Onbelaste kilometervergoeding privéauto – dit moet u weten
Gebruikt een werknemer zijn privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag de werkgever een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal €0,23 per kilometer. Deze regeling geldt ook voor woon-werkverkeer. In dit artikel lees je alles over de onbelaste kilometervergoeding privéauto, inclusief voorwaarden, uitzonderingen en berekeningen.
Salderingsregeling binnen de onbelaste kilometervergoeding privéauto
Soms krijgt een werknemer voor bepaalde ritten minder dan €0,23 per kilometer vergoed, bijvoorbeeld bij woon-werkverkeer. Voor andere ritten kan een hogere vergoeding gelden.
Toch blijft de totale vergoeding onbelast, zolang het gemiddelde niet hoger is dan €0,23 per kilometer. Voorwaarde: je moet schriftelijk vastleggen dat je de salderingsregeling toepast. Deze regeling mag ook worden gebruikt binnen de werkkostenregeling.
Declaratie of vaste vergoeding?
In principe is een onbelaste kilometervergoeding alleen op declaratiebasis toegestaan. Werknemers moeten dus bijhouden wanneer zij zakelijk hebben gereisd.
Let op: geen declaratie op vrije of ziektedagen.
Vaste onbelaste kilometervergoeding voor privéauto: wanneer toegestaan?
Uit praktische overwegingen mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden gegeven, als:
De werknemer naar vaste arbeidsplaatsen reist
Hij dit vermoedelijk minstens 36 weken per jaar doet
Of hij reist minstens 128 dagen per jaar naar dezelfde locatie
Berekening vaste vergoeding
214 werkdagen x €0,23 x het aantal kilometers per dag
Deel dit bedrag door 12 (maand) of 52 (week).
Voor parttimers geldt een evenredig deel van die 214 dagen.
Nacalculatie bij onbelaste kilometervergoeding privéauto
In de volgende situaties moet je een nacalculatie uitvoeren:
Verwachte langdurige afwezigheid, zoals ziekte
Woon-werkafstand groter dan 75 km enkele reis
Je mag de vaste vergoeding in dat geval nog uitbetalen in:
De maand van afwezigheid én
De eerstvolgende maand
Daarna alleen weer vanaf de maand waarin de werknemer terug is.
Let op: geen vergoeding = geen aftrek
Krijgt de werknemer géén vergoeding? Dan mag hij géén reiskosten meer aftrekken bij zijn belastingaangifte. Dit geldt sinds de afschaffing van de aftrek voor werkgerelateerde autokosten.
Of luister mee met de expert
TrackJack ging het gesprek aan met de leiders in de markt. Heleen Elbert, fiscaal jurist en dé kenner op het gebied van autobelastingen, geeft antwoord op deze vraag.
Altijd een correcte kilometerregistratie voor je privéauto?
Met TrackJack worden alle zakelijke kilometers automatisch vastgelegd, fiscaal correct en altijd exporteerbaar.
