Tenez un registre kilométrique.

Vous souhaitez tenir un registre kilométrique ? Cet article répond à toutes vos questions, des généralités aux spécificités fiscales. Compte tenu de la quantité d’informations, nous avons inclus une table des matières pour vous permettre d’accéder rapidement à la section qui vous intéresse.

Table des matières

1. Qu'est-ce que le suivi du kilométrage ?

Un carnet de kilométrage enregistre tous les trajets et les kilomètres parcourus par une voiture. Selon l'usage prévu, un carnet complet ou simplifié peut être nécessaire. Cet article vous présente la structure d'un carnet de kilométrage complet et les éléments qu'il contient.

2. Quand faut-il tenir un registre kilométrique ?

Il existe plusieurs raisons de tenir un registre kilométrique. D'une part, l'employeur peut souhaiter connaître le nombre de kilomètres parcourus quotidiennement à des fins professionnelles. D'autre part, cela peut être lié à un dispositif spécifique, par exemple pour éviter un avantage imposable , ou encore à l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles. Nous abordons ci-dessous les dispositifs les plus courants :

Déclaration de non-utilisation privée du véhicule
Camionnette de livraison exclusivement réservée à un usage professionnel
Journal de bord simplifié des trajets des camionnettes de livraison
Saisie simplifiée des trajets pour les moniteurs d'auto-école
Immatriculation kilométrique pour l'exonération de TVA liée à l'utilisation privée d'un véhicule de société
Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels en voiture privée
programme de rachat d'immatriculation kilométrique

2.1 Déclaration de non-utilisation privée du véhicule

Si un employé bénéficie d'un véhicule de fonction, il peut l'utiliser à titre privé pour un maximum de 500 kilomètres par an. Au-delà de cette limite, un avantage imposable est applicable. En 2026, le taux d'imposition s'élève à 22 % du prix catalogue de tous les véhicules, quel que soit le type de carburant. Si le conducteur n'effectue pas plus de 500 kilomètres à titre privé par an, il doit signer une déclaration de non-utilisation privée du véhicule auprès de l'administration fiscale et douanière.

Pour attester que le kilométrage annuel parcouru à titre privé ne dépasse pas 500 kilomètres, l'enregistrement du kilométrage est obligatoire. Pour en savoir plus sur la voiture de fonction et la réglementation associée , consultez notre site web.

2.2 Utilisation exclusivement professionnelle du fourgon de livraison

Si le véhicule de livraison n'est pas utilisé à des fins privées, vous devez signer le formulaire « Utilisation exclusivement professionnelle du véhicule de livraison ». Attention : ce règlement s'applique uniquement aux véhicules de livraison. Étant donné que vous avez signé le formulaire attestant qu'aucun usage privé n'est effectué, un relevé kilométrique n'est pas requis.

Néanmoins, nous vous conseillons de toujours conserver une trace écrite de vos déplacements. L'administration fiscale peut vous interroger sur la nature professionnelle d'un trajet, par exemple si le véhicule a été repéré par une caméra à un moment ou un endroit inhabituel. Sans justificatifs, vous n'aurez aucun élément de preuve pour vous défendre. Consultez également nos informations sur les véhicules de livraison et le suivi kilométrique.

2.3 Journal de bord simplifié des trajets des camionnettes de livraison

Un employé effectue-t-il de nombreux trajets par jour en camionnette de livraison dans le cadre de son travail ? Dans ce cas, un système de suivi kilométrique entièrement manuel peut s’avérer très contraignant. C’est pourquoi il existe le « registre kilométrique simplifié pour camionnette de livraison ». Ce registre permet à l’employé de :

Tenir un registre kilométrique simplifié
En combinaison avec les adresses professionnelles figurant dans les dossiers de l'employeur

La condition est que l'employeur et l'employé conviennent de cela par écrit, que l'utilisation privée ne soit pas autorisée pendant les heures de travail et de pause déjeuner, et que l'employeur conserve les adresses professionnelles dans ses dossiers.

Voici un exemple, fourni par l'Administration fiscale et douanière, de ce à quoi ressemble un relevé kilométrique simplifié :

Exemple simplifié de registre kilométrique pour fourgonnette de livraison, Administration fiscale et douanière

2.4 Enregistrement simplifié des trajets pour les moniteurs d'auto-école

L'instructeur de conduite est uniquement tenu d'enregistrer les relevés kilométriques de début et de fin de chaque journée. Il n'est pas nécessaire de consigner les lieux des leçons. Par conséquent, un relevé kilométrique complet n'est pas requis.

