La comptabilité est essentielle pour toute entreprise . Elle sert de base aux déclarations fiscales et permet d'avoir une vision claire de la situation financière de l'entreprise. Mais qu'est-ce que la comptabilité exactement et en quoi consiste-t-elle ? La comptabilité est-elle synonyme d'administration ? Et comment tenir une comptabilité rigoureuse ? Cet article vous explique tout sur la comptabilité.
- Qu'est-ce que la comptabilité ?
- Composantes comptables
- Interagir avec l'administration
- comptabilité numérique et en ligne
- Comptabilité numérique
- Comptabilité en ligne
- Tenir sa comptabilité soi-même ou la sous-traiter
- Programmes d'administration
Qu'est-ce que la comptabilité ?
Beaucoup de gens pensent que l'administration et la comptabilité sont la même chose.
La comptabilité ne représente toutefois qu'une petite partie de l'ensemble des activités administratives.
La comptabilité englobe l'ensemble de la gestion financière d'une entreprise. Son cœur de métier consiste à créer et traiter les factures et à établir les déclarations fiscales. De nombreuses tâches administratives sont liées à la comptabilité. Prenons, par exemple, un immatriculation kilométriqueAu départ, cela relève de l'administration, mais cela devient une partie de la comptabilité dès l'instant où le relevé kilométrique est utilisé comme donnée d'entrée pour la gestion de la TVA.
Composantes comptables
La comptabilité fait donc partie de l'administration. Elle se subdivise en diverses activités, que nous détaillons ci-dessous.
- Gains
- Dépense
- Compte de profits et pertes
- Balans
- Gestion de trésorerie
- déclaration de TVA
- Salaires
Gains
Vous envoyez des factures à vos clients et tenez une comptabilité rigoureuse de la facturation. Cela vous permet d'avoir une vision claire des revenus de l'entreprise. Les intérêts perçus sont également inclus dans les revenus de l'entreprise.
Dépense
Toutes les dépenses de l'entreprise sont enregistrées et archivées. Il peut s'agir, par exemple, d'une machine à café, de l'entretien des bâtiments, de matériaux d'emballage, de conseils juridiques, etc. Auparavant, tous les reçus étaient conservés sur support papier, mais aujourd'hui, tout est archivé numériquement. Seuls les reçus non nominatifs, comme les tickets de carte bancaire des commerces, doivent encore être conservés au format papier.
Compte de profits et pertes
Si la gestion de l'entreprise est rigoureuse et que la facturation et les dépenses sont à jour, le compte de résultat sera sain. Ce document permettra de déterminer le montant des bénéfices réalisés, la période concernée et les pistes d'amélioration.
Balans
Le bilan indique comment l'entreprise est financée. Il répertorie l'actif, les capitaux propres et le passif.
Gestion de trésorerie
Le relevé de trésorerie, également appelé état des flux de trésorerie, répertorie toutes les transactions financières qui ont eu lieu.
déclaration de TVA
Si la comptabilité est tenue à jour, vous avez une vision claire de la situation financière de l'entreprise. Mais ce n'est pas tout : l'administration fiscale doit également être informée des opérations comptables de l'entreprise. Dans la déclaration de TVA, vous calculez le montant de TVA dû ou à récupérer auprès de l'administration fiscale. Ce montant est, bien entendu, également enregistré dans la comptabilité.
Salaires
La gestion de la paie comprend les enregistrements de paie, les bulletins de salaire et les relevés annuels. Le bulletin de salaire récapitule les revenus d'un employé. Le relevé annuel contient les informations exigées chaque année par l'administration fiscale concernant les salaires, les retenues à la source (impôt sur le revenu et cotisations sociales), le numéro BSN, etc. Une écriture de journal de paie permet d'importer les données nécessaires à la comptabilité depuis le système de gestion de la paie vers le système comptable.
Interagir avec l'administration
Outre les composantes classiques de la comptabilité, de nombreux aspects administratifs recoupent la tenue des livres. Citons par exemple le suivi des kilomètres parcourus, les notes de frais de déplacement, le suivi du temps de travail et la gestion du personnel. Ces quatre éléments alimentent la comptabilité et, ensemble, constituent le cœur de l'administration.
comptabilité numérique et en ligne
Auparavant, tout se faisait manuellement, et les reçus étaient remis régulièrement au comptable. Avec l'arrivée des logiciels (en ligne) et d'Excel , cette pratique a disparu. Depuis l'essor de la comptabilité en ligne, tenir une comptabilité simple est accessible à tous.
