Die Steuer- und Zollbehörde stellt strenge Anforderungen an Ihr Fahrtenbuch. Ein unvollständiges oder unzuverlässiges Fahrtenbuch kann zu zusätzlichen Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen. Doch welche Anforderungen gelten genau? Und wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Fahrtenbuch den Vorgaben entspricht? In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Anforderungen der Steuer- und Zollbehörde an Fahrtenbücher.
Warum stellt die Steuer- und Zollverwaltung Anforderungen an Fahrtenbücher?
Die Steuer- und Zollverwaltung nutzt Fahrtenbücher, um zu überprüfen, ob ein Firmenwagen auch privat genutzt wird. Wer weniger als 500 Kilometer pro Jahr privat fährt, muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. Dies muss jedoch nachweisbar sein. Das Fahrtenbuch ist der rechtlich anerkannte Nachweis.
Die obligatorischen Angaben pro Reise
Laut der Steuer- und Zollverwaltung muss ein vollständiges Fahrtenbuch pro Reise mindestens folgende Angaben enthalten:
- Das Datum der Fahrt
- Abflug- und Ankunftsadresse
- Die Anfangs- und Endanzeige des Kilometerzählers
- Art der Reise: geschäftlich, privat oder Pendeln
- Im Falle einer Umleitung: die zurückgelegte Route mit Erläuterung
Darüber hinaus muss die Registrierung als Ganzes Folgendes enthalten:
- Marke, Modell und Kennzeichen des Fahrzeugs
- Der Zeitraum, der von der Registrierung abgedeckt wird
- Eine ununterbrochene Reihe ohne Lücken
Lesen Sie mehr darüber, wie ein vollständiges Kilometerprotokoll aussieht.
Was macht eine Registrierung endgültig?
Die Steuer- und Zollverwaltung verlangt, dass die Daten logisch zusammenhängen und keine unerklärten Lücken aufweisen. Konkret bedeutet dies:
- Die Ausgangsplatzierung eines Rennens muss mit der Endplatzierung des vorherigen Rennens übereinstimmen.
- Zwischen den Fahrten dürfen keine unerklärten Kilometer liegen.
- Die Registrierung muss das gesamte Jahr abdecken, einschließlich Zeiträume ohne Reisen.
- Adressen müssen überprüfbar sein und der Realität entsprechen.
Welche Systeme akzeptiert die Steuer- und Zollverwaltung?
Sie können Ihr Fahrtenbuch manuell in einem Notizbuch oder einer Tabellenkalkulation führen, die Steuer- und Zollbehörde akzeptiert aber auch elektronische Systeme. Für GPS-Systeme gilt Folgendes: Nur Systeme mit dem Gütesiegel „ Trip Registration Systems Quality Mark“ (RRS) gelten automatisch als zuverlässig.
Systeme ohne Gütesiegel werden nicht automatisch akzeptiert. Die Steuer- und Zollbehörde kann zusätzliche Nachweise anfordern oder die Registrierung ablehnen. Lesen Sie mehr über das Gütesiegel für Reiseregistrierungssysteme.
Wie überprüft die Steuer- und Zollbehörde Ihr Fahrtenbuch?
Die Steuer- und Zollverwaltung prüft Kilometerprotokolle auf verschiedene Weise:
- Kennzeichenscans auf Parkplätzen, in Vergnügungsparks, an Grenzübergängen und anderen Orten außerhalb von Geschäftsgebäuden
- Stichprobenkontrollen wobei die vollständigen Unterlagen angefordert werden
- Vergleich mit Tagebüchern, Tankkarten und Werkstattrechnungen
- MustererkennungFährt ein Auto auf Geschäftsreisen zwangsläufig an einem Fitnessstudio oder einer Kindertagesstätte vorbei?
Lesen Sie mehr darüber, wie die Steuer- und Zollverwaltung Fahrtenbücher prüft.
Wie lange muss die Registrierung aufbewahrt werden?
Die Steuer- und Zollverwaltung verpflichtet Sie, Ihr Fahrtenbuch sieben Jahre lang aufzubewahren . Dies ist Teil der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Unterlagen. Lesen Sie mehr über die Aufbewahrungsfrist Ihrer Unterlagen.
Häufig gestellte Fragen zur Reiseanmeldung Steuer- und Zollverwaltung
Darf ich eine Kilometererfassungs-App verwenden, die von der Steuer- und Zollbehörde akzeptiert wird?
Ja, aber nur, wenn die App das Gütesiegel von Ride Registration Systems trägt. Ohne dieses Gütesiegel kann die Steuer- und Zollbehörde die Registrierung nicht garantieren.
Was, wenn ich kein Reisetagebuch geführt habe?
Dann zahlen Sie automatisch den geldwerten Vorteil für das gesamte Jahr. Sie können zwar versuchen, die Registrierung zu rekonstruieren, doch die Steuer- und Zollverwaltung akzeptiert dies selten als endgültigen Beweis. Lesen Sie mehr darüber, warum es nicht ratsam ist, Aufzeichnungen nachträglich zu führen.
Kann ich eine Erklärung über die Nicht-Privatnutzung eines Autos ohne Kilometerprotokoll beantragen?
Nein. Es ist möglich, die Erklärung auch ohne Registrierung zu beantragen, aber sobald die Steuerbehörden eine Prüfung durchführen, müssen Sie dennoch einen schlüssigen Nachweis erbringen können.
Möchten Sie sichergehen, dass Ihr Fahrtenbuch den Anforderungen der Steuerbehörden entspricht?
TrackJack ist mit dem Gütesiegel für Reiseregistrierungssysteme zertifiziert. Jede Reise wird automatisch erfasst und von der Steuer- und Zollbehörde stets akzeptiert.
Verwandte Artikel in unserer Wissensdatenbank
- Wie sieht ein vollständiges Kilometerprotokoll aus?
- Wie überprüft die Steuer- und Zollverwaltung die Fahrtenbücher?
- Qualitätszeichen RideRegistrationSystems
- Bußgelder für unvollständige Kilometererfassung
- Online-Kilometerverfolgung
- Kilometerprotokollübersicht
Tipp: Mit dem TrackJack PRO Fiscaal werden alle Ihre Fahrten automatisch erfasst, steuerlich absetzbar und von den Finanzbehörden anerkannt. Den PRO Fiscaal finden Sie in unserem Webshop ↲