2.5 Carnet de kilométrage pour la déduction de la TVA sur l'utilisation privée du véhicule de société

Si une voiture particulière ou une camionnette fait partie des actifs de l'entreprise, vous pouvez déduire la TVA sur l'achat, l'entretien et l'utilisation, à condition que le véhicule soit utilisé pour générer un chiffre d'affaires imposable. Ceci s'applique également aux véhicules en location.

Utilisez-vous également le véhicule à titre privé ? Dans ce cas, vous devez payer la TVA sur cet usage privé. Le taux standard est de 2,7 % du prix catalogue, sauf si vous pouvez justifier le volume d’utilisation privée du véhicule. Important : les trajets domicile-travail sont considérés comme un usage privé pour le calcul de la TVA, alors que pour l’avantage imposable, ils sont considérés comme un usage professionnel. Cette différence importante est souvent méconnue des conducteurs. Pour déterminer la part d’utilisation privée, il est nécessaire de tenir un registre kilométrique. Pour en savoir plus sur l’avantage imposable et le véhicule de fonction en 2026 , consultez notre article.

2.6 Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels en voiture privée

Utilisez-vous votre véhicule personnel à des fins professionnelles ? C’est une pratique courante chez les indépendants. En 2026, l’indemnité kilométrique non imposable est de 0,25 € par kilomètre . En 2025, elle était de 0,23 €. Dans ce cas, il est conseillé de tenir un registre kilométrique afin de pouvoir facturer les kilomètres à votre client ou à votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre article complet sur le suivi des kilomètres pour les indépendants.

Programme de rachat d'immatriculation au kilomètre (2.7)

Il est possible de racheter l'immatriculation au titre du kilométrage, mais uniquement pour les véhicules de livraison. Si un véhicule est utilisé par deux employés ou plus et que la nature de l'activité justifie cette utilisation alternée, une taxe finale de 300 € par véhicule et par an est due par l'employeur. Dans ce cas, l'employé n'est pas imposable et n'est pas tenu de tenir un registre kilométrique.

Veuillez noter : le programme de rachat ne s’applique pas si les employés échangent occasionnellement leurs horaires. Prenez les dispositions nécessaires auprès de l’administration fiscale et douanière à l’avance afin d’éviter tout problème. Par ailleurs, un système d’enregistrement des kilomètres parcourus, où chaque conducteur se connecte avec sa propre clé, simplifie considérablement la gestion administrative.

3. Quelles sont les exigences auxquelles doit répondre un registre kilométrique complet ?

Maintenant que vous savez quand un relevé kilométrique est requis, découvrez ici ce qu'il doit contenir. Attention : ceci concerne un relevé complet, et non la version simplifiée pour les véhicules de livraison. Consultez également notre article sur l'exemple de relevé kilométrique complet.

Un relevé kilométrique complet contient toujours les données suivantes relatives au véhicule :

La marque de la voiture
Le type de voiture
La plaque d'immatriculation de la voiture
La période pendant laquelle vous avez utilisé la voiture

Pour chaque voyage, les informations suivantes sont indiquées :

La date
Les lectures initiales et finales de l'odomètre
L'adresse de départ et l'adresse d'arrivée (si vous aviez un rendez-vous et que vous avez fait l'aller-retour en voiture, il s'agit de 2 trajets distincts).
L'itinéraire, si vous n'avez pas emprunté l'itinéraire le plus courant
Qu'il s'agisse d'un voyage privé ou d'affaires
Les kilomètres de détour privé si vous avez conduit à la fois pour affaires et pour le plaisir au cours d'un même voyage.

4. Comment tenir un registre de kilométrage ?

Il existe plusieurs méthodes. Quelle que soit celle choisie, assurez-vous de la respecter. Vous ne souhaitez pas recevoir un redressement fiscal et une amende de la part des autorités fiscales. Les méthodes les plus courantes sont :

4.1 Systèmes de suivi kilométrique GPS (recommandés)

La méthode la plus fiable consiste à utiliser un système de suivi kilométrique GPS. Ce système, installé dans la voiture, enregistre automatiquement tous les trajets et le kilométrage parcouru, sans aucune intervention de votre part. Il se met en marche automatiquement dès que vous prenez le volant, envoie les données vers un environnement en ligne sécurisé, et vous pouvez les télécharger au format Excel ou PDF à tout moment.

Les avantages en un coup d'œil:

Entièrement automatique, sans intervention manuelle
Toujours équilibré et fiscalement correct
Aperçu immédiat via le L'application TrackJack et le portail en ligne
Exportable au format PDF ou Excel pour les autorités fiscales ou le comptable.
Certifié avec le Label de qualité des systèmes d'enregistrement des trajets, accepté à 100% par les autorités fiscales

Découvrez nos solutions de suivi kilométrique GPS , à partir de seulement 6,65 € par mois.

