Schritt fur Schritt Plan-Fahrtenbuch

4. Fügen Sie Ihren Servicecode hinzu

Wenn Sie Ihren TrackJack bestellt haben, haben Sie wahrscheinlich gleich den Service für 1, 2, 3, 4 oder 5 Jahre bestellt. Wurde der TrackJack PRO Fiscal 2 von uns eingebaut? Dann ist der Dienst bereits aktiviert.

Wurde es von einem Montagepartner eingebaut? Sie haben dann von uns in Ihrer E-Mail den Servicecode erhalten, den Sie verwenden können. (Diese E-Mail wurde von noreply@messaging.trackjack.nl gesendet)

Gehen Sie zu „Management“ und wählen Sie „Geräte“. Klicken Sie nun auf das System, dessen Service Sie erneuern möchten und wählen Sie „Service verlängern“. Klicken Sie in der rechten Leiste auf „Geben Sie den Servicecode ein“. Hier können Sie nun einfach den Code aus der E-Mail eingeben und auf Senden klicken.

Sie haben noch keinen Servicelevel bestellt? Bestellen Sie in unserem Webshop.

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5. Richten Sie die Fahrer ein

Haben Sie mehrere Fahrer mit einem Fahrzeug oder mehrere Fahrzeuge mit unterschiedlichen Fahrern? Dann ist es wichtig, dies zuerst einzustellen.

Wählen Sie im Online-Konto „Management“ und dann „Fahrer“. Hier können Sie einen Treiber erstellen. Soll der Fahrer sich einloggen und angeben können, ob es sich um private oder geschäftliche Fahrten handelt? Wählen Sie dann Typ A. Möchten Sie Fahrer ohne eigenen Login erstellen? Wählen Sie dann Typ B.

Sie werden auch aufgefordert, ein Etikett zu erstellen. Hier können Sie beispielsweise den Namen des Fahrers oder den Namen des Fahrzeugs eingeben. Später können Sie danach filtern und nur die Fahrzeuge mit einem bestimmten Label anzeigen.

Abschließend ist es wichtig, den Fahrer in der rechten Spalte im System auszuwählen (‘Management’, ‘Geräte’, ‘Einstellungen’ und dann den 2. Reiter ‘Fahrzeugdaten’). Klicken Sie auf „Speichern“, um alles zu speichern.

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6. Optional: ID-Schlüssel einstellen

Verwenden Sie die Fahreridentifikation? Dann müssen Sie die mitgelieferten ID-Schlüssel aktivieren und mit dem richtigen Fahrer verknüpfen.

Das ID-Lesegerät ist in Ihr Auto eingebaut. Es brummt, sobald Sie den Motor starten. Halten Sie den ID-Schlüssel an das Lesegerät, bis der Summer stoppt.

In Ihrem Online-Konto sehen Sie nun unter „Management“ und „Fahrer-Identifikation“ einen neuen ID-Schlüssel. Klicken Sie auf den ID-Schlüssel und wählen Sie „Bearbeiten“. Jetzt können Sie den ID-Schlüssel benennen und sofort den richtigen Fahrer zuordnen!

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7. Optional: Private Schaltfläche festlegen

Die Privattaste in Ihrem Auto ermöglicht es, den Charakter während einer Fahrt auf privat zu setzen. Sie haben keinen privaten Button? Dann tun Sie dies einfach über das Online-Konto oder die Smartphone-App.

Hast du einen privaten Button? Dann ist es wichtig zu prüfen, ob das Häkchen bei der SOS-Taste deaktiviert ist. Gehen Sie dazu auf „Management“, „Geräte“ und klicken Sie auf das Fahrzeug, an dem Sie arbeiten. Wählen Sie nun „Einstellungen“.

Wählen Sie den dritten Reiter „Funktionen und Meldungen“ und prüfen Sie, ob das Häkchen neben SOS-Taste nicht aktiv ist.

Halten Sie während der Fahrt die Taste etwa 10 Sekunden lang gedrückt, um sie als privat zu markieren.

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8. Optional: Geschäftszeiten festlegen

Haben Sie (weitgehend) feste Arbeitszeiten? Dann ist die Einstellung der Sprechzeiten ideal. Die Fahrten innerhalb Ihrer Arbeitszeit werden automatisch als dienstlich gesetzt. Alle Fahrten außerhalb dieser Zeiten werden automatisch auf privat gestellt.

