Ist die Kilometererfassung verpflichtend? Wir sagen Ihnen, wann.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist nicht verpflichtend, es sei denn, Sie nehmen an bestimmten Regelungen teil, die dies erfordern. Wenn Sie beispielsweise für die private Nutzung eines Firmenwagens keine Steuern zahlen, sind Sie laut Finanzamt verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Es kann weitere Gründe geben, warum das Führen eines Fahrtenbuchs vorgeschrieben ist.

Was ist eine Kilometerstandsregistrierung? 

Bevor wir fortfahren, möchten wir erklären, was ein Fahrtenbuch genau ist. Es ist eine Aufzeichnung aller Fahrten und gefahrenen Kilometer mit einem Auto. Darin werden die Startzeit, die Adresse (einschließlich Postleitzahl und Hausnummer), die Fahrweise, das Ziel, die gefahrenen Kilometer und gegebenenfalls auch der Fahrer erfasst. Ein Fahrtenbuch enthält außerdem Fahrzeugdaten. Je nach Verwendungszweck des Fahrtenbuchs gelten unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der zu erfassenden Daten.

Kilometerstandserfassung erforderlich, wenn erklärt wird, dass das Auto nicht privat genutzt wird.

Wird für die private Nutzung des Firmenwagens keine zusätzliche Steuer entrichtet, verlangt das Finanzamt ein Fahrtenbuch. Hierfür wird eine „Erklärung über die Nichtnutzung des Fahrzeugs“ unterzeichnet. Die maximal zulässige jährliche private Fahrleistung mit dem Firmenwagen beträgt 500 Kilometer. Dies kann durch das Führen eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden.

Kilometerstanderfassung erforderlich für Kilometergeld

Wenn Sie geschäftlich mit Ihrem Privatwagen fahren, können Sie diese Kilometer bei Ihrem Unternehmen oder Arbeitgeber geltend machen. Dazu benötigen Sie ein Fahrtenbuch, aus dem die gefahrenen Kilometer und die entsprechende Kilometerpauschale hervorgehen.

Kilometererfassung für Mehrwertsteuerregelung erforderlich

Wird der Firmenwagen auch privat genutzt, fällt Mehrwertsteuer für die private Nutzung an. Diese beträgt in der Regel 2,7 % des Listenpreises. Können Sie jedoch den Umfang der privaten Nutzung nachweisen, entfällt dieser Betrag, und die Mehrwertsteuer wird anteilig entsprechend der tatsächlichen privaten Nutzung berechnet. Dies lässt sich beispielsweise mit einem Fahrtenbuch belegen.

Kilometererfassung für Arbeitgeberbefreiung erforderlich (km/h)

Besitzen oder nutzen Sie einen Pkw, Lieferwagen oder ein Motorrad mit ausländischem Kennzeichen? Dann können Sie die Arbeitgeberbefreiung (BPM) in Anspruch nehmen, wenn Sie in den Niederlanden wohnen und die folgenden Bedingungen erfüllen. Um diese Regelung zu nutzen, müssen Sie anhand eines Fahrtenbuchs nachweisen, dass Sie das Fahrzeug mindestens 50 % Ihrer Fahrten im Ausland zurückgelegt haben.

Dies sind die Vorschriften, die eine Kilometererfassung vorschreiben. Es gibt aber auch noch weitere Gründe und Vorteile, ein Fahrtenbuch zu führen, beispielsweise um Einblick in die gefahrenen Kilometer für Firmenwagenprogramme zu erhalten oder als Effizienzinstrument.