4.2 Tenue d'un registre manuel du kilométrage

Vous pouvez aussi tenir un registre kilométrique manuel dans un carnet ou un tableur. Concrètement, cela implique de descendre de voiture pour lire un panneau de signalisation, de remonter, d'ajouter le kilométrage, puis de repartir. C'est fastidieux, source d'erreurs, et on oublie facilement un trajet, avec toutes les conséquences fiscales que cela implique. Pratiquement gratuit, mais aussi le moins fiable.

4.3 Applications de suivi du kilométrage

Il existe aussi des applications pour smartphone permettant de suivre sa distance. On ouvre l'application avant de partir, on saisit son point de départ et on termine le trajet à l'arrivée. Une solution semi-automatique qui demande tout de même de l'attention. Inconvénients : l'application consomme de la batterie, le suivi est imprécis si la batterie du téléphone est déchargée et il est fréquent d'oublier de démarrer. Moins fiable qu'un système GPS automatique.

5. Durée de conservation des relevés kilométriques

L'administration fiscale peut demander vos relevés kilométriques remontant jusqu'à 7 ans lors d'un contrôle . Assurez-vous donc de disposer de ces relevés pour toute cette période. Avec TrackJack PRO Fiscaal, vos trajets sont automatiquement conservés pendant 7 ans. Pour en savoir plus sur la durée de conservation de vos relevés, consultez notre documentation.

6. Comment l'administration fiscale et douanière vérifie-t-elle le carnet de kilométrage ?

L'administration fiscale et douanière contrôle l'utilisation du véhicule de société de différentes manières :

Équipes de contrôle mobiles scanner les plaques d'immatriculation dans des lieux privés tels que les parcs d'attractions ou IKEA
Données policièresPensez aux excès de vitesse ou autres amendes routières commis en dehors des heures de travail. À lire également : L'employeur peut-il rembourser une amende routière sans payer d'impôts ?
Détails du garageLors de l'entretien, le kilométrage est enregistré et peut être comparé à votre carte grise.
Caméras ANPRLes plaques d'immatriculation, le lieu, la date et l'heure sont collectés et comparés à des fichiers de référence. Les données pertinentes sont conservées pendant sept jours ouvrables.

7. Amendes pour immatriculation kilométrique incorrecte

Les amendes du fisc sont lourdes. Votre relevé kilométrique est-il incorrect ou l'avantage imposable a-t-il été indûment omis ? Vous risquez alors :

Une recommandation pénalité de retard de 4 222 € (80 % de l’amende maximale de 5 278 €) si aucun avantage imposable n’a été calculé incorrectement
En cas d'enregistrement incorrect du kilométrage, l'amende peut s'élever à €5.278
En cas de négligence grave, la pénalité s'élève à 40 % du montant supplémentaire facturé.
En cas d'intention ou d'enregistrement manifestement faux, l'amende peut s'élever à 100 % du montant dû

Pour en savoir plus sur les amendes liées aux relevés kilométriques incomplets et comment les éviter , consultez ce document.

8. Voiture de société avec plusieurs conducteurs

Si plusieurs employés utilisent le même véhicule, il est important de consigner qui a effectué quel trajet. En cas de doute concernant un trajet à une date précise, vous devez pouvoir prouver qui était au volant.

Avec le système de suivi kilométrique GPS TrackJack, chaque conducteur s'enregistre à l'aide de sa propre clé d'identification. Cela garantit que le bon conducteur est immédiatement enregistré pour chaque trajet, ce qui est également utile en cas d'amendes.

9. Comment faire la distinction entre les kilomètres parcourus à titre privé et les kilomètres parcourus à titre professionnel ?

Les trajets sans caractère professionnel sont considérés comme privés. Les trajets vers une adresse professionnelle sont considérés comme professionnels. Qu'en est-il des déplacements domicile-travail ? Pour le calcul de la TVA, les déplacements domicile-travail sont également considérés comme professionnels. Cependant, pour le calcul de la TVA sur l'utilisation privée du véhicule, ils relèvent de l'utilisation privée ; il s'agit d'une distinction importante. Pour en savoir plus sur les déplacements domicile-travail : privés ou professionnels ?

Vous prévoyez un voyage mixte, par exemple pour aller à un club de hockey où joue votre enfant et pour un déjeuner d'affaires ? Dans ce cas, répartissez équitablement entre la partie professionnelle et la partie privée du voyage, par exemple à parts égales (50/50) si vous estimez que ce ratio est approprié.

Prêt à automatiser le suivi de votre kilométrage ?
Avec TrackJack, vous conservez automatiquement un registre complet de vos kilomètres parcourus, conforme aux exigences fiscales, toujours exportable et approuvé par les autorités fiscales.

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