De bewaartermijn administratie Belastingdienst is een belangrijk aandachtspunt voor elke ondernemer. Of u nu een eenmanszaak heeft of een MKB-bedrijf runt, u bent wettelijk verplicht om uw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle basisgegevens die de Belastingdienst nodig heeft om uw belastingpositie te kunnen controleren.
In dit artikel leest u welke gegevens onder deze bewaarplicht vallen, welke uitzonderingen er zijn en hoe de regels zich verhouden tot de privacywetgeving (AVG). De bewaartermijn administratie Belastingdienst is iets waar elke ondernemer rekening mee moet houden
Wat is de wettelijke bewaartermijn voor administratie?
De standaard bewaartermijn voor administraties is 7 jaar. Dit betreft onder andere:
Het grootboek
Debiteuren- en crediteurenadministratie
Voorraadadministratie
Inkoop- en verkoopadministratie
Loonadministratie
Let op: de 7 jaar gaat in na afloop van het boekjaar waarin de gegevens betrekking hebben, dus niet vanaf de transactiedatum.
Uitzonderingen op de bewaarplicht
Sommige gegevens kennen een langere bewaartermijn. Bijvoorbeeld:
Gegevens over onroerend goed: 10 jaar
Levering van elektronische diensten of telecomdiensten binnen de EU: 10 jaar
Voor overige gegevens buiten de basisadministratie kan soms met de Belastingdienst worden afgesproken dat ze korter bewaard mogen blijven.
Meer info: Belastingdienst – administratie bewaren 
Bewaartermijn kilometerregistratie
Gebruikt u een auto van de zaak en wilt u bijtelling voorkomen? Dan mag u niet meer dan 500 kilometer privé rijden per jaar. In dat geval moet u een sluitende kilometerregistratie bijhouden en 7 jaar bewaren.
Met een TrackJack systeem worden deze ritgegevens automatisch vastgelegd en opgeslagen. Controleer wel regelmatig of u de gegevens tijdig downloadt, want leveranciers zijn niet verplicht om ze langer dan 7 jaar te bewaren.
Bewaarplicht vs. AVG: hoe zit dat?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte regels aan het bewaren van persoonsgegevens. Leveranciers van rittenregistratiesystemen mogen gegevens van ritten slechts 7 jaar bewaren vanaf de datum van de rit. Daarna moeten ze automatisch verwijderd worden.
Voor u als ondernemer geldt de fiscale bewaarplicht, dus u moet deze gegevens wel lokaal opslaan om aan de eisen van de Belastingdienst te blijven voldoen.
Meer info: Autoriteit Persoonsgegevens – bewaartermijn persoonsgegevens
Wat als u de bewaartermijn niet naleeft?
Als u geen gegevens kunt aanleveren binnen de bewaartermijn administratie van de Belastingdienst, riskeert u boetes. Bij fouten in bijvoorbeeld kilometerregistratie kunnen deze oplopen tot € 5.278, met mogelijk extra vergrijpboetes in het geval van opzet of grove nalatigheid. Leer hier meer over: vergrijpboete
