Automatische rittenregistratie die klopt voor de Belastingdienst

Een rittenregistratie houdt in dat alle ritten die je met een voertuig rijdt worden geregistreerd. Hiermee kun je bijvoorbeeld aantonen bij de Belastingdienst dat je niet meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt met een zakelijke auto. Daardoor hoef je geen bijtelling te betalen voor het privégebruik van de zakelijke auto.

Een rittenregistratie kun je handmatig bijhouden of automatisch via een rittenregistratiekastje in de auto.

Ja, dit is bijvoorbeeld het geval als je op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé rijdt met een zakelijk voertuig. In dat geval moet je voor de Belastingdienst een rittenregistratie bijhouden. Het alternatief is het betalen van bijtelling.

Daarnaast kan een rittenregistratie ook nodig zijn voor andere toepassingen, zoals het bijhouden van zakelijke ritten in een privéauto.

Er zijn een aantal situaties waarin je geen rittenregistratie hoeft bij te houden. Bijvoorbeeld als je meer dan 500 kilometer privé rijdt met een zakelijk voertuig en daarom bijtelling betaalt.

Ook hoef je geen rittenregistratie bij te houden als jij of je werknemer een bestelauto heeft die buiten kantooruren niet wordt gebruikt. Het is dan wel belangrijk dat je kunt aantonen dat de bestelauto daadwerkelijk niet privé wordt gebruikt.

In de praktijk wordt daarom vaak alsnog een rittenregistratie bijgehouden, om het zekere voor het onzekere te nemen.

“Het bijhouden van een rittenregistratie houdt in dat alle kilometers en ritten die worden gereden in een voertuig worden bijgehouden. Dit kan op verschillende manieren:

• Handmatig met een rittenregistratieboekje
• Handmatig/digitaal met behulp van een Excelbestand
• Handmatig/digitaal met behulp van een rittenregistratie app
• Volledig digitaal met behulp van een ingebouwd GPS rittenregistratiesysteem

De laatste optie neemt het minste tijd in beslag. Met het GPS ritregistratiesysteem van TrackJack worden alle ritten inclusief verplichte fiscale eisen automatisch bijgehouden.”

Met ons GPS-rittenregistratiekastje wordt het bijhouden van je rittenregistratie heel eenvoudig. Het systeem wordt in de auto geplaatst en registreert vervolgens automatisch alle kilometers, ritten, adressen en andere gegevens die nodig zijn voor de fiscus.

Alle gegevens zijn direct inzichtelijk via de online softwareomgeving. Daar kun je de ritten eventueel nog bewerken en daarna eenvoudig downloaden. Alles werkt volledig digitaal, dus je hebt geen gedoe meer met het handmatig bijhouden van je ritten.

Ben je op zoek naar 100% fiscusproof rittenregistratie?

De TrackJack PRO Fiscaal 2 is het meest betaalbare ritten- en kilometerregistratiesysteem, speciaal ontwikkeld volgens de eisen van de Belastingdienst. Het systeem is voorzien van het Keurmerk Ritregistratiesystemen en wij zitten zelfs in de deelnemersraad. Dichter bij de bron kom je niet.

Rijd je in een privéauto en wil je bijtelling voorkomen? Dan is de TrackJack GO! de beste OBD-rittenregistratie op de markt. Je installeert de tracker eenvoudig zelf op de OBD2-poort van je voertuig. Via de smartphone-app en je pc houd je vervolgens al je ritten en locaties eenvoudig bij.

Als je een ritregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst is de wettelijke bewaartermijn 7 jaar. Bij een eventuele controle kan de Belastingdienst dus gegevens tot 7 jaar terugvragen. Zie ook: Hoe controleert de belastingdienst mijn rittenregistratie?

“Een rittenregistratie voor de Belastingdienst moet de volgende onderdelen bevatten:

• Het merk van de auto
• Het type van de auto
• Het kenteken van de auto
• De periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt

Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die je hebt gereden, aard van de rit (privé of zakelijk), de privé-omrijkilometers (wanneer je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt). Een rittenregistratie kastje houdt deze gegevens volledig automatisch bij.”

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, hoef je je rittenregistratie niet elk jaar naar de Belastingdienst te sturen. Alleen als de Belastingdienst daar aanleiding toe ziet, wordt je per post gevraagd om je rittenregistratie aan te leveren.

Het is goed om te weten dat de Belastingdienst regelmatig controles uitvoert bij zakelijke voertuigen. Dit gebeurt bijvoorbeeld in het weekend, bij locaties die als privé worden gezien, zoals Ikea of pretparken. Zij maken hierbij gebruik van scanners of scanauto’s.

Wordt jouw zakelijke voertuig bijvoorbeeld op zondagochtend gesignaleerd op het parkeerterrein van de Efteling of Ikea, dan controleert de Belastingdienst of je bijtelling betaalt voor het voertuig. Is dat niet het geval, dan kan dit aanleiding zijn om je rittenregistratie op te vragen. Daarbij wordt bekeken of je niet meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt én of de betreffende rit correct is opgenomen in de rittenregistratie, inclusief het juiste ritdoel.

