Een onvolledige of onjuiste rittenregistratie blijft een van de belangrijkste oorzaken van fiscale correcties bij ondernemers met een zakelijke auto. Daarom roept de Belastingdienst fiscaal dienstverleners op om klanten actiever te begeleiden bij het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie.

Volgens de Belastingdienst worden rittenregistraties nog regelmatig achteraf ingevuld, bevatten ze onvolledige gegevens of sluiten ze niet goed op elkaar aan. Hierdoor kunnen ondernemers te maken krijgen met een bijtelling voor privégebruik of een correctie achteraf.

Waarom een sluitende rittenregistratie belangrijk is

Een correcte rittenregistratie is essentieel wanneer je wilt aantonen dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt met een zakelijke auto.

Veel fouten in de praktijk

Uit steekproeven van de Belastingdienst over 2022 en 2023 blijkt dat bij 17 procent van de ondernemingen met een correctie in de inkomstenbelasting sprake was van een correctie vanwege privégebruik van de auto. In maar liefst 43 procent van deze gevallen noemen controlemedewerkers een gebrek aan kennis bij de ondernemer als belangrijkste oorzaak van de fout. Daarom adviseert de Belastingdienst om de rittenregistratie gedurende het hele jaar actueel te houden.

Adviezen van de Belastingdienst

Om fouten te voorkomen doet de Belastingdienst verschillende aanbevelingen aan ondernemers en fiscaal adviseurs.

Controleer regelmatig de administratie

Wacht niet tot het einde van het jaar met het controleren van de kilometeradministratie. Door de rittenregistratie regelmatig te controleren, kunnen fouten tijdig worden ontdekt en hersteld.

Gebruik een gecertificeerd rittenregistratiesysteem

De Belastingdienst adviseert ondernemers gebruik te maken van een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Een gecertificeerde oplossing verkleint de kans op fouten en maakt de administratie betrouwbaarder tijdens een eventuele belastingcontrole.

Vergeet de 500 privékilometers niet

Voor ondernemers die geen bijtelling willen betalen, blijft de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar van groot belang.

Zakelijke en privéritten goed onderscheiden

Het is belangrijk om zakelijke ritten, privéritten en gecombineerde ritten duidelijk van elkaar te onderscheiden. Alleen met een volledige rittenregistratie kun je aantonen hoeveel kilometers daadwerkelijk zakelijk zijn gereden.

Ook de btw-correctie verdient aandacht

Naast de inkomstenbelasting wijst de Belastingdienst ook op de btw-correctie voor privégebruik van de auto.

Woon-werkverkeer telt mee als privégebruik

Voor de btw wordt woon-werkverkeer aangemerkt als privégebruik. Ondernemers moeten daarom ook deze kilometers meenemen bij het bepalen van de jaarlijkse btw-correctie. Een nauwkeurige rittenregistratie maakt het eenvoudiger om deze berekening correct uit te voeren.

TrackJack helpt met een betrouwbare rittenregistratie

Een automatische rittenregistratie voorkomt veel van de fouten die ontstaan bij handmatig bijgehouden kilometeradministraties. Met een rittenregistratiesysteem van TrackJack worden ritten automatisch geregistreerd en overzichtelijk vastgelegd. Hierdoor houd je eenvoudig onderscheid tussen zakelijke en privéritten en beschik je altijd over een actuele administratie. Dat bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fiscale correcties tijdens een controle door de Belastingdienst.

Bron: Accountancy Vanmorgen