Oeps, kilometerregistratie vergeten. Wat nu?

Je komt erachter dat je een kilometerregistratie had moeten bijhouden voor de auto van de zaak, maar dit bent je vergeten. Wat nu? Als je een brief krijgt van de Belastingdienst is hier meestal een aanleiding voor. Je kunt op een ongebruikelijk tijdstip of ongebruikelijke plek gefotografeerd zijn, waardoor je met een kilometerregistratie moet verklaren dat dit een zakelijke rit is geweest. Ook worden er steekproeven gehouden door de fiscus en kan de kilometerregistratie zonder aanleiding worden opgevraagd. Maar wat als je de kilometerregistratie bent vergeten en de fiscus aanklopt?

Tips voor het achteraf opstellen van een kilometerregistratie

Als je de kilometerregistratie helemaal vergeten bent en geen enkele rit hebt bijgehouden, wordt het een lastige en tijdrovende klus. We geven een aantal concrete tips om je op weg te helpen:

• Ga je agenda secuur dag voor dag na om te achterhalen welke ritten je hebt gereden.
• Noteer van elke rit: de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, adres van vertrek, adres van bestemming, karakter van de rit (zakelijk of privé) en de gereden route als je van de gebruikelijke route bent afgeweken.
• Check je routines: ga na of je periodiek vaste adressen bezoekt, zodat je die gemakkelijk voor meerdere dagen kunt opnemen in de kilometerregistratie.
• Heb je een Verklaring geen privégebruik auto getekend en mag je maximaal 500 kilometer privé rijden? Ga dan ook na of er ritten zijn die in de privétijd zijn gereden.
• Ga op zoek naar garagebonnen waarop de kilometerstand van de auto is genoteerd.
• Pak tankbonnen erbij en ga na wat de kilometerstand was tijdens de tankbeurt. Ook de rit naar en vanaf het tankstation kun je zo makkelijker achterhalen.

Woon-werkkilometers zijn zakelijk. Noteer deze dus niet als privé. Lees meer over woon-werkverkeer: privé of zakelijk?

Zo gaat de fiscus ermee om

Als de Belastingdienst vraagt om de kilometerregistratie van je voertuig, moet deze op korte termijn worden aangeleverd. Dit staat vermeld in de brief die je hiervoor ontvangt. Let op: je krijgt één kans om een juiste kilometerregistratie aan te leveren. Deze kan achteraf niet worden gewijzigd of opnieuw worden aangeleverd.

Stel dat je 70.000 kilometer rijdt op jaarbasis waarvan 15 kilometer niet kan worden verantwoord en de rest kloppend is, dan wordt hier in de praktijk vaak niet moeilijk over gedaan. Gaat het echter om 1.500 niet te verantwoorden kilometers, dan wordt de fiscus hier niet blij van en riskeer je een flinke boete. Lees meer over de boetes van de Belastingdienst bij een foutieve kilometerregistratie.

Daarnaast is de kans groot dat ook de kilometerregistratie van voorgaande jaren wordt opgevraagd. De fiscus kan tot 7 jaar terug gaan. Lees meer over de bewaartermijn voor je administratie.

Zo voorkom je dit in de toekomst

Een handmatige kilometerregistratie bijhouden is een hele klus, met veel kans op fouten en vergeten ritten. De enige manier om zeker te weten dat je registratie altijd klopt, is automatiseren. Met een GPS kilometerregistratiesysteem van TrackJack wordt elke rit en elke kilometer automatisch voor je vastgelegd. Je logt in, bekijkt de kilometerregistratie, maakt eventueel een aanpassing en downloadt de gegevens voor de Belastingdienst.

• Volledig automatisch, geen vergeten ritten meer
• Gecertificeerd met het Keurmerk RitRegistratieSystemen
• 7 jaar bewaartermijn inbegrepen
• Installatie bij jou op locatie, door heel Nederland

Gerelateerde kennisbank artikelen

• Kilometerregistratie klopt niet, wat kun je doen?
• Hoe ziet een sluitende kilometerregistratie eruit?
• 8 tips voor een sluitende kilometerregistratie
• Kilometerregistratie bijhouden, alles wat je moet weten
• Boetes bij onvolledige kilometerregistratie
• Woon-werkverkeer: privé of zakelijk?
• Bewaartermijn administratie Belastingdienst

Tip: Met de TrackJack PRO Fiscaal registreer je automatisch al je ritten – fiscaal goedgekeurd en erkend door de Belastingdienst. Bekijk de PRO Fiscaal in onze webshop →