Is het verplicht om kilometers te registreren

Het is een vraag die we vaak te horen krijgen: “Is het verplicht om kilometers te registreren?” En ondanks dat er geen wet is die u verplicht om een rit of kilometer bij te houden, kan de Belastingdienst daar wel eens heel anders over denken.

Laten we beginnen om twee verschillende groepen bestuurders te definiëren:

• De bestuurder met een auto van de zaak,
• De bestuurder met een privévoertuig. 
  
  

Kilometers bijhouden voor de auto van de zaak

 Op het moment dat u een auto tot uw beschikking krijgt van uw werkgever, gaat de Belastingdienst er automatisch vanuit dat u de auto ook privé gaat gebruiken. Dat houdt in dat u dus ook automatisch bijtelling gaat betalen.  Bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van uw zakelijke voertuig, en zijn de fiscale kosten voor het gebruik van uw (bestel)auto.  

Gaat u de auto echter alleen zakelijk gebruiken? Bijvoorbeeld wanneer u al een privéauto voor de deur heeft staan, of privé graag met een motor of het OV rijdt, kunt u de “Verklaring geen privégebruik auto” ondertekenen en indienen bij de Belastingdienst. Daarmee geeft u aan dat u de auto niet privé gaat gebruiken, of in ieder geval niet meer dan de toegestane 500 kilometer.

Let wel op, want nu u dit heeft aangegeven, weet de fiscus u ook te vinden voor een eventuele controle op uw kilometers.  En om aan te geven welke kilometers u heeft gemaakt en of deze zakelijk of privé zijn, is een kilometerregistratie een vereiste. Of u dat doet in een schriftje (vreselijk tijdrovend en een grote kans op fouten), in een Excelbestand  (erg onhandig naderhand) of met een kilometerregistratiesysteem? Dat maakt de Belastingdienst niet uit.   Als het maar klopt, anders moet u mogelijk alsnog de bijtelling én een boete betalen.

Kilometers bijhouden voor uw privéauto

Op het moment dat u uw eigen auto gebruikt om naar werk te komen, of naar uw opdrachten gaat als zelfstandig ondernemer, is het van groot belang om deze kilometers zo exact mogelijk te registreren. Dat levert u namelijk geld op. Het is tot december 2023  toegestaan om € 0,21 per kilometer belastingvrij te declareren. Per 1 januari 2024 wordt dat € 0,22 per kilometer.

Het is in dit geval niet verplicht om uw kilometers te registreren, maar uiteraard wel heel erg handig.  Zeker wanneer u de rittenregistratie koppelt met uw boekhoudpakket Rompslomp of Informer.

Ritregistratie met GPS tracker auto

Zoals aangegeven is het dus niet verplicht om een ritregistratie bij te houden, maar moet u het wel kunnen aantonen wanneer de Belastingdienst er om vraagt. En dat kun je dan maar beter goed geregeld hebben. Door gebruik te maken van de ritregistratie van TrackJack weet u zeker dat u een 100% goedgekeurd systeem aanschaft. Het voldoet niet alleen aan de eisen van de fiscus, maar biedt u ook qua veiligheid van uw data  en betrouwbaarheid het hoogst haalbare.