Alles over boekhouding

Voor iedere onderneming is de boekhouding ontzettend belangrijk. Hiermee creëert u de basis voor de belastingaangiftes en kunt u eenvoudig zien hoe het bedrijf ervoor staat. Maar wat is boekhouding precies en waar bestaat het uit? Betekent boekhouding hetzelfde als administratie? En hoe houd ik een goede boekhouding bij? In dit artikel vertellen we alles over boekhouding.

• Wat is boekhouding?
• Onderdelen boekhouding
• Raakvlak met administratie
• Digitaal en online boekhouden
• Digitaal boekhouden
• Online boekhouden
• Zelf boekhouden of uitbesteden
• Administratie programma’s

Wat is boekhouding?

Veel mensen denken dat administratie en boekhouding hetzelfde zijn.

Boekhouding is echter een klein gedeelte van het overkoepelende geheel administratie.
Onder boekhouding valt de gehele financiële administratie van een bedrijf. De kern van het boekhouden bestaat uit het maken en verwerken van facturen en het regelen van belastingaangiftes. Veel administratieve werkzaamheden hebben een raakvlak met boekhouding. Neem bijvoorbeeld een kilometerregistratie. In eerste instantie is dit een onderdeel van administratie, maar het wordt een onderdeel van boekhouding op het moment dat de kilometerregistratie gebruikt wordt als input voor de BTW administratie.

Onderdelen boekhouding

Boekhouding is dus een onderdeel van administratie. Boekhouden zelf kan weer onderverdeeld worden in verschillende werkzaamheden die we onderstaand verder toelichten.

• Inkomsten
• Uitgaven
• Winst- en verliesrekening
• Balans
• Kasadministratie
• Btw-aangifte
• Salarissen

Inkomsten

U stuurt facturen naar klanten en houdt de facturatie goed bij. Zo heeft u een duidelijk overzicht van de inkomsten van het bedrijf. Eventuele ontvangen rentes worden ook gerekend tot de inkomsten van de onderneming.

Uitgaven

Alle uitgaven die het bedrijf maakt worden genoteerd en opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan een koffiezetapparaat, onderhoud van het pand, verpakkingsmateriaal, juridisch advies etc. Vroeger werden alle bonnetjes bewaard, maar tegenwoordig wordt dit allemaal digitaal opgeslagen. Alleen bonnetjes die niet op naam zijn gesteld, zoals pinbonnen in winkels moeten ook nog op papier worden bewaard.

Winst- en verliesrekening

Als de administratie van het bedrijf op orde is en de facturatie en uitgaven up-to-date zijn, vloeit hier een mooie winst- en verliesrekening uit. Hieruit kunt u opmaken hoeveel winst er is gemaakt, in welke periode dit is geweest en hoe het wellicht beter kan.

Balans

De balans geeft aan hoe het bedrijf gefinancierd is. Op de balans staan bezittingen, eigen vermogen en schulden.

Kasadministratie

In de kasadministratie, ook wel het kasstroomoverzicht genoemd, staan alle financiële transacties die hebben plaatsgevonden.

Btw-aangifte

Is de boekhouding op orde, dan heeft u voor uzelf duidelijk hoe het bedrijf ervoor staat. Maar dat niet alleen, want de Belastingdienst moet ook op de hoogte gebracht worden van de administratie van het bedrijf. In de btw-aangifte berekent u hoeveel btw u nog moet betalen of terugkrijgt van de Belastingdienst. En dat wordt uiteraard ook bijgehouden in de boekhouding.

Salarissen

De salarisadministratie bestaat uit loonstaten, loonstroken en jaaropgaves. Op de loonstrook staat het overzicht van de verdiensten van een werknemer. In de jaaropgave staat de informatie die jaarlijks nodig is voor de Belastingdienst met betrekking tot loon, ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen, BSN-nummer etc. Aan de hand van een loonjournaalpost worden de gegevens die van belang zijn voor de boekhouding, vanuit de salarisadministratie geïmporteerd in de boekhouding.

Raakvlak met administratie

Naast de standaardonderdelen van de boekhouding zijn er veel onderdelen van administratie die een raakvlak creëren met de boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan kilometerregistratie, reiskostenadministratie, urenverantwoording en personeelsadministratie. Vier onderdelen die input leveren aan de boekhouding en samen met de boekhouding de kern vormen van de administratie.

Digitaal en online boekhouden

Vroeger werd alles met pen en papier gedaan en werden bonnetjes eens in de zoveel tijd overhandigd aan de boekhouder. Met de komst van (online) softwareprogramma’s en Excel werd dat verleden tijd. Sinds de opkomst van het online boekhouden is eenvoudig boekhouden voor iedereen mogelijk.

