Vervolg Stappenplan: PRO Fiscaal 2 en GO!

4. Uw servicecode toevoegen

Bij de bestelling van uw TrackJack heeft u waarschijnlijk direct de service voor 1, 2, 3, 4 of 5 jaar besteld. Is de TrackJack PRO Fiscaal 2 door ons ingebouwd? Dan is de service al geactiveerd.

Is het ingebouwd door een inbouwpartner? U heeft dan in uw mail de servicecode van ons ontvangen die u kunt gebruiken. (Deze mail is verzonden vanuit noreply@messaging.trackjack.nl)

Ga naar ‘Beheer‘ en kies ‘Systemen‘. Klik nu op het systeem waarvan u de service wilt verlengen en kies ‘Service verlengen‘. Klik in de rechterbalk op ‘Servicecode ingeven’. Hier kunt u nu eenvoudig de code uit de mail invoeren en op Verzenden klikken.

Bekijk eventueel ook onze video

Heeft u nog geen servicelevel besteld? Bestel er dan een in onze webshop.

Ga naar stap 5

5. Bestuurders instellen

Heeft u meerdere bestuurders die gebruik maken van 1 voertuig, of meerdere voertuigen met verschillende bestuurders? Dan is het van belang dit als eerste in te stellen.

Kies in het online account voor ‘Beheer‘ en dan ‘Bestuurders‘. Hier kunt u een bestuurder aanmaken. Wilt u dat de bestuurder zelf ook kan inloggen en aangeven of ritten privé of zakelijk zijn? Kies dan type A. Wilt u bestuurders aanmaken zonder eigen login? Kies dan voor type B.

Bekijk eventueel ook onze video

Ook wordt u gevraagd om een Label aan te maken. Hier kunt u bijvoorbeeld de naam van de bestuurder invullen of de naam van het voertuig. Later kunt u hier namelijk op filteren en enkel de voertuigen bekijken met een specifiek label.

Als laatste is het belangrijk om bij het systeem (‘Beheer‘, ‘Systemen‘, ‘Instellingen‘ en dan het 2e tabblad ‘Voertuiggegevens‘ ) de bestuurder te selecteren in de rechterkolom. Klik op ‘Opslaan‘ om alles op te slaan.

Ga naar stap 6

6. Optioneel: ID Keys instellen

Maakt u gebruik van bestuurdersidentificatie? Dan moet u de meegeleverde ID keys activeren en koppelen aan de juiste bestuurder.

In uw auto is de ID reader ingebouwd. Deze gaat zoemen zodra u de motor start. Houd de ID Key tegen de reader aan, tot de zoemer stopt.

In uw online account ziet u nu bij ‘Beheer’ en ‘ID Cards’ een nieuwe ID key. Klik op de ID key en kies ‘Aanpassen‘. Nu kunt u de ID Key een naam geven en direct de juiste bestuurder koppelen!

Ga naar stap 7

Rittenadministratie-meerdere-bestuurders

7. Optioneel: Privéknop instellen

De privéknop in uw auto maakt het mogelijk om tijdens een rit het karakter naar privé te zetten. Heeft u geen privéknop? Dan doet u dit gewoon via het online account of de smartphone app.

Heeft u wel een privéknop? Dan is het belangrijk om te controleren of het vinkje SOS button uit staat. Ga hiervoor naar ‘Beheer‘, ‘Systemen‘ en klik op het voertuig waar u mee bezig bent. Kies nu ‘Instellingen‘.

Kies voor het derde tabje ‘Functies en Meldingen’ en controleer of het vinkje bij SOS Button op niet actief staat.

Houd tijdens de rit de knop zo’n 10 seconden ingedrukt om deze als privé aan te geven.

Ga naar stap 8

8. Optioneel: Kantooruren instellen

Heeft u (grotendeels) vaste werktijden? Dan is de kantooruren-instelling ideaal. De ritten binnen uw werktijden worden automatisch als zakelijk ingesteld. Alle ritten buiten deze tijden komen automatisch op privé te staan.

Ga naar ‘Beheer‘, ‘Systemen‘ en kies het systeem waar u de Kantooruren voor wilt instellen. Kies ‘Instellingen’ en ga naar het 4e tabblad ‘Kantooruren instellen‘. Zet het vinkje ‘Kantooruren instellen‘ aan. Nu kunt u de gewenste werkdagen kiezen en de werktijden. Alle ritten tussen de starttijd en eindtijd worden als zakelijk aangegeven en alles hierbuiten als privé.

En wilt u bericht ontvangen wanneer een auto een privérit maakt, dan kunt u het vinkje ‘Meldingen buiten kantooruren‘ nog inschakelen.

Ga naar stap 9

9. Sabotagemelding

We spreken van sabotage wanneer de voeding naar de TrackJack wordt onderbroken. Dit kan zijn doordat de accu uit uw voer- of vaartuig wordt verwijderd, of bedrading wordt doorgeknipt.

