Buchhaltung ist für jedes Unternehmen von enormer Bedeutung . Sie bildet die Grundlage für die Steuererklärung und ermöglicht einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens. Doch was genau ist Buchhaltung und woraus besteht sie? Ist Buchhaltung dasselbe wie Verwaltung? Und wie führe ich ordnungsgemäße Aufzeichnungen? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Buchhaltung.
- Was ist Buchhaltung?
- Buchhaltungskomponenten
- Schnittstelle zur Verwaltung
- Digitale und Online-Buchhaltung
- Digitale Buchhaltung
- Online-Buchhaltung
- Erledigen Sie Ihre Buchhaltung selbst oder lagern Sie sie aus.
- Verwaltungsprogramme
Was ist Buchhaltung?
Viele Menschen glauben, dass Verwaltung und Buchhaltung dasselbe sind.
Die Buchhaltung stellt jedoch nur einen kleinen Teil der gesamten Verwaltung dar.
Die Buchhaltung umfasst die gesamte Finanzverwaltung eines Unternehmens. Zu ihren Kernaufgaben gehören die Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie die Abgabe von Steuererklärungen. Viele administrative Aufgaben sind mit der Buchhaltung verbunden. Betrachten wir beispielsweise … KilometerregistrierungZunächst fällt dies unter die Verwaltung, wird aber Teil der Buchhaltung, wenn die Kilometererfassung als Eingangsgröße für die Umsatzsteuerverwaltung verwendet wird.
Buchhaltungskomponenten
Die Buchhaltung ist daher ein Teil der Verwaltung. Die Buchhaltung selbst lässt sich weiter in verschiedene Aufgaben unterteilen, die wir im Folgenden näher erläutern.
- Einkommen
- Ausgaben
- Gewinn-und Verlustrechnung
- Balans
- Cash-Management
- Mehrwertsteuererstattung
- Gehälter
Einkommen
Sie stellen Rechnungen an Ihre Kunden aus und führen ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen. Dadurch erhalten Sie einen klaren Überblick über die Einnahmen Ihres Unternehmens. Auch erhaltene Zinsen fließen in die Unternehmenseinnahmen ein.
Ausgaben
Alle dem Unternehmen entstehenden Ausgaben werden erfasst und archiviert. Beispiele hierfür sind Kaffeemaschinen, Gebäudewartung, Verpackungsmaterialien, Rechtsberatung usw. Früher wurden alle Belege aufbewahrt, heute werden sie digital gespeichert. Lediglich nicht personenbezogene Belege, wie z. B. Kundenkarten, müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden.
Gewinn-und Verlustrechnung
Wenn die Unternehmensführung ordnungsgemäß ist und Rechnungen und Ausgaben aktuell sind, ergibt sich eine positive Gewinn- und Verlustrechnung. Daraus lässt sich ermitteln, wie viel Gewinn erzielt wurde, in welchem Zeitraum dieser angefallen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Balans
Die Bilanz zeigt, wie das Unternehmen finanziert ist. Sie listet Vermögen, Eigenkapital und Verbindlichkeiten auf.
Cash-Management
Die Finanzverwaltung, auch Cashflow-Rechnung genannt, listet alle stattgefundenen Finanztransaktionen auf.
Mehrwertsteuererstattung
Wenn die Buchhaltung ordnungsgemäß geführt wird, haben Sie einen klaren Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Doch das ist noch nicht alles, denn auch das Finanzamt muss über die Unternehmensunterlagen informiert werden. In der Umsatzsteuererklärung berechnen Sie, wie viel Umsatzsteuer Sie noch schulden oder vom Finanzamt zurückerhalten. Und auch dies wird selbstverständlich in der Buchhaltung erfasst.
Gehälter
Die Lohnbuchhaltung umfasst Gehaltsabrechnungen und Jahresabschlüsse. Die Gehaltsabrechnung gibt einen Überblick über die Einkünfte eines Mitarbeiters. Der Jahresabschluss enthält die jährlich vom Finanzamt geforderten Informationen zu Löhnen, einbehaltener Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, Sozialversicherungsnummer (BSN) usw. Ein Buchungssatz im Lohnjournal überträgt die für die Buchhaltung relevanten Daten aus der Lohnbuchhaltung in den Jahresabschluss.
Schnittstelle zur Verwaltung
Neben den üblichen Buchhaltungskomponenten gibt es zahlreiche administrative Aufgaben, die mit der Buchhaltung verknüpft sind. Beispiele hierfür sind Kilometererfassung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und Personalverwaltung. Diese vier Bereiche liefern wichtige Daten für die Buchhaltung und bilden zusammen mit ihr den Kern der Verwaltung.
Digitale und Online-Buchhaltung
Früher wurde alles mit Stift und Papier erledigt, und Belege wurden hin und wieder dem Buchhalter übergeben. Mit dem Aufkommen von (Online-)Softwareprogrammen und Excel gehört das der Vergangenheit an. Seit dem Aufstieg der Online-Buchhaltung ist einfache Buchhaltung für jedermann möglich.
