Reiskostenvergoeding en Thuiswerkvergoeding 2026: spelregels voor werkgevers

Op Prinsjesdag 2025 is opnieuw duidelijkheid gegeven over de fiscale behandeling van reiskosten, OV-abonnementen en thuiswerkvergoedingen. Voor werkgevers is het cruciaal te begrijpen wat er verandert en wat dit betekent voor de salarisadministratie, de WKR en de rapportageverplichtingen. Dit artikel zet alle regels rond reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 2026 op een rij.

MRB-korting voor elektrische auto’s 2026–2028

Hoewel het kabinet vanwege de demissionaire status een zogenoemde ‘beleidsarme’ begroting presenteert, bevat deze toch enkele relevante maatregelen voor mobiliteit. Zo blijft de korting op de motorrijtuigenbelasting (mrb) voor elektrische auto’s in de periode 2026 tot en met 2028 op 30 procent. Dat is hoger dan de eerder geplande 25 procent, maar wel een forse verlaging ten opzichte van de huidige 75 procent. Voor eigenaren van elektrische voertuigen is dit dus een kleine meevaller. Vanaf 2030 vervalt de mrb-korting volledig.

Reiskostenvergoeding per kilometer

• Eigen vervoer (woon-werk en dienstreis): maximaal € 0,23 per kilometer onbelast in 2025 en 2026. Dit geldt voor auto, fiets, scooter en andere vervoermiddelen.
• Parkeer- en tolgelden: worden geacht in dit bedrag te zijn inbegrepen. Een aparte onbelaste vergoeding mag niet, behalve wanneer de werkgever parkeergelegenheid op de werkplek ter beschikking stelt (nihilwaardering).
• Meer dan € 0,23/km vergoeden? Het meerdere geldt als belast loon, tenzij aangewezen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.

Rittenregistratie en bewijsvoering

Voor eigen vervoer blijft een sluitende rittenregistratie essentieel. Hiermee kan een werkgever aantonen of kilometers zakelijk of privé zijn, wat noodzakelijk is voor de juiste toepassing van de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 2026.

OV-abonnementen en losse OV-kaarten

• Nieuwe verduidelijking (Belastingplan 2025): Een OV-abonnement of -kaart die de werkgever betaalt, valt volledig onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook voor privéreizen, zolang er in enige mate zakelijk gebruik is, zoals woon-werkverkeer.
• Geen rittenknip nodig: de werkgever hoeft zakelijke en privéritten niet te scheiden, zolang er minimaal zakelijk gebruik is.
• Ook buitenlandse OV-abonnementen vallen onder de vrijstelling.
• Privé-OV-kaart: privéreizen die de werknemer zelf betaalt vallen erbuiten. Alleen de zakelijke reizen die de werkgever vergoedt zijn dan onbelast.
  
  

Thuiswerkvergoeding

• De gerichte vrijstelling voor thuiswerken bedraagt € 2,40 per dag in 2025.
• Samenloop: op één dag mag een werknemer niet zowel een thuiswerkvergoeding als een woon-werkvergoeding ontvangen. Wel kan een thuiswerkvergoeding gecombineerd worden met een onbelaste vergoeding voor een dienstreis op diezelfde dag.
  
  

Vaste reiskostenvergoeding

• Een vaste onbelaste vergoeding is mogelijk als een werknemer structureel naar een vaste werkplek reist.
• Voorwaarde: minimaal 128 dagen per jaar naar die werkplek reizen. De berekening gaat uit van 214 werkdagen bij een voltijds dienstverband.
• Bij structurele wijzigingen in het reispatroon moet de vaste vergoeding worden aangepast.
  
  

Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)

• De WPM geldt voor werkgevers met 100 of meer werknemers.
• Jaarlijks rapporteren over woon-werk- en zakelijke kilometers, uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstof.
• Eerste deadline: rapportage over 2024 uiterlijk 30 juni 2025 bij de RVO. Daarna jaarlijks vóór 30 juni.
  
