Privacy en rittenregistratie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een rittenregistratie bevat namelijk gevoelige persoonsgegevens, zoals bezochte adressen, tijden van ritten en soms zelfs wie er gereden heeft. Daarom is het belangrijk om uiterst zorgvuldig met deze gegevens om te gaan.
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei 2018 zijn organisaties verplicht om verantwoord met persoonsgegevens om te gaan. Dit geldt ook voor het gebruik van een rittenregistratiesysteem in een zakelijke auto.
Meer informatie over de AVG vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Privacy werknemer
Als een werknemer een auto van de zaak gebruikt en geen bijtelling betaalt, is een sluitende rittenregistratie verplicht voor de Belastingdienst. In zo’n registratie staan persoonlijke gegevens zoals:
- Start- en stoplocaties
- Datum en tijd
- Soort rit (zakelijk of privé)
Om de privacy van de werknemer te beschermen, is het van belang dat deze gegevens niet zonder toestemming worden ingezien door de werkgever. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een duidelijke privacyregeling
Rittenregistratie volgens de AVG
De AVG stelt duidelijke eisen aan het verwerken van persoonsgegevens. Werknemers hebben onder andere recht op:
- Inzage in opgeslagen ritgegevens
- Aanpassing of verwijdering van data
- Informatie over het gebruik van hun gegevens
Een rittenregistratiesysteem moet dus niet alleen nauwkeurig, maar ook AVG-proof zijn.
Â
Privacyregeling voor Rittenregistratiesystemen
Om aan de privacywetgeving te voldoen, is het essentieel om goede afspraken te maken tussen werkgever en werknemer. Een ritregistratiesysteem met keurmerk voldoet aan de AVG-normen. Toch blijft het belangrijk dat werknemers weten:
- Welke data worden verzameld
- Wie toegang heeft tot die gegevens
- Waarvoor de data worden gebruikt
Deze afspraken kunnen worden vastgelegd op basis van de gedragscode Ritregistratiesysteem.
Â
Afschermen van Privéritten met TrackJack
Gebruikt u TrackJack? Dan bepaalt de werknemer zelf of privéritten zichtbaar zijn voor de werkgever. Dit is standaard uitgeschakeld, maar kan eenvoudig geregeld worden via:
- Een fysieke privéknop in het voertuig
- De TrackJack app
- Het instellen van kantooruren
Zo blijft de privacy van de werknemer volledig gewaarborgd.
TrackJack: Privacy en Rittenregistratie Hoog in het Vaandel
Bij TrackJack hechten we veel waarde aan gegevensbescherming. Op onze pagina Privacy & Gegevensbescherming vindt u:
- Ons privacybeleid
De verwerkersovereenkomst
De privacyregeling werkgever – werknemer
