Het bijhouden van een kilometerregistratie is niet verplicht, tenzij u gebruik maakt van bepaalde regelingen waarvoor een kilometerregistratie verplicht is. Stel dat u bijvoorbeeld geen bijtelling betaalt voor het privégebruik van de zakelijke auto, is voor de Belastingdienst verplicht om een kilometerregistratie bij te houden. Zo kunnen er nog meer redenen zijn waarom het verplicht is een kilometerregistratie bij te houden.
- Kilometerregistratie verplicht bij Verklaring geen privégebruik auto
- Kilometerregistratie verplicht bij kilometervergoeding
- Kilometerregistratie verplicht voor BTW-regeling
- Kilometerregistratie verplicht bij werkgeversvrijstelling
Wat is een kilometerregistratie?
Voordat we verder gaan lichten we graag toe wat een kilometerregistratie nu eigenlijk is. Dit is een registratie van alle ritten en kilometers die er met een auto worden gereden. Hierin wordt geregistreerd hoe laat een rit is gestart, op welk adres met postcode en huisnummer vermelding, hoe er is gereden, waar de rit is geëindigd, hoeveel kilometer er is afgelegd en eventueel ook wie de bestuurder was. Daarnaast bevat een kilometerregistratie ook gegevens van het voertuig. Afhankelijk voor welke toepassing een kilometerregistratie wordt bijgehouden, zijn er veel of weinig voorwaarden aan welke gegevens er worden geregistreerd.
Kilometerregistratie verplicht bij Verklaring geen privégebruik auto
Als er geen bijtelling wordt betaalt voor het privégebruik van de zakelijke auto, verplicht de Belastingdienst een kilometerregistratie bij te houden. Hiervoor wordt een ”Verklaring geen privegebruik auto getekend”. Op jaarbasis mag er maximaal 500 kilometer privé worden gereden in de zakelijke auto. Dit toont u aan door middel van een kilometerregistratie.
Kilometerregistratie verplicht bij kilometervergoeding
Rijdt u zakelijke kilometers in een privé auto, dan kunt u deze kilometers declareren aan uw onderneming of aan uw werkgever. Om dit te kunnen doen heeft u een kilometerregistratie nodig waarmee u de gereden kilometers en de daarbij behorende kilometervergoeding kunt verantwoorden.
Kilometerregistratie verplicht voor BTW-regeling
Als de zakelijke auto ook privé wordt gebruikt moet voor het privégebruik btw worden betaald. Dit is een standaard bedrag van 2,7% van de cataloguswaarde. Maar stel dat u kunt aantonen hoeveel gebruik er privé is vervalt dit bedrag en wordt het aandeel btw naar verhouding van het daadwerkelijke privégebruik berekent. Met een kilometerregistratie kunt u dit aantonen.
Kilometerregistratie verplicht bij werkgeversvrijstelling (bpm)
Bent u de eigenaar of houder van een personenauto, bestelauto of motor met een buitenlands kenteken? Dan komt u in aanmerking voor de werkgeversvrijstelling (bpm) als u in Nederland woont en voldoet aan de volgende voorwaarden. Om gebruik te kunnen maken van deze regeling moet u door middel van een kilometerregistratie aantonen dat u de auto minstens 50% in het buitenland heeft gebruikt.
Dit zijn de regelingen waarbij een kilometerregistratie verplicht is. Daarnaast zijn er nog meerdere redenen en voordelen voor het bijhouden van een kilometerregistratie. Zoals inzicht in gereden kilometers met het oog op een autoregeling van de werkgever of als efficiëntietool.
