Ob Angestellter, Selbstständiger oder Arbeitgeber: Reisekosten müssen früher oder später berechnet werden. Ob Kilometergeld , Fahrtenbuch oder Steuererklärung – die Finanzbehörden legen klare Vorgaben fest. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Reisekosten im Jahr 2026 einfach und korrekt berechnen.
Was genau sind Reisekosten?
Reisekosten sind die Kosten, die Ihnen für die An- und Abreise zu Ihrem Arbeitsplatz oder zu Kundenstandorten entstehen. Diese Kosten können Folgendes umfassen:
- Vergütung der Mitarbeiter
- Als Betriebsausgaben eintragen
- Oder melden Sie es den Steuerbehörden (zum Beispiel als Selbstständiger).
Reisekosten werden in der Regel nach Kilometern erstattet, mit einer Pauschale von 0,25 € pro Kilometer (Stand: 2026). Dies gilt sowohl für Privatwagen als auch für Leasingfahrzeuge, sofern diese ordnungsgemäß zugelassen sind.
Sie möchten mehr erfahren? Lesen Sie die Richtlinien der Steuer- und Zollverwaltung zu Kilometerpauschalen.
Wie kann man Reisekosten berechnen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, Reisekosten zu berechnen :
1. Handbuch
Sie erfassen die Anzahl der Kilometer pro Fahrt und multiplizieren diese mit dem aktuellen Preis (0,25 € pro km im Jahr 2026).
Beispiel:
- 120 Geschäftskilometer × 0,25 € = 30,00 € Reisekostenpauschale
2. Automatisch (empfohlen)
Mit einem digitalen Reiseerfassungssystem entfällt die manuelle Datenerfassung. Das System zeichnet automatisch alle Geschäftsreisen auf, inklusive Datum, Entfernung sowie Abfahrts- und Zieladresse. Dies ist nicht nur praktisch, sondern auch steuerlich erforderlich, um die korrekte Abrechnung der Reisekosten nachzuweisen.
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Wann sind Reisekosten absetzbar?
Als Unternehmer sind Ihre Reisekosten steuerlich absetzbar, sofern sie geschäftlich bedingt sind. Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Pauschale bis zum festgelegten Höchstbetrag (0,25 €/km im Jahr 2026) gewähren.
Reisekosten sind auch relevant für:
- Pendeln
- Klantbezoeken
- Auslandsreisen
- Kilometer mit dem Privatwagen für geschäftliche Zwecke
Mehr dazu können Sie in unserem Artikel lesen: Geschäftsreisekilometer erfassen: Wie geht das richtig?
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Häufig gestellte Fragen zur Berechnung von Reisekosten
Wie funktioniert die Berechnung der Reisekosten bei einem Leasingfahrzeug?
Bei privater Nutzung von mehr als 500 km pro Jahr ist ein geldwerter Vorteil zu versteuern . Ein Fahrtenbuch hilft, dies zu vermeiden, indem es geschäftlich und privat gefahrene Kilometer genau trennt.
Was passiert, wenn ich an einem Tag verschiedene Adressen besuche?
Sie berechnen die Reisekosten pro Fahrt (Haltestelle). Ein automatisiertes Reiseerfassungssystem erledigt dies präzise und zuverlässig und stellt sicher, dass Sie stets über die erforderlichen Unterlagen verfügen.
Kann ich meine eigenen Reisekosten abrechnen?
Ja, aber die Erstattung ist nur bis zu 0,25 €/km steuerfrei. Wenn Ihr Arbeitgeber mehr erstattet, müssen Sie den übersteigenden Betrag versteuern.
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