Staat deze rit geregistreerd als zakelijk, dan moet je kunnen aantonen waarom dit daadwerkelijk een zakelijke rit was.

Als zzp’er ben je waarschijnlijk al druk genoeg met ondernemen en zit je niet te wachten op extra administratieve rompslomp. Wil je geen bijtelling betalen, dan moet je wel kunnen aantonen dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt.

Met ons ritregistratiesysteem bespaar je veel tijd en voldoe je aan alle fiscale eisen. Daarnaast is het systeem ook geschikt om aan te tonen dat je zakelijke kilometers hebt gereden met je privéauto.

Op deze pagina vind je alle informatie over rittenregistratie voor zzp’ers.

In een aantal gevallen kan je gevraagd worden om je rittenregistratie aan te leveren. Dit is bijvoorbeeld het geval als:

• de Belastingdienst hierom vraagt (zie ook: Hoe controleert de Belastingdienst mijn rittenregistratie?);

• je aan je werkgever moet kunnen aantonen hoeveel privékilometers je hebt gereden met een zakelijke auto;

• je kilometers wilt declareren bij een klant en deze om een bewijs vraagt.

Met het rittenregistratiesysteem van TrackJack ben je altijd in staat om de juiste gegevens aan te leveren. Het systeem voldoet aan alle fiscale eisen en registreert je ritten zeer nauwkeurig.

Het ritregistratiesysteem van TrackJack registreert al je ritten met behulp van een GPS-kastje vergelijkbaar met een kleine GPS-tracker. Alle gereden ritten zijn direct zichtbaar in de online omgeving, zodat je altijd toegang hebt tot je ritgegevens. Ook op je smartphone en tablet.

Heb je een uitdraai van de gegevens nodig? Dat is zo geregeld. Bovendien voldoet het systeem aan alle eisen van de Belastingdienst.

TrackJack heeft een eigen rittenregistratie-app ontwikkeld voor Android en iOS. Vrijwel alle functionaliteiten uit je online account zijn ook beschikbaar in de app, zoals:

• inzicht in actuele locaties
• gereden snelheden
• rittenoverzichten
• de privéknop
• ritanimaties en grafieken
• urenoverzichten
• kilometeroverzichten
• accountinstellingen
• systeeminstellingen
• alarmmeldingen

“

Als je een rittenregistratie had moeten bijhouden, maar dit niet hebt gedaan, loop je het risico op hoge boetes van de Belastingdienst. Met onderstaande tips kun je de schade zoveel mogelijk beperken:

1. Start direct met een digitale kilometerregistratie
Begin zo snel mogelijk met een digitale kilometerregistratie waarbij alle kilometers en ritten automatisch via GPS worden vastgelegd. Met een GPS-rittenregistratiesysteem weet je zeker dat je registratie compleet is en voldoet aan alle eisen die de Belastingdienst stelt.

2. Maak handmatig een rittenregistratie op basis van je agenda
Pak je agenda erbij en stel handmatig een rittenregistratie op van alle afspraken die je hebt bezocht. Vergeet ook vaste routes niet die je mogelijk niet in je agenda noteert, zoals woon-werkritten, ritten naar school of de sportvereniging. Een handmatige rittenregistratie kun je bijvoorbeeld in Excel maken. Je kunt hiervoor een gratis Excel-template gebruiken.

Kleine tip tussendoor: woon-werk kilometers zijn zakelijk. Noteer deze dus niet als privé.

3. Controleer je administratie
Ga facturen, offertes en andere administratie na waarmee je kunt herleiden wanneer je ritten hebt gereden. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld snelheidsboetes.

4. Gebruik tankbonnen als referentie
Heb je tankbonnen in je administratie? Bekijk dan wat de kilometerstand op dat moment was en welke ritten je vóór en na het tanken hebt gereden.

5. Controleer of je rittenregistratie compleet is
Kijk goed of alle verplichte onderdelen zijn opgenomen in je rittenregistratie. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een sluitende rittenregistratie.

6. Controleer de gereden afstanden
Kijk kritisch naar het aantal kilometers dat je per rit hebt genoteerd. Controleer bijvoorbeeld via Google Maps of de afstand daadwerkelijk klopt. Een rit die wel is vastgelegd, maar met een onjuiste afstand, kan alsnog problemen opleveren.

7. Weet wat de risico’s zijn
Zorg dat je weet wat je riskeert met een onjuiste of onvolledige rittenregistratie en welke boetes de Belastingdienst hiervoor kan opleggen.

Nee. Het connectiviteitsnetwerk wordt geleverd aan de hand van zogeheten roaming simkaarten. Deze simkaarten werken op basis van het sterkst beschikbare netwerk. TrackJack is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit of dekking van het netwerk of de de connectiviteit.

“Ja. Uw ritregistratiesysteem voldoet volledig aan de eisen van het Keurmerk Ritregistratie. (Keurmerk RRS)

Je leest hier alles over op onze pagina over Keurmerk Belastingdienst.”