Reisetagebuch-privat-geschäftlich-Marke

Fahren Sie einen vom Arbeitgeber gestellten Leasingwagen? Dann sind Sie als Arbeitnehmer verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen, um die geldwerten Vorteile des Fahrzeugs nicht versteuern zu müssen. Doch was genau müssen Sie dokumentieren, wer ist dafür verantwortlich und wie geht das möglichst einfach? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Fahrtenbuchführung für Leasingwagen.

Wann ist die Kilometeraufzeichnung bei einem Leasingfahrzeug verpflichtend?

Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen einen Dienstwagen zur Verfügung. Nutzen Sie diesen auch privat, zahlen Sie einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Möchten Sie diese Steuer vermeiden? Dann müssen Sie nachweisen, dass Sie jährlich nicht mehr als 500 Kilometer privat fahren . Diesen Nachweis erbringen Sie mit einem vollständigen Fahrtenbuch.

Fahren Sie privat mehr als 500 Kilometer? Dann ist die Kilometererfassung für Sie nicht erforderlich, Sie zahlen aber automatisch Steuer auf den geldwerten Vorteil. Dieser beträgt im Jahr 2026 22 % des Listenpreises des Leasingfahrzeugs. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die Steuer auf den geldwerten Vorteil vermeiden können.

Was muss pro Fahrt erfasst werden?

Die Steuer- und Zollverwaltung verlangt, dass das Fahrtenbuch mindestens die folgenden Angaben enthält:

Marke, Modell und Kennzeichen des Leasingfahrzeugs
Der Zeitraum, der von der Registrierung abgedeckt wird
Pro Reise: Datum und Uhrzeit
Abflug- und Ankunftsadresse
Anfangs- und Endkilometerstand
Art der Reise: geschäftlich, privat oder Pendeln
Alle Umwege mit Erklärung

Lesen Sie mehr über alle obligatorischen Details pro Reise.

Unterschied zwischen Fahrtenregistrierung und Kilometerregistrierung für ein Leasingfahrzeug

Es gibt einen wichtigen Unterschied:

Reiseanmeldung Für die Steuerbehörden: Sie erfassen geschäftliche und private Reisen, um den geldwerten Vorteil zu vermeiden.
Kilometerstand Das ist für Ihre Leasinggesellschaft: Sie erfassen, wie viele Kilometer Sie fahren, um die vertraglich vereinbarten Grenzen nicht zu überschreiten.

Beides ist für Leasingfahrer relevant. Lesen Sie mehr über die umfassende Kilometererfassung für Ihr Leasingfahrzeug.

Wer trägt die Verantwortung: Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?

Der Arbeitnehmer ist primär für die Führung des Fahrtenbuchs verantwortlich. Der Arbeitgeber hat jedoch eine Kontrollpflicht: Er muss regelmäßig prüfen, ob das Fahrtenbuch vollständig und korrekt ist. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber für unvollständige Aufzeichnungen haftbar gemacht werden.

Lesen Sie mehr über die Verantwortung für die Reisedokumentation.

Manuelle oder automatische Verfolgung?

Viele Leasingfahrer beginnen mit der manuellen Erfassung ihrer Fahrten in einer App oder Tabellenkalkulation. In der Praxis führt dies jedoch schnell zu Problemen: vergessene Fahrten, falsche Adressen oder Lücken in den Aufzeichnungen. Die Steuer- und Zollbehörden sind streng: Eine einzige fehlende Fahrt kann die gesamte Aufzeichnung ungültig machen.

Mit dem automatischen GPS-System von TrackJack erfassen Sie jede Fahrt, ohne sich darum kümmern zu müssen. Das System trägt das Gütesiegel für Fahrtenregistrierungssysteme , sodass die Steuerbehörden die Registrierung ohne Weiteres akzeptieren.

Häufig gestellte Fragen zum Kilometerprotokoll für Leasingfahrzeuge

Muss ich auch die für den Arbeitsweg zurückgelegten Kilometer in meinem Leasingfahrzeug angeben?

Ja. Pendeln gilt als geschäftliche Nutzung für den geldwerten Vorteil und muss als separate Fahrt angemeldet werden. Für die Umsatzsteuerkorrektur gilt es als private Nutzung.

Was passiert, wenn ich das Leasingfahrzeug im Laufe des Jahres wechsle?

Beim Wechsel eines Leasingfahrzeugs wird eine neue Zulassung auf den Namen und das neue Kennzeichen vorgenommen. Achten Sie darauf, dass die Kilometerstände zu Beginn und am Ende des Leasingverhältnisses zum Zeitpunkt des Wechsels korrekt erfasst werden.

Wie lange muss ich das Kilometerprotokoll aufbewahren?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre . Lesen Sie mehr über die Aufbewahrungsfrist für Ihre Unterlagen.

Automatische Kilometererfassung für Leasingfahrzeuge?
TrackJack zeichnet automatisch jede Fahrt auf, auch mit Ihrem Leasingfahrzeug. Steuerkonform, zertifiziert und jederzeit bereit für die Finanzbehörden.

Angebot anfordern
Sehen Sie sich unsere GPS-Systeme an