Hoe ziet een sluitende kilometerregistratie eruit?
Een sluitende kilometerregistratie is essentieel als je privé- en zakelijke ritten fiscaal correct wilt verantwoorden. Maar hoe ziet een sluitende kilometerregistratie eruit volgens de Belastingdienst?
In dit artikel ontdek je exact welke gegevens verplicht zijn, waar het vaak fout gaat én hoe je voorkomt dat je bijtelling betaalt of een boete riskeert.
Wat is een sluitende kilometerregistratie?
Een sluitende kilometerregistratie is een overzicht waarin alle ritten volledig, juist en controleerbaar zijn vastgelegd. Dat betekent: géén ontbrekende gegevens, een sluitende kilometerstand en een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privéritten.
Een sluitende registratie is verplicht als je:
- In een zakelijke auto rijdt en bijtelling wilt voorkomen
- Privéauto’s zakelijk gebruikt en kilometervergoeding wilt krijgen
- Aanspraak wilt maken op fiscale aftrek of vrijstellingen
Meer over deze regels vind je op de website van de Belastingdienst.
Welke gegevens zijn verplicht?
De Belastingdienst stelt de volgende gegevens verplicht per rit. Ze bepalen dus hoe een sluitende kilometerregistratie eruit moet zien:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres (straat + plaats)
- Aantal gereden kilometers
- Ritcategorie: zakelijk of privé
- Doel van de rit (bij zakelijke ritten)
- Vermelding van afwijkende routes (indien van toepassing)
Een sluitende kilometerregistratie bevat al deze gegevens per rit. Vergeet je iets, dan kan de fiscus je registratie afkeuren.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Een registratie is niet sluitend als:
- Er ritten ontbreken
- Alleen zakelijke ritten worden genoteerd (zonder privéritten)
- Kilometerstanden niet logisch doorlopen
- Er geen ritdoelen of adressen zijn ingevuld
- Ritten later worden ingevuld en fouten bevatten
💡 Gebruik altijd een systeem dat alles automatisch en realtime registreert.
Automatisch een sluitende kilometerregistratie bijhouden
Handmatig registreren is foutgevoelig. Met een systeem zoals TrackJack wordt elke rit automatisch vastgelegd volgens de eisen van de Belastingdienst.
TrackJack registreert automatisch:
- Vertrek- en aankomstlocatie via GPS
- Datum, tijd en afstand
- Kilometerstanden (indien gekoppeld)
- Ritsoort: zakelijk of privé (door jou instelbaar)
- Ritdoel of notitie (zelf toe te voegen)
TrackJack-oplossingen hebben het Keurmerk RitRegistratieSystemen en zijn daarmee volledig belastingproof.
Start vandaag met sluitend registreren
Of je nu ritten wilt verantwoorden voor bijtelling, btw of kilometervergoeding: een sluitende kilometerregistratie voorkomt gedoe, belastingnaheffingen en boetes.
✅ Met TrackJack registreer je foutloos en automatisch.
✅ Je voldoet aan de eisen.
✅ Jij houdt de controle.