Volledig automatische kilometerregistratie

Niet altijd, maar wel zodra je iets wilt aantonen. Rijd je een auto van de zaak en wil je geen bijtelling betalen, dan moet je kunnen bewijzen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Rijd je zakelijk in je privéauto, dan heb je een registratie nodig om die kilometers te declareren of af te trekken. In beide gevallen vraagt de Belastingdienst om een sluitende kilometerregistratie.

De Belastingdienst wil van het voertuig het merk, het type, het kenteken en de periode waarin de auto je ter beschikking staat. En per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, het karakter van de rit (zakelijk of privé) en eventuele privé-omrijkilometers. Bekijk alle eisen van de Belastingdienst.

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé met een auto van de zaak en betaal je gewoon bijtelling, dan hoef je niets bij te houden. Ook niet als je met je werkgever schriftelijk hebt vastgelegd dat je de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt, of als de bestelauto door de inrichting alleen geschikt is voor goederenvervoer. Twijfel je? Met een automatisch systeem kost registreren je geen moeite en voorkom je discussie achteraf.

Het kan met de hand, in een boekje of in Excel. Dat mag, zolang alle verplichte gegevens erin staan. Het risico zit in de praktijk: één vergeten rit of een afgeronde kilometerstand en je registratie is over het hele jaar niet meer sluitend. Met een GPS-systeem in de auto worden alle ritten, adressen en kilometers automatisch vastgelegd. Je controleert ze achteraf, zet een rit met één klik op privé of zakelijk en downloadt het overzicht als Excel, PDF of auditfile.

Zeven jaar, net als de rest van je administratie. De Belastingdienst kan bij een controle gegevens tot zeven jaar terug opvragen. Bij TrackJack staat je registratie automatisch zeven jaar in je account, dus je hoeft zelf niets te archiveren en kun je oude jaren op elk moment downloaden.

Je kilometerregistratie hoeft niet jaarlijks opgestuurd te worden naar de Belastingdienst. Die vraagt hem op als daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij een controle van de loonheffingen of van je aangifte. Je levert de registratie dan aan over de gevraagde periode, als auditfile, PDF of Excel. Omdat de registratie automatisch tot stand komt, is er geen discussie over ontbrekende ritten of afgeronde kilometerstanden. Lees waar je op moet letten bij een controle van je rittenregistratie.

In 2026 is de bijtelling 22% van de cataloguswaarde voor auto’s met CO2-uitstoot. Voor volledig elektrische auto’s geldt 18% tot een cataloguswaarde van € 30.000 en 22% over het deel daarboven. Rijd je minder dan 500 kilometer per jaar privé en kun je dat aantonen met een sluitende kilometerregistratie, dan betaal je geen bijtelling. Meer hierover lees je in onze complete gids over bijtelling in 2026.

In 2026 mag een werkgever € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden; in 2025 was dat nog € 0,23. Rijd je als ondernemer zakelijke kilometers met je privéauto, dan trek je datzelfde bedrag per kilometer af van je winst. Je hebt daarvoor wel een onderbouwing per rit nodig, en die levert je kilometerregistratie automatisch.

Gebruik je de auto van de zaak niet privé, dan vraag je bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aan. Je werkgever houdt dan geen bijtelling in op je loon. De bewijslast ligt wel bij jou: vraagt de Belastingdienst erom, dan moet je met een sluitende kilometerregistratie kunnen aantonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar bent gebleven. Kom je er toch overheen, dan volgt een naheffing.

Als zzp’er ben je waarschijnlijk al druk genoeg met ondernemen. Rijd je zakelijk in je privéauto, dan onderbouw je met een kilometerregistratie precies welke kilometers je declareert of aftrekt. Rijd je een auto van de zaak zonder bijtelling, dan toon je ermee aan dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft. TrackJack registreert alle ritten automatisch, dus je hoeft zelf niets bij te houden. Bekijk ook de kilometerregistratie voor zzp.

Dat hangt af van het aantal voertuigen, het systeem dat je kiest en of je het laat inbouwen. Je zit bij TrackJack niet vast aan een langlopend contract en er is geen stilzwijgende verlenging. Vraag een offerte op maat aan, dan weet je snel wat het in jouw situatie kost.

TrackJack heeft een eigen app voor iOS en Android. Daarin zie je de actuele locatie van je voertuig, je rittenoverzicht met alle adressen en kilometers, je kilometerstanden en je urenoverzichten. Je zet een rit met één tik op privé of zakelijk en gebruikt de privéknop als je een rit niet wilt laten volgen. Bekijk de app en het portaal.