Reiseanmeldung und Datenschutz

Ein GPS-Tracker in Ihrem Auto zeichnet Ihre Fahrstrecke auf. Doch darf Ihr Arbeitgeber diese Daten einfach einsehen? Und was ist mit der Option „Privat“? Viele Arbeitnehmer haben Fragen zum Datenschutz bei der Kilometererfassung. In diesem Artikel erfahren Sie, was die DSGVO zur Kilometererfassung und GPS-Ortung am Arbeitsplatz sagt und wie TrackJack damit umgeht.

Reiseprotokollierung und die DSGVO

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) schützt personenbezogene Daten, einschließlich Standortdaten von Mitarbeitern. Die GPS-Ortung von Mitarbeitern ist zulässig, jedoch nur unter bestimmten Bedingungen:

Es gibt eine legitimer ZweckDie Erfassung der gefahrenen Kilometer ist ein anerkannter Zweck.
Der Mitarbeiter ist im Voraus informiert über die Nachverfolgung
Es werden nicht mehr Daten erhoben als unbedingt notwendig.
Private Fahrten sind nicht befolgt oder werden anonym gespeichert

Was darf der Arbeitgeber sehen und was nicht?

Der Arbeitgeber hat das Recht, die Geschäftsreisen des Arbeitnehmers einzusehen. Dies ist für die Durchführung der Betriebsprüfung und die Lohnsteuerabrechnung erforderlich. Bei privaten Reisen gelten jedoch andere Bestimmungen.

Was der Arbeitgeber einsehen darf:

Geschäftsreisen: Datum, Route, Kilometer und Zielort
Die Gesamtzahl der privat gefahrenen Kilometer pro Jahr (zum Vergleich mit der 500-km-Grenze)
Pendeln

Was der Arbeitgeber nicht sehen darf:

Die genauen Orte und Daten der Privatreisen
Reisen außerhalb der Arbeitszeit, sofern als privat gekennzeichnet.

Der private Button: Wie funktioniert er?

TrackJack verfügt über eine Privat-Taste. Standardmäßig werden Fahrten als geschäftlich eingestuft. Um privat zu fahren, halten Sie die Privat-Taste gedrückt. Nur die nächste Fahrt wird dann privat sein. Alle darauffolgenden Fahrten werden automatisch wieder als geschäftlich eingestuft.

So erfüllen Sie die DSGVO-Vorgabe, dass private Fahrten nicht nachverfolgt werden, während der Kilometerzähler für die Steuerbehörden korrekt bleibt. Weitere Informationen zur Fahrtenregistrierung und zum Datenschutz finden Sie auf der Produktseite.

Informationspflicht für Arbeitgeber

Bevor ein Arbeitgeber GPS-Tracking einführt, muss er die Beschäftigten darüber informieren. Dies kann über eine Datenschutzerklärung, den Arbeitsvertrag oder ein separates Dokument erfolgen. Der/Die Beschäftigte muss Folgendes wissen:

Welche Daten werden erhoben?
Zu welchem Zweck?
Wer hat Zugriff auf die Daten?
Wie lange die Daten gespeichert werden

TrackJack unterstützt Arbeitgeber bei der Einrichtung einer DSGVO-konformen Arbeitsmethode.

Datenaufbewahrung: Wie lange?

Die Steuer- und Zollbehörde speichert Daten sieben Jahre lang . TrackJack speichert Reisedaten automatisch sieben Jahre lang in einer sicheren Umgebung. Private Reisedaten werden nicht gespeichert. Weitere Informationen zur Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten finden Sie hier.

Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz bei der Reiseregistrierung

Darf mein Arbeitgeber mein Auto rund um die Uhr, auch am Wochenende, orten?

Nein, nicht ohne Ihre Zustimmung und einen klaren Grund. Tracking außerhalb der Arbeitszeit ist nur zulässig, wenn ein legitimer Grund vorliegt und Sie darüber informiert wurden. Mit der privaten Schaltfläche behalten Sie die Kontrolle.

Muss ich meinem Arbeitgeber die Erlaubnis zur GPS-Ortung erteilen?

Nicht unbedingt. Die DSGVO erlaubt Tracking auf Grundlage eines berechtigten Interesses, sofern der Mitarbeiter darüber informiert wurde. Eine ausdrückliche Einwilligung ist nicht immer erforderlich, wenn der Zweck legitim und verhältnismäßig ist.

Was passiert, wenn ich mit dem Tracking nicht einverstanden bin?

Sie können bei Ihrem Arbeitgeber oder der niederländischen Datenschutzbehörde Widerspruch einlegen. Ist die Datenerfassung jedoch für Steuerzwecke erforderlich und erfolgt sie im Einklang mit der DSGVO, gestaltet sich ein Widerspruch rechtlich schwierig.

Reiseprotokollierung unter Wahrung der Privatsphäre?
TrackJack ist vollständig DSGVO-konform. Mit der Option „Privat“ behalten Sie die Kontrolle über Ihre privaten Fahrten, während Geschäftsreisen automatisch erfasst werden.

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