Hoe moet ik een administratie voor mijn bedrijf opzetten? Inschrijven KvK? Boekhouder ja of nee? Het zijn waarschijnlijk allemaal vragen die je als startende ondernemer hebt. Ongeacht of je als eenmanszaak, b.v., maatschap of VOF gaat starten.
- Inschrijven Kamer van Koophandel
- ZZP administratie opzetten
- Zelf boekhouden of uitbesteden
- Digitaal of online boekhouden
- Administratie programma’s
Inschrijven Kamer van Koophandel
Wat voor onderneming je ook wil beginnen, alles start met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Afhankelijk van het soort inschrijving bij de KvK kan het zijn dat er een BTW plicht ontstaat. Indien er een BTW plicht ontstaat dan ontvang je automatisch van de Belastingdienst een BTW nummer. Voor iedereen geldt dat er een administratie plicht ontstaat met verschillende verplichte onderdelen en een wettelijke bewaarplicht.
ZZP Administratie opzetten
Het opzetten van een administratie voor een freelancer, MKB’er of een ZZP administratie is in grote lijnen hetzelfde. De ZZP administratie bestaat uit een boekhouding en afhankelijk van de bedrijfsvorm kan dit aangevuld worden met overige administraties. bijvoorbeeld een rittenregistratie, urenadministratie en/of loonadministratie.
De boekhouding bestaat uit een aantal verschillende verplichte onderdelen.
- Grootboekadministratie
Hierin leg je alle financiële transacties vast. Bijvoorbeeld ontvangen inkoopfacturen of betalingen. Het grootboek geeft inzicht in de kosten en opbrengsten van je onderneming. - Debiteuren- en crediteurenadministratie
Hierin houd je alle openstaande facturen van je klanten en leveranciers bij. - Voorraadadministratie
Als je goederen inkoopt en verkoopt, houd je hierin je voorraden en de waarde ervan bij. - In- en verkoopadministratie
Hierin houd je alle inkoop- en verkoopfacturen bij.
Naast de boekhouding kan de ZZP administratie aangevuld worden met onder andere de mogelijke onderdelen:
- Loonadministratie
Hierin houd je alle gegevens bij met betrekking tot de berekening van de salarissen van je personeel. Dit onderdeel is uiteraard niet van toepassing op de boekhouding van een eenmanszaak zonder personeel. - Urenregistratie
Bij een ZZP administratie waarbij je aan het urencriterium van de Belastingdienst moet voldoen om voor fiscale voordelen in aanmerking te komen, is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden, waarin je vermeld hoeveel uur je besteed hebt aan rechtstreekse opdrachten voor klanten, maar ook voor het bijhouden van de boekhouding, en reistijd. - Rittenregistratie
Beschik je over een auto van de zaak en kies je ervoor geen bijtelling te betalen, dan mag je op jaarbasis maximaal 500 kilometer met de auto van de zaak privé rijden en dien je een sluitende kilometerregistratie bij te houden. Je kunt hiervan een administratie in Excel bijhouden of gebruik maken van een rittenregistratiesysteem.
Zelf boekhouden of uitbesteden
Je kunt er voor kiezen om de ZZP administratie en boekhouding volledig zelf in eigen beheer te doen of je kunt er voor kiezen om dit uit te besteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Een eenmanszaak boekhouding zonder loonadministratie is over het algemeen een stuk eenvoudiger dan een gecompliceerdere administratie voor een bv. Afhankelijk van je eigen financiële kennis kun je samen met een boekhouder of administratiekantoor afspraken maken welke werkzaamheden je zelf uitvoert en welk deel van de ZZP administratie je wilt uitbesteden.
Digitaal of online boekhouden?
Hoe je de ZZP administratie en boekhouding in praktijk inricht is niet gebonden aan regels. Dit kan een Excel boekhouding zijn, maar je kunt ook online boekhouden, digitaal boekhouden of met pen en papier. Of een combinatie hiervan. Zoals bijvoorbeeld een online boekhouding, maar een urenadministratie in Excel, en een rittenadministratie via een rittenregistratiesysteem. De eis van de Belastingdienst is echter wel dat de ZZP administratie en boekhouding te controleren moeten zijn en moeten voldoen aan de wettelijke bewaartermijn.
Administratie programma’s
Kies je er voor om te werken met een administratie programma voor een freelancer, ZZP administratie of een MKB administratie, dan kun je kiezen uit een cloud oplossing (online boekhouden) of een lokaal geïnstalleerd programma (digitale boekhouding). Voordeel van online boekhouden is dat de administratie vanaf iedere locatie toegankelijk is. Nadeel hiervan is dat je altijd internettoegang moet hebben om bij je administratie te kunnen en dat het soms wat lastiger is om een back-up te maken.
Hieronder geven we je wat voorbeelden van administratie programma’s die je kunt gebruiken voor je boekhouding. Uiteraard zijn er nog heel veel meer aanbieders van administratie software.
Exact Online
De financiële software Exact online is de online versie van het administratie programma van Exact. Doordat het een online software is, kun je zelf de administratie bijhouden en eenvoudig beschikbaar stellen aan een boekhouder of accountant.
Informer
Het boekhoudpakket van Informer is voor iedere ondernemer toepasselijk. De voordelen van dit online boekhoudprogramma zijn de snelheid, eenvoud en duidelijkheid. Informer heeft meerdere koppelingen naar andere software pakketten. Het is tevens mogelijk om de btw-aangifte direct naar de Belastingdienst te sturen. En met de koppeling via TrackJack koppel je gemakkelijk de ZZP kilometerregistratie aan je boekhouding.
MoneyMonk
Het online boekhoudpakket van MoneyMonk is speciaal voor (startende) ZZP’ers. De software is overzichtelijk ingericht en het pakket biedt ondersteuning met vrijwel alle Nederlandse banken. Zo worden betalingen direct gekoppeld aan openstaande facturen.
Visma
Visma eAccounting is geschikt voor elke branche van het MKB. Met de slimme software is de administratie volledig geautomatiseerd en hoeft er handmatig niets gedaan te worden. Met de bijbehorende gratis app bekijk je de administratie vanaf iedere locatie.
Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten, fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →
