Reiskostenvergoeding en Thuiswerkvergoeding 2026: spelregels voor werkgevers

Op Prinsjesdag 2025 is opnieuw duidelijkheid gegeven over de fiscale behandeling van reiskosten, OV-abonnementen, thuiswerkvergoedingen en diverse autobelastingen. Voor werkgevers is het cruciaal te begrijpen wat er verandert en wat dit betekent voor de salarisadministratie, de WKR en de rapportageverplichtingen. Dit artikel zet de belangrijkste regels en fiscale maatregelen vanaf 2026 overzichtelijk op een rij.

Reiskostenvergoeding per kilometer

• Eigen vervoer (woon-werk en dienstreis): maximaal € 0,23 per kilometer onbelast in 2025 en 2026 (auto, fiets, scooter en andere vervoermiddelen).
• Parkeer- en tolgelden: geacht inbegrepen te zijn in dit bedrag. Een aparte vergoeding mag niet, tenzij parkeergelegenheid door de werkgever wordt verstrekt (nihilwaardering).
• Meer dan € 0,23/km vergoeden? Het meerdere geldt als belast loon, tenzij aangewezen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.
• Rittenregistratie: sluitende rittenregistratie blijft noodzakelijk om zakelijk en privégebruik te scheiden.

OV-abonnementen en losse OV-kaarten

• Nieuwe verduidelijking (Belastingplan 2025): een door de werkgever betaald OV-abonnement of -kaart valt volledig onder de gerichte vrijstelling, ook als deze deels privé wordt gebruikt, zolang er minimaal zakelijk gebruik is (bijv. woon-werk).
• Geen rittenknip nodig: scheiding tussen privé- en zakelijke ritten is niet vereist.
• Ook buitenlandse OV-abonnementen: vallen onder de vrijstelling.
• Privé-OV-kaart: alleen zakelijke reizen die de werkgever vergoedt zijn onbelast.

Thuiswerkvergoeding

• Vrijstelling: € 2,40 per dag in 2025.
• Samenloop: op één dag mag een werknemer óf een thuiswerkvergoeding óf een woon-werkvergoeding ontvangen. Wel is combinatie met een dienstreisvergoeding mogelijk.

Vaste reiskostenvergoeding

• Voorwaarden: minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek (uitgangspunt: 214 werkdagen bij fulltime).
• Wijzigingen: bij structurele verandering in reispatroon moet de vaste vergoeding worden aangepast.

Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)

• Huidige grens: verplicht voor werkgevers met 100+ werknemers.
• Rapportage: jaarlijks vóór 30 juni indienen bij RVO, inclusief uitsplitsing naar vervoermiddel en brandstof.
• Versoepeling aangekondigd: de drempel wordt verhoogd naar 250 werknemers, om administratieve lasten te beperken.

Autobelastingen en mobiliteitsmaatregelen

MRB-korting voor elektrische auto’s 2026–2028

De korting op de motorrijtuigenbelasting (MRB) voor elektrische auto’s blijft in de periode 2026–2028 op 30%. Dit is meer dan de oorspronkelijk geplande 25%, maar fors lager dan de huidige 75%. Vanaf 2030 vervalt de korting volledig.
Daarnaast vervallen per 2028 diverse kwarttarieven in de MRB, onder andere voor vrachtwagens, mobiele werkplaatsen en kermis-/circuswagens. Voor vrachtwagens wordt de speciale bedrijfswagenparkregeling afgeschaft. Dit wordt deels gecompenseerd door de invoering van de vrachtwagenheffing en verlaging van de MRB naar het EU-minimum.

Pseudo-eindheffing werkgever (vanaf 2027)

Voor werkgevers komt er een nieuwe pseudo-eindheffing op niet-elektrische auto’s van de zaak:

• Tarief: 12% over de catalogusprijs (of bij 25+ jaar oude auto’s over de werkelijke waarde).
• Toepassing: geldt voor M1-voertuigen (o.a. personenauto’s, campers, busjes, lijkwagens).
• Vrijstelling: volledig elektrische auto’s zijn uitgezonderd. Ook geen heffing als er geen privégebruik is (let op: woon-werkverkeer telt als privé).
• Ingangsdatum: per 1 januari 2027, met overgangsregeling tot 17 september 2030 voor bestaande auto’s.

