Als u met een auto van de zaak maximaal 500 privékilometer per kalenderjaar rijdt, kunt u een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Om dit te bewijzen heeft u een sluitende ritten- of kilometerregistratie nodig. Voldoet uw rittenregistratie niet aan de eisen of levert u een onjuiste of onvolledige administratie aan, dan riskeert u een boete onvolledige kilometerregistratie en mogelijk een hogere vergrijpboete.
Wat zegt de Belastingdienst over 500 privékilometer en de verklaring?
U kunt een verklaring aanvragen als u in een kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometer rijdt met de zakelijke auto. Bij overschrijding of ontbreken van een juiste registratie kan achteraf alsnog bijtelling plaatsvinden.
Praktisch voorbeeld (deeljaar)
Stel: u heeft een auto van 1 maart tot 31 augustus tot uw beschikking (6 maanden). De maximale privékilometer voor die periode is 6/12 × 500 = 250 km. Rijdt u meer privé dan die 250 km, dan vervalt de rechtvaardiging en kan bijtelling en/of naheffing volgen.
Welke boetes kunt u krijgen?
Bij een onjuiste, onvolledige of ontbrekende rittenregistratie kan de Belastingdienst een verzuimboete of vergrijpboete opleggen.
Verzuimboete
- Bij administratieve nalatigheid (zoals geen of onvolledige kilometerregistratie) ligt de boete minimaal op ca. € 131 en kan oplopen tot ca. € 1.319 voor standaard fouten.
- In uitzonderlijke gevallen (herhaaldelijke of ernstige fouten) kan de boete oplopen tot ca. € 5.278.
- Jurisprudentie: in een recente zaak werd een boete van € 5.278 opgelegd bij zeer gebrekkige registratie.
Vergrijpboete (bij grove schuld of opzet)
- Bij grove schuld: boete bedraagt ongeveer 40% van het nageheven bedrag aan loon-/bijtelling.
- Bij opzet of manipulatie van de registratie kan de boete oplopen tot 80% of zelfs 100% van het bedrag dat verschuldigd was.
- Voorbeeld: in een zaak werd een naheffing van € 21.178 plus een verzuimboete van € 5.278 opgelegd.
Hoe loopt u géén risico op een boete onvolledige kilometerregistratie?
Praktische stappen om boetes te voorkomen:
- Houd een sluitende rittenregistratie bij die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst: merk, type en kenteken, gebruiksperiode, per rit datum, begin/eindstand, vertrek‐/aankomstadres, of het zakelijk of privé was.
- Gebruik bij voorkeur een gecertificeerd rittenregistratiesysteem met het keurmerk Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Dergelijke systemen minimaliseren discussie bij controle.
- Zorg dat privacy en AVG-aspecten in orde zijn (met werknemer/werkgever afspraken).
- Controleer periodiek de registratie (bijv. per kwartaal) en corrigeer fouten tijdig.
- Bewaar bewijsstukken (agenda, werkopdrachten, klantadressen) die ritten als zakelijk onderbouwen.
Praktische voorbeelden
- Voorbeeld 1 — Excel-sheet: u noteert ritten handmatig maar vergeet adressen of type rit (privé/zakelijk). Bij controle wordt de registratie afgekeurd en volgt een boete onvolledige kilometerregistratie wegens onvolledigheid.
- Voorbeeld 2 — GPS systeem: alle ritten worden automatisch gelogd, export is fraude-bestendig en voldoet aan de Belastingdiensteisen. Zo verkleint u sterk het risico op een boete onvolledige kilometerregistratie.
Wat te doen bij een naheffing of boete?
- Vraag schriftelijk om onderbouwing van de Belastingdienst: welke ritten zijn aangewezen, welke fouten worden gezien?
- Lever aanvullende bewijsstukken (werkopdrachten, agenda, parkeerbewijzen).
- Overweeg deskundig advies (fiscaal jurist of gespecialiseerd adviseur) indien de boete hoog is of sprake lijkt van grove schuld/opzet.
Conclusie
Een boete onvolledige kilometerregistratie kan flink oplopen — vooral als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van grove schuld of opzet. De beste verdediging is een sluitende en controleerbare rittenregistratie, bij voorkeur automatisch en met een keurmerk. Daarmee vermindert u risico’s, bewijsdruk en kans op naheffing bij controle.
