdat als inspecteur moet je die boete opleggen, maar je mag hem nooit meer omhoog. Dus als ik denk van ja, dit zijn goed bedoelende mensen en ik leg geen boete op en ik kom er later achter dat het een gigantische fraudezaak is, kan ik nooit meer een boete opleggen. Dus je begint altijd hoog en dan zak je.
En ik denk dat het ook wel een handige tip is voor de praktijk, kijk die bijtelling, wij moeten bewijzen, doen blijken, dat er niet boven die vijfhonderd kilometer uitgekomen wordt. Alleen de bewijslast voor de boete ligt bij de inspecteur en die moet dat onderbouwen. En dat vergeten ze vaak. Mocht je dat hebben, ik zou daar dan zo laat mogelijk over beginnen, omdat je anders die inspecteur in de gelegenheid stelt om alsnog wat te bedenken. Maar wat je vaak in de praktijk tegenkomt dat je zegt van, nou beste inspecteur, wat is dan de motivering voor die boete? Ja zegt die, maar iedereen weet toch dat er een bijtelling bestaat? Ik denk ja, dus? Hè. Ik zeg altijd van ja, ik weet ook dat de aarde rond is, is dat dan mijn schuld?
Dus die inspecteur moet echt onderbouwen waarom jij iets fout hebt gedaan. En dat is niet, iedereen weet toch dat er een bijtelling bestaat? Van kijk, het is zelfs op de reclame geweest op de televisie. Ik denk ja, het zal wel. Als je dat doet, gewoon doen, en als je dan naar de rechter gaat krijg je daarover gelijk, want dat slaat echt nergens op. Even tussen ons.
MICHA: Ja, dat is wel een hele praktische tip om mee te nemen, mocht het ooit ervan komen.
HELEEN: Ja en je kunt altijd dealen over de boete hoor. Ze zeggen van niet, maar het allerlaatste gesprek…
MICHA: Ze hebben een beetje marge?
HELEEN: Ja dan zeg je van nou ja weet je, oké die bijtelling á la. Maar ik voel mij persoonlijk heel bezwaard door die boete. Zeggen ze ja, kunnen we niet over spreken. Maar er is soms nog wel wat aan te doen.
MICHA: Oké. Eigenlijk als ik het samenvat is het zo dat je gewoon als je gewoon netjes op orde hebt, je eigenlijk niks te vrezen hebt van de Belastingdienst.
HELEEN: Nee.
MICHA: Je er ook geen zorgen om hoeft te maken. De Belastingdienst kan niet zomaar in de ritten kijken, maar op het moment dat erom wordt gevraagd zou je het dan moeten kunnen aantonen.
HELEEN: Je bent verplicht om alles te laten zien wat de inspecteur belangrijk vindt voor het regelen van jouw aangifte. Dus als die inspecteur zegt, kom maar op met die agenda, met die iPhone en alles. Moet je dat laten zien.
MICHA: Ja, duidelijk. Oké en nou, je hebt ook verteld waar ze op letten, best wel wat goede praktische tips hè daarbij. Dan heb ik eigenlijk nog een laatste vraag, een beetje een zijspoor. Op het moment dat ik een privéauto rij die ik zakelijk gebruik als zzp’er of als in loondienst, dat je een keer een uitstap maakt. Wat mag ik dan declareren volgens de Belastingdienst?
HELEEN: Nou er is volgens de wet is daar negentien cent belastingvrij. Dus als je ondernemer bent is het negentien cent per kilometer die je van je winst af kunt trekken. Dat is wel negentien cent per zakelijke kilometer, inclusief woonwerk. Ben je werknemer? Dan mag de werkgever jou vrijgesteld negentien cent per kilometer, per zakelijke kilometer, verstrekken. Geeft die meer? Prima, maar dat is dan belast. En that’s it.
MICHA: Ik wil nog even langs de wasstraat voordat ik naar mijn afspraak ga met die privéauto.
HELEEN: Veel plezier, maximaal negentien cent per zakelijke kilometer.
MICHA: Ik heb het idee dat als ik nu bijvoorbeeld de ruitenwisservloeistof noem dat dat hetzelfde…
HELEEN: Hetzelfde. Parkeerkosten, allemaal krijg je niet als je een eigen vervoermiddel hebt. Dan is het gewoon negentien cent per kilometer. En stel dat je van je baas tien cent per kilometer krijgt, nou dan heb je dus nog negen cent ruimte. Maar alles met eigen vervoer is maximaal negentien cent per kilometer.
En als ik zelf dan parkeer, ik heb pas moest ik in Rotterdam zijn. Nou, dat parkeergeld is een paar tientjes zeg maar voor een halfuurtje. Nou ja, ik overdrijf misschien wat. Maar dat is voor mij als ondernemer, ik heb negentien cent per kilometer en dat parkeergeld is dus eigenlijk voor mijn eigen rekening. Punt. Nieuw roetfilter, hartstikke leuk, maximaal negentien cent per zakelijke kilometer.
MICHA: Duidelijk. Nou daar is niet veel aan af te dingen heb ik het gevoel. En eigenlijk met deze laatste vraag is er ook een einde gekomen aan deze aflevering en aan deze reeks TrackJack podcast. Heleen, we hebben je twee keer mogen ontvangen. Hartstikke bedankt voor je tijd en je moeite en je kennis natuurlijk ook die je erin hebt gestopt.
HELEEN: Graag gedaan, erg leuk.
MICHA: Nou, gelukkig. Mocht je thuis nog vragen hebben, laat het ons weten. Nogmaals hartstikke bedankt en tot ziens.
