Waar moet een kilometerregistratie aan voldoen?
De Belastingdienst vraagt sinds medio 2022 weer steeds vaker naar de rittenregistratie. Bent u een werknemer die geen bijtelling betaalt of een werkgever met personeel in dienst met auto’s van de zaak? Dan is het handig om goed te weten wat er van je wordt verwacht.
Het begint allemaal bij de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Op het moment dat u geen bijtelling wilt betalen, moet u deze verklaring namelijk ondertekenen. En de fiscus kan u nu dus vragen naar uw gemaakte kilometers en ritten.
Wat moet ik allemaal registreren?
Er is geen vereiste op welke manier u de gegevens aanlevert, maar wát u moet aanleveren ligt vast. Uiteraard is het kenteken en het automerk met type een vereiste. Vervolgens registreert u per rit:
- De datum
- Het startadres (straat, huisnummer, postcode en plaats)
- Het stopadres (straat, huisnummer, postcode en plaats)
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het karakter van de rit (privé of zakelijk)
- Eventuele omrijdkilometers bij een rit die deels privé en deels zakelijk is
Registreren met een rittenboekje of Excel?
Zoals gezegd zijn er geen regels over hoe u de ritten registreert. Het mag zelfs op een bierviltje. Al raden we dat niet aan natuurlijk. Een veelgekozen optie is een rittenboekje: een papieren boekje waarin u alle bovengenoemde gegevens opschrijft bij iedere start en stop die u maakt. Het klinkt als een hele hoop werk, en dat is het ook.
Een tweede optie is om dit direct digitaal te maken, bijvoorbeeld in Excel. Het mooie is dat u hiermee direct kunt berekenen hoeveel privékilometers u heeft gereden en eventuele kilometers kunt declareren. Het nadeel is ook vrij duidelijk. U heeft waarschijnlijk geen computer met Excel in uw auto, dus wordt u gedwongen om bijvoorbeeld ’s avonds alle ritten alsnog te onthouden en te verwerken. Ook dat klinkt als veel werk.
Registreren met een ritregistratiesysteem
De derde en meest gebruikte oplossing is een digitaal ritregistratiesysteem. Een GPS oplossing die in uw voertuig wordt geïnstalleerd en automatisch iedere start en stop én alle vereiste gegevens verzamelt. De kilometerregistratie wordt automatisch voor u verwerkt in een online account (ook beschikbaar via mobiele app) en het enige dat u mogelijk nog hoeft te doen, is het karakter van de rit waar nodig aanpassen. En dat klinkt als wel heel weinig werk.
