Zo houd je je rittenregistratie foutloos en compleet

Als zakelijke rijder is het essentieel om een rittenregistratiesysteem voor zakelijke rijders te gebruiken. Dit systeem helpt je niet alleen bij het nauwkeurig bijhouden van je ritten, maar voorkomt ook belastingproblemen en maakt het eenvoudiger om de bijtelling correct te berekenen. In dit artikel ontdek je waarom een rittenregistratiesysteem onmisbaar is voor elke zakelijke rijder en hoe je het op de juiste manier kunt gebruiken om belastingproblemen te voorkomen.

Autobelastingen en zakelijke keuzes

Zakelijke rijders hebben te maken met een voortdurend veranderend belastinglandschap. Denk aan de bijtelling, subsidies voor elektrische auto’s en de aankomende zero-emissiezones. Voor velen is het lastig om hierin de juiste keuzes te maken. “Als je weet wat de regels gaan worden, kun je voor jezelf een beslissing nemen als je een nieuwe auto van de zaak mag kiezen. We weten wat er in 2025 gaat gebeuren, maar hoe is het in 2026? Per 1 januari 2025 worden de zero-emissie zones bij 14 gemeenten ingevoerd. Het kabinet zegt nu: kunnen we dat niet uitstellen? Dat is onduidelijk. Als je maar gewoon weet waar je aan toe bent, scheelt dat een hoop.”

De rol van ritregistratiesystemen

Een nauwkeurige rittenadministratie speelt een grote rol bij het bepalen van de bijtelling. Veel zakelijke rijders kiezen ervoor om een verklaring geen privégebruik auto in te dienen. Dit betekent dat ze moeten aantonen dat hun privégebruik onder de 500 kilometer blijft. “Je kunt best alles zelf gaan opschrijven. Maar als je een rittenregistratiesysteem voor zakelijke rijders hebt, zeker eentje met het Keurmerk Ritregistratiesystemen, dan is dat een stuk makkelijker. En de geloofwaardigheid van iets wat ik zelf in een bestandje heb gezet of wat ik uit een ritregistratiesysteem heb gehaald, daar zit een heel verschil in. Dat is het grote voordeel voor als de Belastingdienst langs komt.”

Daarnaast kan een rittenregistratiesysteem voor zakelijke rijders helpen bij onverwachte situaties, zoals extra kilometers door een file of omleiding. “Als jij moest omrijden of in de file stond en daardoor meer kilometers moest maken dan normaal, kan de Belastingdienst daar vragen over stellen. Als je dan door middel van een ritregistratiesysteem kunt aantonen dat je onderweg niet bent gestopt (bij bijvoorbeeld de supermarkt), is dat heel handig.”

Voor bestelauto’s met een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik zijn deze systemen nog eenvoudiger in gebruik. “Dat is handig, want dan hoef je helemaal niets bij te houden vanaf de ingangsdatum. Je hebt dan ook geen eigen ritregistratie nodig, het systeem houdt dan alles bij.”

Keurmerk biedt zekerheid

Het Keurmerk voor ritregistratiesystemen, dat al 11 jaar bestaat, is een belangrijke garantie. “Erg waardevol, omdat de Belastingdienst er dan vanuit gaat dat de administratie klopt. Het scheelt werk voor de belastinginspecteur. Die ziet natuurlijk de hele dag alles wat er mis gaat, dus het is heel fijn als je dan iets hebt met het Keurmerk Ritregistratiesystemen. Daar hoeft de inspecteur dan niets geks van te denken. Die zal dan alleen vragen stellen over of een rit zakelijk of privé was.”

Veelgemaakte fouten

Wie handmatig een rittenadministratie bijhoudt, loopt risico op fouten. Dit zijn de valkuilen die Heleen regelmatig tegenkomt:

• Zakelijk/privé: “Je denkt vaak, ik vul later wel in of het zakelijk of privé was. Maar dan is het weekend en ben je het toch weer vergeten.”
• Locaties: “Ik kende iemand die elke dag braaf registreerde dat hij van Leeuwarden naar Groningen reed. In de registratie reed hij nooit terug van Groningen naar Leeuwarden, maar dat deed hij in de praktijk natuurlijk wel.”
• Aansluitingsfouten: “Stel je voor dat je je registratie op een dag eindigt bij 389 kilometer, en de volgende dag verder gaat bij 689 kilometer. Een inspecteur denkt dan misschien dat je de boel belazert, maar het was hoogstwaarschijnlijk gewoon een typefout. Met een ritregistratiesysteem heb je dat soort dingen niet.”
• Garagekilometers: “Als je naar de garage gaat, noteert de garage de kilometers op de factuur. Die kilometers komen bij de belastingdienst terecht. Als jouw eigen zelf gemaakte ritregistratie dan afwijkt, dan is het eerste wat die inspecteur denkt: dat klopt niet. Terwijl het natuurlijk kan dat het autobedrijf de verkeerde stand heeft ingesteld.”
  
  

Zorg voor een back-up

Een rittenadministratie moet minstens zeven jaar worden bewaard, zoals de fiscale bewaartermijn voorschrijft. “Als na een paar jaar ineens de belastinginspecteur op de stoep staat en je hebt je rittenadministratie niet goed op orde, dan is dat wel jouw probleem. Veel mensen zeggen ‘we hebben een storing gehad’ maar dat is in principe geen excuus. Ik heb in rechtszaken heel veel mensen gezien bij wie de auto is gestolen met de ritregistratie er nog in, bij wie alleen de ritregistratie is gestolen, waarbij de ritregistratie in de brand is gevlogen, waarbij de hond het op heeft gegeten, waarbij een overstroming het onleesbaar heeft gemaakt. Er zijn mensen bij wie dat wel klopt, maar dan moet je dat echt goed kunnen aantonen.”

Slimme ritregistratie voorkomt problemen

Met een ritregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van het Keurmerk Ritregistratiesystemen voldoe je aan de strengste regels op het gebied van privacy en fraudebestendigheid. Dit scheelt niet alleen werk, maar geeft ook zekerheid bij belastingcontroles.

Bron: VZR