Of je nu werknemer bent, zzp’er of werkgever: reiskosten berekenen is iets wat je vroeg of laat moet doen. Of het nu gaat om een kilometervergoeding, ritregistratie of belastingaangifte — de Belastingdienst stelt duidelijke eisen. In dit artikel leggen we uit hoe je je reiskosten in 2025 eenvoudig en correct berekent.
Wat zijn reiskosten precies?
Reiskosten zijn kosten die je maakt voor het reizen van en naar je werk of klantlocaties. Deze kosten kun je:
- Vergoeden aan werknemers
- Opvoeren als zakelijke kosten
- Of declareren bij de Belastingdienst (bijvoorbeeld als zzp’er)
Meestal worden reiskosten vergoed op basis van kilometers, met een standaardvergoeding van €0,23 per kilometer (2025). Dit geldt zowel voor privéauto’s als leaseauto’s, mits correct geregistreerd.
Meer weten? Lees de richtlijnen van de Belastingdienst over kilometervergoedingen.
Hoe kun je reiskosten berekenen?
Er zijn twee manieren om reiskosten te berekenen:
1. Handmatig
Je noteert per rit het aantal kilometers en vermenigvuldigt dit met het actuele tarief (€0,23 per km in 2025).
Voorbeeld:
- 120 zakelijke kilometers × €0,23 = €27,60 reiskostenvergoeding
2. Automatisch (aanbevolen)
Met een digitaal ritregistratiesysteem hoef je niets handmatig bij te houden. Het systeem registreert alle zakelijke ritten automatisch, inclusief datum, afstand, en vertrek- en aankomstadres. Dat is niet alleen handig, maar ook nodig om fiscaal aan te tonen dat je de juiste vergoedingen toepast.
Probeer TrackJack’s ritregistratiesysteem en bespaar tijd én geld.
Wanneer zijn reiskosten aftrekbaar?
Als ondernemer zijn je reiskosten aftrekbaar, zolang ze zakelijk zijn. Voor werknemers geldt dat de werkgever een belastingvrije vergoeding mag geven tot het vastgestelde maximum (€0,23/km in 2025).
Reiskosten zijn ook relevant bij:
- Woon-werkverkeer
- Klantbezoeken
- Buitenlandse ritten
- Kilometers met privéauto voor zakelijke doeleinden
Meer hierover lees je in ons artikel: Zakelijke kilometers bijhouden: hoe doe je dat goed?
Slim reiskosten berekenen met TrackJack
Wil je geen fouten maken in je belastingaangifte of administratief gedoe met Excel vermijden? Kies dan voor een automatische ritregistratie-oplossing van TrackJack. Deze:
- Registreert je zakelijke kilometers volledig automatisch
- Geeft je inzicht in je verbruik en kosten
- Is volledig goedgekeurd door de Belastingdienst
