Le suivi du kilométrage est-il obligatoire ? Nous vous indiquons quand.
La tenue d'un registre kilométrique n'est pas obligatoire, sauf si vous bénéficiez de certains dispositifs qui l'exigent. Par exemple, si vous êtes exonéré de taxe sur l'utilisation privée d'un véhicule de société, l'administration fiscale vous impose de tenir un registre kilométrique. D'autres raisons peuvent également rendre la tenue d'un registre kilométrique obligatoire.
Qu'est-ce qu'un carnet de kilométrage ?
Avant de poursuivre, il convient d'expliquer ce qu'est un carnet de bord kilométrique. Il s'agit d'un registre de tous les trajets et kilomètres parcourus en voiture. Il consigne l'heure de départ, l'adresse (y compris le code postal et le numéro), l'itinéraire, la destination, le nombre de kilomètres parcourus et, éventuellement, l'identité du conducteur. De plus, un carnet de bord kilométrique contient des données relatives au véhicule. Selon l'usage auquel il est destiné, les exigences concernant les données enregistrées varient.
L'immatriculation kilométrique est requise pour la déclaration de non-utilisation privée du véhicule.
Si aucune taxe n'est acquittée pour l'utilisation privée du véhicule de fonction, l'administration fiscale et douanière exige la tenue d'un registre kilométrique. À cet effet, une « Déclaration de non-utilisation privée du véhicule » est signée. Le kilométrage annuel maximal autorisé pour un usage privé du véhicule de fonction est de 500 kilomètres. Ce kilométrage doit être justifié par un registre kilométrique.
Un relevé kilométrique est requis pour le remboursement des frais de déplacement.
Si vous effectuez des déplacements professionnels en véhicule personnel, vous pouvez vous faire rembourser ces kilomètres par votre entreprise ou votre employeur. Pour cela, vous devez tenir un registre kilométrique vous permettant de comptabiliser les kilomètres parcourus et le montant de l'indemnité correspondante.
L'immatriculation kilométrique est requise pour le régime de TVA.
Si le véhicule de fonction est également utilisé à titre privé, la TVA est due sur cet usage. Son taux standard est de 2,7 % du prix catalogue. Cependant, si vous pouvez justifier l'utilisation privée du véhicule, ce taux est annulé et la part de TVA est calculée au prorata de cette utilisation. Un relevé kilométrique peut servir de justificatif.
L'enregistrement du kilométrage est obligatoire pour l'exemption employeur (BPM)
Êtes-vous propriétaire ou titulaire d'une voiture particulière, d'une camionnette ou d'une moto immatriculée à l'étranger ? Si vous résidez aux Pays-Bas et remplissez les conditions suivantes, vous pouvez bénéficier de l'exonération pour employeur (BPM). Pour ce faire, vous devez justifier, au moyen d'un relevé kilométrique, que vous avez utilisé le véhicule à l'étranger pendant au moins 50 % du temps.
Voici les réglementations qui rendent obligatoire l'enregistrement du kilométrage. Par ailleurs, tenir un registre des kilomètres parcourus présente plusieurs autres avantages, notamment pour mieux comprendre le kilométrage effectué dans le cadre d'un programme de véhicule de fonction ou comme outil d'amélioration de l'efficacité.