  

Waterstof in mobiliteit

De overheid blijft inzetten op groene waterstof. Subsidies voor bedrijven die waterstof ontwikkelen blijven beschikbaar, waarbij financiële steun wordt doorgeschoven naar 2030. Hiermee wil het kabinet de transitie naar duurzame mobiliteit blijven stimuleren.

SEPP-subsidie terug in 2027?

De subsidie op elektrische auto’s (SEPP), die in 2025 afliep, kan mogelijk terugkeren in 2027. Door verschuiving van budgetten ontstaat er een piek in beschikbare middelen voor slimme en duurzame mobiliteit, wat gunstig kan zijn voor kopers van elektrische voertuigen.

Gelijke bijtelling elektrische leaseauto’s

Het voordeel voor zakelijke elektrische leaseauto’s stopt in 2026. Het bijtellingstarief wordt dan gelijk aan dat van leaseauto’s met een verbrandingsmotor: 22 procent over de catalogusprijs. Dit betekent dat het huidige voordeel van 17 procent over de eerste €30.000 komt te vervallen, wat gevolgen heeft voor de afschrijving van lease-EV’s.

Administratieve aandachtspunten

• Payroll inrichten: aparte componenten voor km-vergoeding, OV-verstrekking, thuiswerkvergoeding en vaste vergoedingen.
• Dagregistratie: leg dagelijks vast of een werknemer thuiswerkt, naar kantoor reist of een dienstreis maakt.
• OV-beleid: zorg voor beleid waarin staat dat een door de werkgever betaalde OV-kaart ook zakelijk wordt gebruikt.
• WKR-monitoring: controleer wanneer vergoedingen boven € 0,23/km of andere kosten als eindheffingsloon moeten worden aangewezen.
• Bewaarplicht: loon- en reisadministratie minimaal 7 jaar bewaren.
  
  

Veelgemaakte fouten en oplossingen

1. Dubbele vergoeding op één dag: voorkom dit door een dagkeuze in het systeem af te dwingen.
2. OV-abonnement verkeerd belast: gebruik de nieuwe vrijstelling, waarbij privéreizen zijn toegestaan mits er zakelijk gebruik is.
3. Parkeerbonnetjes dubbel vergoeden: niet nodig, zit al in de kilometervergoeding.
4. Vaste vergoeding niet herzien bij wijziging: voer controles in bij langdurige wijzigingen.
5. WPM-verplichting vergeten: verzamel tijdig de benodigde data per vervoermiddel en brandstof.
   
   

Overige fiscale maatregelen uit Prinsjesdag 2025

Naast de wijzigingen rond de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 2026 heeft het kabinet enkele andere besluiten genomen:

• De tijdelijke korting op brandstofaccijns wordt verlengd tot 1 januari 2026. Automobilisten blijven daardoor profiteren van 17,3 cent korting per liter benzine en 11,1 cent per liter diesel. Dit kost de schatkist naar verwachting 1,6 miljard euro.
• De geplande herinvoering van rode diesel, een accijnskorting van 140 miljoen euro voor sectoren zoals de landbouw, gaat niet door.
• De vliegtaks voor kortere vluchten gaat omhoog.
• De nationale CO2-heffing voor de industrie wordt in de praktijk niet ingevoerd.

Rittenregistratie

Met de verduidelijkingen uit het Belastingplan 2025 is de toepassing van OV-abonnementen eenvoudiger geworden. Toch blijft de combinatie van thuiswerkdagen, woon-werkverkeer en de CO₂-rapportageverplichting een uitdaging. Een duidelijke rittenregistratie, dagkeuze en goed ingericht payrollbeheer zorgen ervoor dat werkgevers voldoen aan de regels rond reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 2026. Deze vergoedingsregeling woon-werk en thuiswerken biedt zo zowel fiscale zekerheid als duidelijkheid voor medewerkers.

Bronnen: Rijksoverheid/Rijksfinanciën (Belastingplan 2025 MvT §5.9), Belastingdienst/RVO/Ondernemersplein