Digitaal boekhouden

U bepaalt zelf hoe u de boekhouding doet. De gegevens mogen bij de Belastingdienst digitaal aangeleverd worden, dus het is niet meer nodig om alle gegevens te printen en op papier te bewaren. Alle gegevens kunt u bijvoorbeeld bijhouden in Excel of een speciale offline boekhoudsoftware waar u eenmalig in investeert. U houdt de boekhouding dan bij op de computer waarop u de software heeft geïnstalleerd. Digitaal boekhouden is veilig, snel, goedkoop en heeft als voordeel ten opzichte van het bijhouden op papier dat er overzichten gegenereerd kunnen worden voor een snel en eenvoudig inzicht in de inkomsten, uitgaven en andere orderdelen van de boekhouding. Tevens bestaan er steeds meer koppelingen om uw boekhoudkundige software te koppelen aan andere administratieve software waardoor u tijd en geld kunt besparen. De voordelen van digitaal boekhouden zijn:

• data wordt niet in de cloud opgeslagen, dus moeilijk voor hackers om erbij te komen;
• geen maandelijkse kosten, vaak alleen een eenmalige aanschafsprijs;
• niet afhankelijk van internet. U kunt ook boekhouden zonder internetverbinding.

Het nadeel van digitaal boekhouden is dat de gegevens alleen op de computer met het administratie programma beschikbaar zijn.

Online boekhouden

Online boekhouden werkt ook digitaal, maar dan in boekhoudsoftware die in de cloud staat en niet lokaal op uw computer is geïnstalleerd. De boekhouding bekijkt u met een eigen online account op een website of app die op elke computer/smartphone beschikbaar is. Hiervoor wordt meestal maandelijks een bedrag in rekening gebracht. De voordelen van online boekhouden zijn:

• het direct kunnen inloggen vanaf iedere locatie;
• inzicht in automatisch gegenereerde overzichten;
• gegevens worden online opgeslagen;
• koppeling mogelijk andere programma’s voor bijv. kilometerregistratie en voorraadbeheer.

Het nadeel van online boekhouden kan zijn dat u altijd een internetverbinding nodig heeft om inzicht te krijgen in uw boekhouding.

Zelf boekhouden of uitbesteden

Het is niet verplicht om de boekhouding uit te besteden. Voor eenmanszaken is een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening niet van toepassing. Grotere bedrijven kunnen wel verplicht zijn dit toe te voegen. Afhankelijk van het type bedrijf en de financiële kennis van de ondernemer kan er dus gekozen worden om zelf  te boekhouden of het uit te besteden. Zelf boekhouden om geld te besparen? Het klinkt zo eenvoudig, maar als u een fout maakt en daarmee boetes van bijvoorbeeld de Belastingdienst krijgt dan bent u misschien wel duurder uit.

Een goede boekhouding bijhouden vereist kennis en ervaring op dat gebied. Zelf boekhouden is bijvoorbeeld voor zzp’ers met financiële kennis goed te doen. Zij versturen en ontvangen vaak minder facturen dan grote bedrijven, die de boekhouding vaker uitbesteden. Door de digitalisering en online mogelijkheden is boekhouden wel eenvoudiger geworden. Steeds meer ondernemers gaan zelf boekhouden met behulp van een online programma en laten de boekhouding uiteindelijk alleen controleren door een boekhouder.

Administratie programma’s

Als u zelf de administratie wilt digitaliseren bestaan er voor een freelancer, ZZP administratie of een MKB administratie, zowel cloud oplossingen (online boekhouden) als lokaal geïnstalleerde programma’s (digitale boekhouding).

Hieronder geven we u wat voorbeelden van administratie programma’s die u kunt gebruiken voor uw boekhouding. Uiteraard zijn er nog heel veel meer aanbieders van administratie software.

Exact Online

De financiële software Exact online is de online versie van het administratie programma van Exact. Doordat het een online software is, kunt u zelf de administratie bijhouden en eenvoudig beschikbaar stellen aan een boekhouder of accountant.

MoneyMonk

Het online boekhoudpakket van MoneyMonk is speciaal voor (startende) ZZP’ers. De software is overzichtelijk ingericht en het pakket biedt ondersteuning met vrijwel alle Nederlandse banken. Zo worden betalingen direct gekoppeld aan openstaande facturen.

Visma

Visma eAccounting is geschikt voor elke branche van het MKB. Met de slimme software is de administratie volledig geautomatiseerd en hoeft er handmatig niets gedaan te worden. Met de bijbehorende gratis app bekijkt u de administratie vanaf iedere locatie.