Kies uw taal

Parkeergegevens Belastingdienst
Alles over de “Verklaring geen privégebruik auto”

Alles over de “Verklaring geen privégebruik auto”

Sinds de bijtelling voor het privégebruik bij een auto van de zaak is opgenomen in de loonbelasting, zijn de werknemer, de werkgever en administrateur betrokken bij deze maatregel. Het lijkt erop dat met een “Verklaring geen privégebruik auto” de kou uit de lucht is, maar toch zijn er nog voldoende manieren waarbij u als werkgever toch betrokken kunt raken bij onvolkomenheden.

Toenemende controle Belastingdienst

De laatste jaren controleert de Belastingdienst met toenemende mate het gebruik van de auto van de zaak. Dit gebeurt op verschillende manieren. Ten eerste door mobiele controleteams die kentekens noteren bij privébestemmingen zoals pretparken en de Ikea. Dit heeft er intussen al voor gezorgd dat heel wat bestuurders van een auto van de zaak tegen de lamp zijn gelopen. Daarnaast maakt de Belastingdienst tegenwoordig ook gebruik van gegevens van de politie. Dus mocht een auto van de zaak worden geflitst voor een snelheidsovertreding, dan wordt het tijdstip, de datum en het kenteken vastgelegd. Deze gegevens kunnen mede worden gebruikt bij de controle van de kilometerregistratie. Ditzelfde geldt voor de kilometerstanden die worden ingevoerd bij een bezoek aan de garage.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Al deze controles vergroten de pakkans van leaserijders die zonder bijtelling toch privé met hun auto rijden. En dat betekent niet alleen voor de bestuurders dat zijn extra zorgvuldig met het gebruik van de auto van de zaak moeten omgaan. Ook voor de werkgever kan dit gevolgen hebben. De Verklaring geen privégebruik auto beschermt weliswaar in eerste instantie de werkgever tegen een werknemer die toch privé meer dan vijfhonderd kilometers op jaarbasis gebruik maakt van de auto van de zaak zonder hiervoor een bijtelling op te geven.

Dit is echter niet in alle gevallen zo. Wanneer de werkgever namelijk wist of behoorde te weten dat zijn werknemer meer dan vijfhonderd kilometer privé in zijn auto reed zonder bijtelling, dan kan de Belastingdienst ook bij de werkgever aankloppen en daarmee vervalt de bescherming van de verklaring. Dit komt voor wanneer de werkgever weet dat de werknemer met de auto van de zaak op vakantie gaat en daarvoor winterbanden op de auto laat plaatsen. Of als hij samen met de werkgever privé op stap gaat met de auto van de zaak. Zo ook in het geval van verkeersboetes tijdens privégebruik welke binnenkomen bij de werkgever.

Verklaring geen privégebruik auto elk jaar vernieuwen?

De Verklaring geen privégebruik auto hoeft niet elk jaar vernieuwd te worden, deze is in principe onbeperkt geldig. De werknemer ontvangt wel elk jaar een brief met de vraag of de situatie is gewijzigd. Wanneer hiervan geen sprake is, blijft de verklaring geldig. De werknemer verstrekt de administratie een kopie van de verklaring. Pas vanaf dat moment mag de bijtelling achterwege blijven. Deze mag niet in een later tijdvlak met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd.

Wijziging verklaring gedurende het jaar

Zeker met de toenemende controledrift van de Belastingdienst zijn er soms werknemers die gedurende het jaar besluiten toch maar een bijtelling voor hun rekening te nemen. Bijvoorbeeld omdat zij erachter komen dat vijfhonderd kilometer op jaarbasis bijzonder weinig is. Deze beslissing moet de werknemer melden bij de Belastingdienst en deze trekt vervolgens de Verklaring geen privégebruik auto in.

Het intrekken heeft als gevolg dat er voor het hele jaar sprake is van een bijtelling. Het is niet mogelijk de eerste maanden zonder bijtelling te rijden en daarna met een bijtelling. De loonbijtelling moet dan ook over het hele jaar worden toegepast. De werkgever is in dat geval verplicht het eerstvolgende tijdvlak een bijtelling in aanmerking te nemen. Voor de reeds verstreken tijdvlakken ontvangt de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting.

De bestelauto

Wanneer de werknemers een bestelauto van de zaak hebben, kan een bijtelling worden voorkomen met een “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik”. De werkgever en werknemer dienen deze verklaring gezamenlijk in waardoor u ook als werkgever risico loopt. Als de verklaring onterecht is afgegeven betekent dit dat de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting krijgt voor de ten onrechte niet ingehouden loonheffing. Als de werkgever echter een onjuiste verklaring heeft afgelegd, door te weten dat er wel degelijk privégebruik is, dan wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd. De werkgever kan dit risico beperken door van de medewerkers een kilometerregistratie bij te houden en te controleren. Daarnaast is het verstandig om schriftelijk een overeenkomst met de werknemer vast te leggen dat privégebruik van de bestelauto ten strengste verboden is en dat bij overtreding een naheffing op de werknemer zal worden verhaald. Een boete aan de werkgever wordt alleen opgelegd wanneer de werkgever wist of behoorde te weten dat de werknemer toch privé rijdt.

Geen risico lopen? Houd een kilometerregistratie bij

Om ervoor te zorgen dat u als werkgever de controle heeft is het verstandig een kilometerregistratie bij te houden, vooral bij een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Hiermee kunt u zelf controleren of er niet buiten werktijden met de auto’s wordt gereden en het biedt u daarnaast tools voor een efficiënte planning. Voor € 5,75 per maand wordt een volledige kilometerregistratie bijgehouden die u online beheert.
Bron: tijdschrift administratie

Partners

close