Nutzt ein Mitarbeiter seinen privaten Pkw für Dienstfahrten ? Dann kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Kilometerpauschale von bis zu 0,25 € pro Kilometer gewähren . Diese Regelung gilt auch für den Arbeitsweg. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur steuerfreien Kilometerpauschale für private Pkw, einschließlich Bedingungen, Ausnahmen und Berechnungsmethoden.
Verrechnung innerhalb der steuerfreien Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge 
Manchmal erhält ein Mitarbeiter für bestimmte Fahrten, beispielsweise für den Arbeitsweg, weniger als 0,25 € pro Kilometer erstattet. Für andere Fahrten kann eine höhere Erstattung gelten.
Die Gesamterstattung bleibt jedoch steuerfrei, solange der Durchschnitt 0,25 € pro Kilometer nicht übersteigt. Voraussetzung: Sie müssen schriftlich nachweisen, dass Sie die Nettovergütungsregelung anwenden . Diese Regelung kann auch im Rahmen der berufsbedingten Spesenabrechnung genutzt werden.
Erklärung oder Pauschalgebühr?
Grundsätzlich ist eine steuerfreie Kilometerpauschale nur auf Erstattungsbasis zulässig. Arbeitnehmer müssen daher genau dokumentieren, wann sie geschäftlich unterwegs waren.
Bitte beachten Sie: An freien Tagen oder Krankheitstagen besteht kein Anspruch auf Leistungen.
Feste steuerfreie Kilometerpauschale für Privatwagen: Wann ist sie zulässig?
Aus praktischen Gründen kann eine feste steuerfreie Reisekostenpauschale gewährt werden, wenn:
- Der Mitarbeiter reist zu festen Arbeitsstätten.
- Er hat das wahrscheinlich getan. mindestens 36 Wochen pro Jahr doet
- Ob er reist mindestens 128 Tage im Jahr zum selben Ort
Berechnung der Festgebühr
214 Arbeitstage x 0,25 € x Anzahl der Kilometer pro Tag
Teilen Sie diesen Betrag durch 12 (Monat) bzw. 52 (Woche).
Für Teilzeitbeschäftigte gilt ein anteiliger Betrag dieser 214 Tage.
Nachberechnung der steuerfreien Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge
In den folgenden Situationen muss eine Nachberechnung durchgeführt werden:
- Voraussichtliche längere Abwesenheit, z. B. aufgrund von Krankheit
- Entfernung zwischen Wohnort und Arbeit mehr als 75 km (einfache Strecke)
In diesem Fall können Sie die feste Gebühr weiterhin wie folgt bezahlen:
- Der Monat der Abwesenheit und
- Im folgenden Monat
Danach erst wieder ab dem Monat, in dem der Mitarbeiter zurückkehrt.
Bitte beachten Sie: Keine Kostenerstattung = kein Abzug
Erhält der Arbeitnehmer keine Kostenerstattung, kann er Reisekosten nicht mehr in seiner Steuererklärung geltend machen. Dies gilt seit der Abschaffung des Abzugs für beruflich bedingte Kfz-Kosten.
Oder hören Sie dem Experten zu.
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Lesen Sie auch den Artikel: Kilometergeld für selbstständige Berufstätige
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