Werkgever en werknemer opgelet: Hoge boete bij onjuiste rittenregistratie

Gaat u zelf op vakantie en betaalt u geen bijtelling of gaat uw werknemer op vakantie met een auto van de zaak? Zorg er dan voor dat ook in deze periode een sluitende rittenregistratie wordt bijgehouden. Dit is niet alleen van belang voor de werknemer, ook voor de werkgever. Het onjuist of niet bijhouden van een rittenregistratie kan nadelige financiële gevolgen hebben. 

Hoge boete bij onjuiste rittenregistratie

Volgens het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst (BBBB) geldt bij een verzuim een standaard boete van 10 procent van het wettelijk maximum van €4.920.

Verzuimboete
Voor het niet aangeven van de bijtelling geldt echter een hogere boete van 80 procent van dit wettelijk maximum. Bij het overleggen van een onjuiste of onvolledige rittenregistratie/kilometerregistatie geldt een boete van 100 procent van het wettelijk maximum van € 4.920.

Bij het vaststellen van de verzuimboete gaat de inspecteur uit van een kalender- of boekjaar. Indien het verzuim betrekking heeft op tijdvlakken in meerdere kalenderjaren, dan legt de inspecteur per kalender- of boekjaar een verzuimboete op.

Vergrijpboete
Als de Belastingdienst kan bewijzen dat er sprake is van een grove schuld of van opzet, wordt er geen verzuimboete, maar een vergrijpboete opgelegd. Bij een grove schuld bedraagt deze 40 procent van het naheffingsbedrag en bij opzet 80 procent. Ook bij de vergrijpboete geldt dat dit 100 procent van het naheffingsbedrag bedraagt, bij een onjuiste of onvolledige rittenregistratie.

De inspecteur bekijkt per geval of er sprake is van verzuim of een vergrijp. Voor hetzelfde feit morgen niet zowel een verzuim- als een vergrijpboete worden opgelegd.

Deze boetes maken het voor de werkgever des te belangrijker om te zorgen voor een juiste rittenregistratie.

Zo houdt u een sluitende rittenregistratie bij

Het bijhouden van een rittenregistratie kan handmatig of automatisch. Bij de eerste keuze worden rittenregistraties veelal bijgehouden in schriften of boekjes, die later worden voorgelegd bij de Belastingdienst. Dit is een tijdrovende activiteit waarbij het “vergeten administreren” van ritten niet is uitgesloten.

Bij het automatiseren van de rittenregistratie, hoeft de berijder geen handelingen na elke rit uit te voeren en is de kans op het “vergeten” of foutief registeren van ritten uitgesloten. In het voertuig wordt een rittenregistratiesysteem geïnstalleerd welke de ritten automatisch registreert en direct online weergeeft op een online account. Zo heeft de berijder alle ritten compleet en kan hier eventueel opmerkingen bij plaatsen. Ook voor de werkgever een zekerheid om het bijhouden van de rittenregistratie te automatiseren.

Indien de werkgever de rittenregistratiesystemen beschikbaar stelt, dient dit vermeld te worden bij de werknemer en is de privacy hierin volledig gewaarborgd. Het is voor de werkgever bijvoorbeeld niet mogelijk om inzicht te verkrijgen in bezochte privéadressen van de werknemer.

Wenst u meer informatie over het automatiseren van uw rittenregistatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op via: t: 010-8200190. Wij helpen u graag verder.