Comptabilité numérique
Vous décidez de votre méthode de comptabilité. Les données peuvent être transmises numériquement à l'administration fiscale, ce qui élimine la nécessité d'imprimer et de conserver tous les documents papier. Vous pouvez, par exemple, gérer toutes vos données dans Excel ou dans un logiciel de comptabilité hors ligne spécialisé, nécessitant un investissement unique. Vous conservez ensuite vos enregistrements sur l'ordinateur où le logiciel est installé. La comptabilité numérique est sécurisée, rapide et économique. Elle présente l'avantage, par rapport à la comptabilité papier, de permettre la génération de synthèses pour une analyse rapide et facile des revenus, des dépenses et autres éléments comptables. De plus, de nombreuses intégrations permettent de connecter votre logiciel comptable à d'autres logiciels administratifs, vous faisant ainsi gagner du temps et de l'argent. Les avantages de la comptabilité numérique sont les suivants :
- Les données ne sont pas stockées dans le cloud, il est donc difficile pour les pirates informatiques d'y accéder ;
- pas de frais mensuels, souvent seulement un prix d'achat unique ;
- Indépendant d'Internet. Vous pouvez également tenir votre comptabilité sans connexion Internet.
L'inconvénient de la comptabilité numérique est que les données ne sont disponibles que sur l'ordinateur équipé du logiciel d'administration.
Comptabilité en ligne
La comptabilité en ligne fonctionne également de manière numérique, mais à l'aide d'un logiciel comptable hébergé dans le cloud plutôt qu'installé localement sur votre ordinateur. Vous consultez vos données via votre compte en ligne, sur un site web ou une application accessible depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone. Ce service est généralement payant (abonnement mensuel). Les avantages de la comptabilité en ligne sont les suivants :
- la possibilité de se connecter directement depuis n'importe quel endroit ;
- aperçu des synthèses générées automatiquement ;
- Les données sont stockées en ligne ;
- Intégration possible avec d'autres programmes, par exemple pour le suivi du kilométrage et la gestion des stocks.
L'inconvénient de la comptabilité en ligne est qu'il faut toujours une connexion internet pour accéder à ses informations comptables.
Tenir sa comptabilité soi-même ou la sous-traiter
L'externalisation de la comptabilité n'est pas obligatoire. Pour les entreprises individuelles, un rapport d'audit agréé accompagnant les comptes annuels n'est pas requis. Les grandes entreprises, en revanche, peuvent y être tenues. Selon le type d'activité et les connaissances financières de l'entrepreneur, il est donc possible de gérer sa comptabilité soi-même ou de l'externaliser. Tenir sa propre comptabilité pour faire des économies ? Cela paraît simple, mais une erreur et des amendes, par exemple de la part du fisc, peuvent vous coûter plus cher au final.
Tenir une comptabilité rigoureuse exige des connaissances et de l'expérience dans ce domaine. Par exemple, tenir sa propre comptabilité est tout à fait gérable pour les travailleurs indépendants ayant des notions de finance. Ils envoient et reçoivent généralement moins de factures que les grandes entreprises, qui externalisent plus fréquemment leur comptabilité. Cependant, grâce à la numérisation et aux outils en ligne, la comptabilité est devenue plus simple. De plus en plus d'entrepreneurs tiennent leur comptabilité eux-mêmes à l'aide de logiciels en ligne et ne font finalement vérifier leurs comptes qu'à un expert-comptable.
Programmes d'administration
Si vous souhaitez numériser vous-même votre administration, il existe des solutions cloud (comptabilité en ligne) et des programmes installés localement (comptabilité numérique) disponibles pour les indépendants, les administrations de travailleurs autonomes ou les administrations de PME .
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de logiciels de gestion comptable. Bien entendu, il existe de nombreux autres fournisseurs de logiciels de ce type.
Informateur
Le logiciel de comptabilité Informer convient à tous les entrepreneurs. Ses atouts : rapidité, simplicité et clarté. Informer s'intègre avec de nombreux autres logiciels. Il est également possible d'envoyer directement la déclaration de TVA à l'administration fiscale.
Et grâce à l'intégration avec TrackJack, vous pouvez facilement lier le suivi de vos kilomètres parcourus à votre comptabilité.
Exactement en ligne
Le logiciel financier Exact Online est la version en ligne du programme d'administration d'Exact. Grâce à son fonctionnement en ligne, vous pouvez gérer vous-même l'administration et la partager facilement avec un comptable.
MoneyMonk
Le logiciel de comptabilité en ligne MoneyMonk est spécialement conçu pour les freelances (débutants). Son interface est claire et il est compatible avec la quasi-totalité des banques néerlandaises, garantissant ainsi un lien direct entre les paiements et les factures impayées.
Visma
Visma eAccounting convient à tous les secteurs d'activité des PME. Grâce à ce logiciel intelligent, la gestion administrative est entièrement automatisée et aucune intervention manuelle n'est requise. L'application gratuite associée vous permet de consulter votre gestion où que vous soyez.
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