Digitale Buchhaltung
Sie entscheiden, wie Sie Ihre Buchhaltung führen. Daten können digital an das Finanzamt übermittelt werden, sodass das Ausdrucken und Aufbewahren auf Papier nicht mehr notwendig ist. Sie können Ihre Daten beispielsweise in Excel oder in einer speziellen Offline-Buchhaltungssoftware erfassen, die eine einmalige Investition erfordert. Die Aufzeichnungen verwalten Sie dann auf dem Computer, auf dem die Software installiert ist. Digitale Buchhaltung ist sicher, schnell und kostengünstig und bietet gegenüber papierbasierten Aufzeichnungen den Vorteil, dass sich Übersichten erstellen lassen, die einen schnellen und einfachen Einblick in Einnahmen, Ausgaben und andere Buchhaltungskomponenten ermöglichen. Darüber hinaus stehen immer mehr Integrationen zur Verfügung, um Ihre Buchhaltungssoftware mit anderer Verwaltungssoftware zu verbinden und Ihnen so Zeit und Geld zu sparen. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung sind:
- Die Daten werden nicht in der Cloud gespeichert, daher ist es für Hacker schwierig, darauf zuzugreifen;
- keine monatlichen Gebühren, oft nur ein einmaliger Kaufpreis;
- Nicht vom Internet abhängig. Buchhaltung kann auch ohne Internetverbindung erledigt werden.
Der Nachteil der digitalen Buchhaltung besteht darin, dass die Daten nur auf dem Computer mit dem Verwaltungsprogramm verfügbar sind.
Online-Buchhaltung
Online-Buchhaltung funktioniert ebenfalls digital, allerdings mithilfe einer Buchhaltungssoftware in der Cloud, die nicht lokal auf Ihrem Computer installiert ist. Sie können Ihre Aufzeichnungen über Ihr Online-Konto auf einer Website oder per App einsehen, die auf jedem Computer oder Smartphone verfügbar ist. In der Regel wird hierfür eine monatliche Gebühr erhoben. Die Vorteile der Online-Buchhaltung sind:
- die Möglichkeit, sich von jedem beliebigen Ort aus direkt einzuloggen;
- Einblick in automatisch generierte Übersichten;
- Die Daten werden online gespeichert;
- Mögliche Anbindung an andere Programme, z. B. Kilometererfassung und Bestandsverwaltung.
Der Nachteil der Online-Buchhaltung kann darin bestehen, dass man immer eine Internetverbindung benötigt, um Einblick in seine Buchhaltung zu erhalten.
Erledigen Sie Ihre Buchhaltung selbst oder lagern Sie sie aus.
Die Auslagerung der Buchhaltung ist nicht verpflichtend. Einzelunternehmen benötigen keinen Bestätigungsvermerk eines Wirtschaftsprüfers zum Jahresabschluss. Größere Unternehmen hingegen müssen diesen unter Umständen beifügen. Je nach Art des Unternehmens und den Finanzkenntnissen des Unternehmers kann man die Buchhaltung daher selbst erledigen oder auslagern. Buchhaltung selbst zu führen, um Geld zu sparen? Das klingt verlockend, doch Fehler und Bußgelder, beispielsweise vom Finanzamt, können am Ende teuer werden.
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung erfordert Fachkenntnisse und Erfahrung. Selbstständige mit Finanzexpertise können ihre Buchhaltung beispielsweise problemlos selbst erledigen. Sie versenden und empfangen oft weniger Rechnungen als große Unternehmen, die ihre Buchhaltung häufig auslagern. Die Digitalisierung und Online-Optionen haben die Buchhaltung vereinfacht. Immer mehr Unternehmer führen ihre Buchhaltung selbst mithilfe von Online-Software und lassen ihre Bücher letztendlich nur noch von einem Wirtschaftsprüfer prüfen.
Verwaltungsprogramme
Wenn Sie Ihre Verwaltung selbst digitalisieren möchten, stehen Ihnen sowohl Cloud-Lösungen (Online-Buchhaltung) als auch lokal installierte Programme (digitale Buchhaltung) zur Verfügung, die für Freiberufler, Selbstständige oder KMU-Verwaltung geeignet sind.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Verwaltungsprogramme, die Sie für Ihre Buchhaltung verwenden können. Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Anbieter von Verwaltungssoftware.
Informant
Die Buchhaltungssoftware von Informer eignet sich für jeden Unternehmer. Die Vorteile dieses Online-Buchhaltungsprogramms liegen in seiner Schnelligkeit, Einfachheit und Übersichtlichkeit. Informer bietet zahlreiche Integrationen mit anderen Softwarepaketen. Zudem können Umsatzsteuererklärungen direkt an die niederländische Steuer- und Zollverwaltung übermittelt werden.
Und dank der Integration mit TrackJack können Sie Ihre Kilometererfassung ganz einfach mit Ihrer Buchhaltung verknüpfen.
Genau online
Die Finanzsoftware Exact Online ist die Online-Version des Verwaltungsprogramms von Exact. Da es sich um eine Online-Software handelt, können Sie die Verwaltung selbst übernehmen und sie problemlos einem Buchhalter oder Steuerberater zur Verfügung stellen.
MoneyMonk
Die Online-Buchhaltungssoftware MoneyMonk wurde speziell für (angehende) Freiberufler entwickelt. Die Software ist übersichtlich gestaltet und unterstützt nahezu alle niederländischen Banken. Dadurch lassen sich Zahlungen direkt mit offenen Rechnungen verknüpfen.
Visma
Visma eAccounting eignet sich für alle Branchen im KMU-Bereich. Dank der intelligenten Software ist die Verwaltung vollautomatisiert und erfordert keinerlei manuelle Eingriffe. Mit der zugehörigen kostenlosen App haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Buchhaltung.
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