De sabotagemelding zit bij de Instellingen van uw systeem onder het derde tabblad ‘Functies en meldingen‘. Het is belangrijk dat u een werkend e-mailadres invoert waar de meldingen naar kunnen worden verzonden. Wilt u naast e-mail en pushmeldingen via de smartphone app ook optioneel een SMS melding ontvangen? Dan kunt u hier ook het 06-nummer invoeren. Let op, een SMS kost 1 credit. Credits kunt u in onze webshop aanschaffen.

Ga naar stap 10

10. Uw Keurmerkcertificaat

De TrackJack PRO Fiscaal 2 biedt de mogelijkheid om een Audit file te exporteren. Deze file is bedoeld voor de Belastingdienst, en vereist een aantal verplichte gegevens. Bij de TrackJack GO! kan geen fiscaal rapport gemaakt worden.

Accountinstellingen
Ga naar ‘Beheer‘ en kies ‘Accountinstellingen‘.
Vul hier alle gegevens in die worden gevraagd waaronder Fiscale status en BSN nummer.
Werkgeversinformatie invullen
Op dezelfde pagina kunt u in de rechter zijbalk klikken op ‘Werkgeversinformatie‘. Zorg ervoor dat deze gegevens allemaal zijn ingevuld, waaronder Loonheffingsnummer. Bent u ZZP’er? Vul hier dan uw BSN-nummer in.
Chassisnummer noteren
Bij de instellingen van uw voertuig (‘Beheer’, ‘Systemen’ en dan het gewenste voertuig) kiest u het tabblad Voertuiggegevens. Voer hier het chassisnummer in. (Onder andere te vinden op uw kentekenbewijs. Op de voorkant, in de rechteronderhoek, vind je een kader waarin staat E. VIN. In dat kader staat je chassisnummer.)
Keurmerkcertificaatnummer invoeren
Als laatste gaan we uw Keurmerkcertificaatnummer invoeren. Ga hiervoor naar ‘Rapportages’ in het hoofdmenu. Kies eerste het voertuig, dan de bestuurder en kies de blauwe button ‘Opnieuw versturen‘. U ontvangt nu in uw mail het nummer dat u hier kunt invoeren. Klik op ‘Certificaat koppelen’ en alles is gereed.

Ga naar stap 11

11. Optioneel: Labels

Wilt u onderscheid maken tussen bijvoorbeeld uw buitendienst en servicedienst? Dan kunt u Labels gebruiken.

U heeft bij het aanmaken van uw Bestuurders al een label gemaakt, zodat u per voertuig kunt filteren. Een label is echter ook ideaal als u uw buitendienst en binnendienst, service en onderhoud of andere afdelingen los van elkaar wilt zien.

Ga naar ‘Beheer‘ en kies ‘Labels‘. In de rechter zijbalk kiest u voor ‘Nieuw label toevoegen‘. In deze weergave kunt u ervoor kiezen welke voertuigen (of bestuurders) u in het label wilt. Geef het label een goede naam en klik op Opslaan.

Rechtsboven in de pagina kunt u op het Filter icoon klikken en een Label selecteren in het dropdown menu. Klik nu op Filter. In uw systemen op de kaart en in al uw overzichten ziet u nu enkel de voertuigen van dat label!

Ga naar stap 12

12. Automatische rapporten instellen

Als u amper omkijken naar uw rittenregistratie wilt hebben, is het perfect om een automatisch rittenrapport in te stellen.

Ga naar ‘Rapportages‘. Hier kunt u verschillende rapporten instellen. Het rapport voor de Fiscus kunt u jaarlijks downloaden. Het ‘Rittenrapport ‘ maakt het mogelijk om een voertuig te selecteren en een periodiek rapport in te plannen.

Kies het systeem waarvan u het rapport wilt inplannen, geef aan of u een PDF of Excel wilt ontvangen, geef aan of u dit per week, maand of jaar wilt ontvangen en kies het vinkje ‘Rapport periodiek versturen‘. Vul het gewenste e-mailadres in en klik op ‘Rapport versturen/opslaan‘.

Ga naar stap 13

13. Nieuwe gebruikers

Wilt u een afdelingsleider laten meekijken met enkel de relevante voertuigen? Of meerdere inloggegevens aanmaken voor uw collega’s? Dan is dat geen probleem.

Ga naar ‘Beheer‘ en kies ‘Gebruikersbeheer‘. Kies hier ‘Gebruiker toevoegen‘ in de rechter kolom. Voer nu de naam en het e-mailadres in en kies ‘Volgende’. Nu kunt u de systemen selecteren die de nieuwe gebruiker mag inzien, of kiest u een Label dat de nieuwe gebruiker mag zien.

Nadat u op Volgende heeft geklikt, krijgt de gebruiker een e-mail om een wachtwoord aan te maken en in te loggen. Zodra de gebruiker de uitnodiging heeft geaccepteerd , kunt u aangeven wat deze gebruiker allemaal mag. Denk daarbij aan Instellingen aanpassen, Kilometerstanden corrigeren, Rapporten maken en/of Ritten bewerken.

U bent klaar!