BPM-aanpassing voor elektrische voertuigen

Het nadeel voor bijzondere elektrische voertuigen (zoals campers, rolstoelvervoer en motorfietsen) wordt gerepareerd. Vanaf 1 januari 2025 geldt een vast tarief:

• Elektrische personenauto’s: € 667 (was al zo).
• Bijzondere elektrische personenauto’s: eveneens € 667.
• Elektrische motorfietsen: € 200.

Gelijke bijtelling elektrische leaseauto’s

Vanaf 2026 vervalt het bijtellingsvoordeel voor zakelijke elektrische leaseauto’s. Het tarief wordt gelijkgetrokken met dat van auto’s met een verbrandingsmotor: 22% over de catalogusprijs. Het huidige voordeel van 17% over de eerste €30.000 vervalt.

Forse versoepeling bijtelling fiets van de zaak

De bijtelling van 7% voor fietsen van de zaak wordt versoepeld. Er komt géén bijtelling meer voor:

• Poolfietsen, deelfietsen en hubfietsen die niet hoofdzakelijk bij het woonadres gestald worden.
• Fietsen die beperkt privé worden gebruikt, maar niet mee naar huis gaan. Deze versoepeling geldt met terugwerkende kracht tot 2020.

Accijnzen

De tijdelijke accijnsverlaging op brandstoffen blijft nog een jaar gelden (t/m 2026):

• Benzine: € 0,173 korting per liter.
• Diesel: € 0,111 korting per liter.
• LPG: € 0,041 korting per liter.

Waterstof in mobiliteit

De overheid blijft inzetten op groene waterstof. Subsidies voor bedrijven die waterstof ontwikkelen blijven beschikbaar, maar een deel van het budget schuift door naar 2030. Zo wil het kabinet de transitie naar duurzame mobiliteit stimuleren.

SEPP-subsidie terug in 2027?

De aanschafsubsidie voor elektrische auto’s (SEPP) liep in 2025 af, maar kan mogelijk terugkeren in 2027. Door budgetverschuivingen ontstaat er een piek in beschikbare middelen voor duurzame mobiliteit. Dit zou gunstig kunnen uitpakken voor particuliere EV-kopers.

Administratieve aandachtspunten voor werkgevers

• Payroll inrichten: aparte componenten voor km-vergoeding, OV-verstrekking, thuiswerkvergoeding en vaste vergoedingen.
• Dagregistratie: leg vast of een werknemer thuiswerkt, naar kantoor reist of een dienstreis maakt.
• OV-beleid: stel beleid op dat zakelijk gebruik van een door de werkgever betaalde OV-kaart garandeert.
• WKR-monitoring: let op vergoedingen boven € 0,23/km en verwerk correct in de vrije ruimte.
• Bewaarplicht: loon- en reisadministratie minimaal 7 jaar bewaren.

Veelgemaakte fouten en oplossingen

• Dubbele vergoeding op één dag: voorkom dit door dagkeuze in het systeem af te dwingen.
• OV-abonnement verkeerd belast: gebruik de nieuwe vrijstelling met privégebruik.
• Parkeerbonnetjes dubbel vergoeden: niet nodig, zit al in de kilometervergoeding.
• Vaste vergoeding niet herzien bij wijziging: voer controles in bij structurele veranderingen.
• WPM-verplichting vergeten: verzamel tijdig de benodigde data per vervoermiddel en brandstof.

Conclusie

Prinsjesdag 2025 brengt veel nieuws voor werkgevers en werknemers op het gebied van mobiliteit. Naast de verduidelijkingen rond reiskosten- en thuiswerkvergoeding zijn er belangrijke ontwikkelingen in autobelastingen, rapportageverplichtingen en stimulering van duurzame mobiliteit. Welke maatregelen daadwerkelijk doorgaan, hangt af van de parlementaire behandeling en de formatie van een nieuw kabinet.

Bronnen:  Rijksoverheid/Rijksfinanciën (Belastingplan 2025 MvT §5.9), Belastingdienst/RVO/Ondernemersplein, Autoenficus