Gehen Sie zu „Management“, „Geräte“ und wählen Sie das System aus, für das Sie die Bürozeiten festlegen möchten. Wählen Sie ‘Einstellungen’ und gehen Sie zum 4. Reiter ‘Geschäftszeiten’. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Geschäftszeiten“. Nun können Sie die gewünschten Arbeitstage und die Arbeitszeiten auswählen. Alle Fahrten zwischen Start- und Endzeit werden als geschäftlich und alles darüber hinaus als privat gekennzeichnet.

Und wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn ein Auto eine private Fahrt macht, können Sie immer noch das Kästchen „Benachrichtigungen außerhalb der Geschäftszeiten“ aktivieren.

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9. Sabotagewarnung

Von Sabotage spricht man, wenn die Stromversorgung des TrackJack unterbrochen wird. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass die Batterie aus Ihrem Fahrzeug oder Schiff entfernt oder die Verkabelung durchtrennt wurde.

Die Manipulationsmeldung befindet sich in den Einstellungen Ihres Systems unter dem dritten Reiter „Funktionen und Benachrichtigungen“. Es ist wichtig, dass Sie eine funktionierende E-Mail-Adresse angeben, an die die Benachrichtigungen gesendet werden können. Möchten Sie neben E-Mail- und Push-Benachrichtigungen über die Smartphone-App auch eine optionale SMS-Benachrichtigung erhalten? Dann können Sie hier auch die 06er Nummer eingeben. Bitte beachten Sie, dass eine SMS 1 Credit kostet. Sie können Credits in unserem Webshop kaufen.

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10. Optional: Tags

Sie wollen z. B. zwischen Außendienst und Serviceabteilung unterscheiden? Dann können Sie Tags verwenden.

Sie haben bereits beim Erstellen Ihrer Fahrer ein Tags erstellt, damit Sie nach Fahrzeugen filtern können. Ein Etikett ist aber auch ideal, wenn Sie Außen- und Innendienst, Service und Wartung oder andere Abteilungen trennen möchten.

Gehen Sie zu „Verwalten“ und wählen Sie „Tags“. Wählen Sie in der rechten Seitenleiste „Neues Tag hinzufügen“. In dieser Ansicht können Sie auswählen, welche Fahrzeuge (oder Fahrer) Sie im Tags haben möchten. Geben Sie dem Etikett einen guten Namen und klicken Sie auf Speichern.

Oben rechts auf der Seite können Sie auf das Filtersymbol klicken und ein Tag aus dem Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie nun auf Filtern. In Ihren Systemen auf der Karte und in allen Ihren Übersichten sehen Sie jetzt nur noch die Fahrzeuge dieses Tags!

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11. Automatische Berichte

Wenn Sie sich um Ihre Fahrtenanmeldung keine Gedanken machen möchten, ist es perfekt, eine automatische Fahrtenmeldung einzurichten.

Gehen Sie zu „Berichte“. Hier können Sie verschiedene Berichte einrichten. Den Bericht für das Finanzamt können Sie jedes Jahr herunterladen. Der „Fahrtenbuch“ ermöglicht es, ein Fahrzeug auszuwählen und einen regelmäßigen Bericht zu planen.

Wählen Sie das System, für das Sie den Bericht planen möchten, geben Sie an, ob Sie eine PDF- oder Excel-Datei erhalten möchten, geben Sie an, ob Sie dies wöchentlich, monatlich oder jährlich erhalten möchten, und aktivieren Sie das Häkchen bei „Bericht regelmäßig senden“. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Bericht senden/speichern“.

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12. Neue Benutzer

Möchten Sie, dass ein Abteilungsleiter nur die relevanten Fahrzeuge überwacht? Oder mehrere Login-Daten für Ihre Kollegen erstellen? Dann ist das kein Problem.

Gehen Sie zu „Management“ und wählen Sie „Fahrerverwaltung“. Wählen Sie in der rechten Spalte „Fahrer hinzufügen“ aus. Geben Sie nun den Namen und die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie „Weiter“. Jetzt können Sie die Systeme auswählen, die der neue Benutzer anzeigen darf, oder ein Label auswählen, das der neue Benutzer sehen darf.

Nach dem Klicken auf Weiter erhält der Benutzer eine E-Mail, um ein Passwort zu erstellen und sich anzumelden. Sobald der Benutzer die Einladung angenommen hat, können Sie angeben, was dieser Benutzer tun darf. Dazu gehören das Anpassen von Einstellungen, das Korrigieren des Kilometerstands, das Erstellen von Berichten und/oder das Bearbeiten von Fahrten.

Du bist fertig!