En résumé : oui, si vous utilisez le véhicule de livraison exclusivement à des fins professionnelles. Votre employeur doit alors demander à l’administration fiscale une « Déclaration d’utilisation exclusivement professionnelle d’un véhicule de livraison ». Dès lors, vous n’êtes plus tenu de tenir un registre kilométrique. Si vous commencez à utiliser le véhicule à des fins privées, vous devez retirer cette déclaration, sous peine de faire l’objet d’un redressement et d’une amende. Dans ce cas, un registre kilométrique simplifié peut, sous certaines conditions, suffire.
Il n'est plus nécessaire de tenir un registre kilométrique si une camionnette de livraison n'est pas utilisée à titre privé. Dans ce cas, depuis 2012, une « Déclaration d'utilisation exclusivement professionnelle d'une camionnette de livraison » peut être utilisée. Cette déclaration doit être demandée auprès de l'administration fiscale et douanière par l'employeur. Une fois accordée, l'employé n'est plus tenu de tenir un registre kilométrique.
Finalement, la camionnette de livraison est utilisée à titre privé.
Évaluation supplémentaire pour l'employé ou l'employeur
Si, par exemple, l'inspecteur soupçonne, sur la base des images de vidéosurveillance, que la camionnette de livraison est utilisée à des fins privées, l'employé et l'employeur sont contactés. Ils ont la possibilité de justifier le caractère professionnel du déplacement. À défaut, une évaluation complémentaire est effectuée. Si l'employeur a fait une fausse déclaration lors de la demande, s'il a autorisé l'employé à utiliser le véhicule à des fins privées, ou s'il sait que l'employé l'utilise à des fins privées, l'évaluation complémentaire lui est imposée. Si l'employeur n'est pas en faute, l'évaluation complémentaire est imposée à l'employé.
Déclaration de retrait
Si le salarié n'utilise plus le véhicule exclusivement à des fins professionnelles, il doit retirer sa déclaration. Le défaut de retrait constitue une infraction passible de sanctions, indépendamment de l'évaluation supplémentaire de la addition Un nouveau dispositif de déclaration à l'encontre de l'employeur a également été introduit dans la législation fiscale : l'employeur doit signaler à l'administration fiscale tout manquement de l'employeur à son obligation de retirer sa déclaration, s'il sait ou soupçonne que l'employé utilise également le véhicule à des fins privées. Ce soupçon peut naître, par exemple, d'amendes routières reçues en dehors des heures de travail. En cas d'obligation de déclaration, le défaut de déclaration entraîne une pénalité pour l'employeur pouvant atteindre 100 % du montant de l'impôt sur les salaires ultérieurement calculé.
Par conséquent , même si un carnet de bord n'est pas obligatoire, il est important d'enregistrer le relevé du compteur kilométrique au 1er janvier et au 31 décembre de chaque année civile en ce qui concerne la TVA sur les déplacements domicile-travail.
Retrait de la « Déclaration d’utilisation exclusivement professionnelle du véhicule de livraison »
Si le salarié retire sa « Déclaration d’usage exclusivement professionnel du véhicule de livraison » avant d’avoir utilisé ce dernier à des fins privées, il est présumé qu’il n’a parcouru aucun kilomètre à titre privé avec le véhicule de livraison au cours de l’année précédant le retrait. Le salarié a alors la possibilité de demander à l’inspecteur une « Déclaration de non-usage privé » à cette date et de tenir un registre kilométrique à compter de cette date, attestant qu’il n’utilise pas le véhicule à titre privé pour un maximum de 500 kilomètres.
Enregistrement simplifié des trajets
Outre la « Déclaration d’utilisation exclusivement professionnelle d’une camionnette de livraison », il est possible d’utiliser un registre de trajets simplifié. Cela permet d’alléger les démarches administratives lorsque la camionnette est utilisée à titre privé. Si un employé effectue de nombreux trajets par jour en raison de la nature de son travail, il peut, pour des raisons pratiques, justifier ces trajets en combinant un registre de trajets simplifié et les adresses professionnelles figurant dans les dossiers de l’employeur.
Une condition préalable est que l'employeur ait convenu par écrit avec l'employé que ce dernier tienne un registre kilométrique simplifié, que toute utilisation privée pendant les heures de travail et de pause déjeuner soit interdite, et que l'employeur conserve les adresses professionnelles dans ses archives.
À quoi ressemble un carnet de voyage simplifié ?
Dans le registre kilométrique simplifié, l'employé n'a pas besoin d'indiquer les déplacements professionnels, car ces informations figurent dans les dossiers de l'employeur. Le registre kilométrique simplifié doit consigner les informations suivantes pour chaque jour :
- La date
- Les heures de travail
- Les relevés kilométriques de début et de fin (au début et à la fin de la période de travail)
- Une référence aux adresses professionnelles figurant dans les dossiers de l'employeur est manquante dans ces dossiers si l'ordre dans lequel l'employé a consulté ces adresses est également manquant.
Vous ne souhaitez pas consigner manuellement ces relevés de kilométrage ? Un système de suivi kilométrique vous permet de le faire très facilement et automatiquement.
Si l’employé effectue un déplacement privé (dans la limite de 500 kilomètres), il doit également consigner les informations suivantes dans le carnet de route simplifié :
- La date
- Les relevés kilométriques de début et de fin du trajet privé
- Adresse de départ et d'arrivée.
Par ailleurs, un dispositif similaire s'applique également aux voitures (de tourisme) des moniteurs d'auto-école : ils peuvent se contenter de suivre le kilométrage de départ et d'arrivée de chaque jour.
